共享表单以便协作

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注意: " 共享以协作" 功能仅适用于 Office 365 教育 版和适用于企业客户的 Microsoft 365 应用 。 若要访问 "共享"进行协作,请使用学校或工作帐户登录。

在 Microsoft Forms ,您可以有多个共同创作者帮助设计测验或表单并分析答复。 共享测验或表单进行协作时,会创建一个特殊链接,以便其他人查看和更改你启动的测验或表单。 所有共同创作者还可以查看、编辑和删除答复,还可通过向其他人发送协作链接来与其他人共享测验或表单。

共享测验或表单以便协作

  1. 在 Microsoft Forms 中,打开要共享以协作的测验或表单。

  2. 选择“共享”。

  3. 在"共享"下的"共享"窗格中, “添加”按钮 "获取链接"进行查看和编辑

    共享以协作处理表单

  4. 选择下列协作权限选项之一:

    • 拥有Office 365工作或学校帐户的用户可以查看和编辑 - 拥有 Office 365 工作或学校帐户的任何人(组织内外)都分配有共同创作权限,并且可以查看和编辑表单。

      注意: 

      • 如果使用 GCC 帐户登录,则只能与租户中的其他用户共同创作表单。 如果管理员已启用 外部共享,您可以与租户外部的用户共同创作表单,但仍只能在 GCC 环境中共同创作。 详细了解Office 365 美国政府版环境

      • 外部共享不适用于 GCC High 和 DoD 环境。 详细了解Microsoft Forms Microsoft 365 商业版应用与适用于美国政府社区云 (GCC) 、GCC High 和 DoD 环境的常规 Microsoft 365 应用之间的功能差异。

    • 我组织的人可以查看和编辑 - 你的组织中任何人都可以获得共同创作权限,并且可以查看和编辑你的表单。

    • 我组织中特定人员可以查看 和编辑 - 只有你指定的组织中人员或组才分配共同创作权限,并且可以查看和编辑表单。

    注意: 你最多可以在一个表单上指定 100 位共同作者,并且可以是个人或组的组合。 一个组(无论该组有多少人)算作一位共同创作者。

  5. 在"共享"窗格中,选择显示表单链接的文本框旁边的"复制"。

    复制要协作的链接

  6. 将此链接粘贴到共同创作者可以访问的任何位置,例如 Teams 或电子邮件。

    注意: 

    • 你指定为共同创作者且有权访问表单的协作链接的任何人都可以查看和编辑问题和响应数据。

    • 未指定为共同创作者的任何用户都将无法使用协作链接访问测验或表单。

共享测验或表单进行协作时,你仍保留所有者,并且它仍保留在表单门户中,但共同创作者可以通过你共享的链接查看和编辑它。 在共享的测验或表单顶部,可以看到当前进行编辑的每个人的初始缩写。

您还将看到显示图标,其中当前正在编辑的每个分区旁边都有人员或组缩写。

查看编辑表单的缩写

注意: 共同创作者无法修改协作的权限级别。 例如,如果您作为表单所有者设置了权限,则我的组织内部人员可以查看和编辑,您的共同创作者将无法将该权限级别更改为其他权限级别 (例如,具有Office 365工作或学校帐户的用户可以查看和编辑) 。 作为表单所有者,你是唯一可以选择其他权限设置的人。

停止共享测验或表单

  1. 在 Microsoft Forms ,打开具有协作链接的测验或表单。

  2. 选择“共享”。

  3. 在"共享"窗格中, (显示表单链接的文本框) 旁边的"删除垃圾桶"图标。

    复制要协作的链接

  4. 在确认消息中, 选择"删除链接 "以删除协作链接。 (改变主意, 不想删除协作链接,请单击"取消"。)

    显示了“取消”和“删除链接”按钮

删除协作链接后,尝试单击该链接的任何人都无法使用该链接,并且无法重新创建相同的协作链接。 你始终可以为测验或表单创建另一个协作链接,但它将是一个新的唯一链接。 你需要发送新链接,以便共同创作者可以继续协作完成测验或表单。

共享权限方案

在测验或表单协作过程中,你可能需要随时修改共同创作权限。 下面是可能会遇到的一些常见方案,以及每个方案需要注意的重要信息。

如果你是使用 Microsoft Teams 向学生分配测验的教师 ,Teams 频道内的其他教师将自动添加为为该团队创建的所有组表单上的共同作者。 如果你是在 Teams 频道中创建的表单上的原始作者,并决定通过"删除 - 垃圾桶"图标 (删除协作链接) ,则 Teams 频道中的教师仍将是共同创作者,并且可以使用该协作链接访问你的表单。

如果您使用 Microsoft Forms Web 部件在 SharePoint 页面上嵌入表单,并选择在页面上显示表单结果,SharePoint 将自动生成指向该表单的链接,并且具有该表单的任何人都可以查看答复摘要。 如果您与您的组织中的特定人员协作处理表单,则只要指向该窗体的摘要链接尚未处于活动状态,他们将无法在 SharePoint 页面上嵌入该窗体。 如果已创建指向表单的摘要链接,共同创作者能够在 SharePoint 页面上嵌入该表单,并与任何人共享答复摘要。

共同创作者可以在他们的移动设备上查看和编辑表单。 作为表单所有者,你将无法使用移动设备从共同创作者列表中添加或删除人员或组。

注意: 我们正在逐步推出移动设备上的 Forms 新体验。 此功能即将推出。

如果正在与组织中特定人员协作处理表单,则只有您作为表单所有者才能为表单创建摘要链接(如果尚不存在)。 共同创作者仍然可以复制和共享你的摘要链接,但无法自行创建一个。 在未为组织中特定人员设置的其他协作模式中,共同创作者可以创建新的摘要链接。

另请注意,如果您与 您的组织中的任何人共享表单答复,然后决定仅与您的组织中的特定人员共享,则组织内外的任何人都可以访问已存在的任何摘要共享链接。 可删除现有摘要链接以将其禁用,这将减少对答复数据的访问。 为此,可以进入"响应"选项卡>"更多 “更多选项”按钮 >"获取摘要链接>删除 (垃圾桶图标) 。

注意: 如果要与新的受众共享该摘要链接,可创建新的摘要链接,但拥有该链接的任何人仍可访问此新摘要链接。

假设你最初共享测验或表单,与组织中的每个人协作并生成指向它的协作链接。 然后,您决定仅与学校或组织中特定人员协作。 协作链接将继续适用于这些特定人员,但对于已失去表单权限的任何人则不起作用。

  • 如果要与特定人员共享测验或表单,例如,决定向整个学校或组织提供共同创作权限,您将丢失最初指定的人员列表。 如果切换回与特定人员共享,则需要再次完成指定要添加为共同作者的人的过程。

  • 如果您决定与整个学校或组织共享共同创作权限,但之前创建了一个仅与特定人员共享协作链接,该链接仍适用于这些特定人员,因为他们属于您的学校或组织。

组织 中的任何人都可以 查看公共组的内容,并且你的组织中任何人都可以加入该组。 如果公共组中有一个组表单,则无论是否仅与特定人员共享表单,您的组织中的每个人都可以查看和编辑该表单。

如果在 https://office.com 的"共享我"选项卡中取消固定与您共享的表单 ,则只要拥有该链接,您就不会失去该窗体的权限。

如果共同创作权限列表中的某人丢失了表单的链接,则无需重新将其添加到列表中。 按照本文中提到的步骤再次获取协作链接,然后与共同创作者共享。

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另请参阅

发送和收集表单的答复

检查和共享测验结果

检查和共享表单结果

复制表单

将表单作为模板共享

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