共享 SharePoint 文件或文件夹

共享 SharePoint 文件或文件夹

您存储在 SharePoint 网站上的文件通常可供对网站具有权限的每个人使用,但您可能想要与没有网站访问权限的用户共享特定文件或文件夹。 共享文件和文件夹时,您可以决定是允许用户编辑还是仅查看它们。 你 随时都可以查看与 共享 SharePoint文件的用户,停止共享 SharePoint文件或文件夹或更改权限。

(想要 共享整个网站?)

提示: Check out these YouTube videos from Microsoft Creators to learn more about working in SharePoint!

共享文件或文件夹

下面将说明如何在 SharePoint 中共享文件或#x0:

  1. 选择要共享的文件或文件夹,然后选择“共享”。

    “共享”对话框的屏幕截图,其中显示了针对组织内部人员的共享链接。

  2. (可选) 选择下拉列表以更改链接类型。 “详细信息”窗格随即打开,可以在其中更改可访问链接的人员并决定人员是否可编辑你共享的项目。

    可使用此链接的人员”的选项(选项因管理员设置而异):

    • 任何人”可向收到此链接的任何人授予访问权限,无论他们是直接收到你的链接到还是收到其他人转发的链接。 这可能包括组织外部的人员。

      注意: 此选项在 SharePoint Server 2019 中不可用。

    • <组织> 内的人员”可向组织中有该链接的任何人授予访问文件的权限,无论他们是直接收到你的链接到还是收到其他人转发的链接。

    • 具有现有访问权限的用户选项可用于已有权访问文档或文件夹的人员。 如果只想向已有访问权限的人发送链接,请使用此选项。 

    • 特定人员”可向你指定的人员授予访问权限,虽然其他人可能已拥有了权限。 如果用户转发共享邀请,那么只有已拥有该项目访问权限的人员才能使用该链接。

    注意: 如果共享选项已显示为灰色,则表明组织的管理员可能已限制它们。 例如,他们可能会选择禁用“任何人”选项以防止将可用链接转发给其他人。

    默认情况下,“允许编辑”处于打开状态。 若希望他人仅查看文件,请取消选中该复选框。 完成后,选择"应用"。  

    使用 适用于工作或学校帐户的 OneDrive, 还可以快速选择编辑权限,而无需打开共享链接设置。 只需选择"名称、组或电子邮件"框旁边的铅笔图标,然后授予收件人编辑或只读权限。  

    带编辑或仅查看选项的 OneDrive 共享权限选项。

  3. 如有必要,请输入想要与之共享的人员的姓名和一条消息。

  4. 准备好发送链接后,选择"发送"。

获取可复制的文件或文件夹的链接

另一种共享方式是获取可复制的文件或文件夹的链接,并将其粘贴到文本消息或网站上。 共享此链接的人员可将该链接转发给他人。

  1. 在 SharePoint 中,选择"复制链接"。 该链接将自动复制到剪贴板。

    “复制链接”对话框的屏幕截图

  2. (可选) 选择下拉列表以更改链接类型。 此时将打开详细信息窗格, 你可以在其中更改有权访问链接、编辑共享的项目的用户。

    可使用此链接的人员”的选项(选项因管理员设置而异):

    • 任何人”可向收到此链接的任何人授予访问权限,无论他们是直接收到你的链接到还是收到其他人转发的链接。 这可能包括组织外部的人员。

    • <组织> 内的人员”可向组织中有该链接的任何人授予访问文件的权限,无论他们是直接收到你的链接到还是收到其他人转发的链接。

    • 具有现有访问权限的用户选项可用于已有权访问文档或文件夹的人员。 它不更改对共享项的权限。 如果只想向已有访问权限的人发送链接,请使用此选项。 

    • 特定人员”可向你指定的人员授予访问权限,虽然其他人可能已拥有了权限。 如果用户转发共享邀请,那么只有已拥有该项目访问权限的人员才能使用该链接。

    默认情况下,“允许编辑”处于打开状态。 若希望他人仅查看文件,请取消选中该复选框。 通过选择“阻止下载”选项可以进一步限制这一点,这意味着他们无法保存本地副本。 完成后,选择"应用"。 

    使用 适用于工作或学校帐户的 OneDrive, 还可以快速选择编辑权限,而无需打开共享链接设置。 只需选择"名称、组或电子邮件"框旁边的铅笔图标,然后授予收件人编辑或只读权限。    

  3. 将链接 (Ctrl+V) ,如短信或网站上。

注意: 

  • 共享链接授予的权限只有在链接存在时才有效。 例如,当链接被禁用时,访问权限会被撤销(尽管人员仍可通过其他方式访问该文件)。

  • 选中“允许编辑”时:登录后,组织内的人员可以编辑、复制或下载该文件。 选中“允许编辑”时,组织内的人员可查看文件,并且可以复制或下载文件。

  • 网站管理员可以限制共享,仅允许文件和网站的所有者对其进行共享。

  • 如果网站管理员没有限制与网站所有者共享,则对文件或文件夹具有"编辑"权限的任何人可以通过选择"共享"或"复制链接"与其他人共享该文件或文件夹。 没有编辑权限的用户可以使用"复制"链接获取一个链接,该链接适用于已具有文件或文件夹权限的用户。

  • 不支持创建或打开指向 .aspx 页面的"任何人"链接的选项。

我有另一个问题

若要了解如何与组共享,请参阅与 Outlook 组共享文件和文件夹。

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