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关于签出、签入、和版本的热门问题

关于签出、签入、和版本的热门问题

如何签出、签入或放弃对库中的文件所做的更改

否,签出文件只会将文件的条件更改为仅允许您编辑文件。

如果签出文件,但不将其保存回来,则不会保存所做的更改。 如果想要保留更改,请始终保存文件。

保存文件的方式取决于所使用的编辑器或工具。 如果联机编辑文本文件,则需要显式单击 "保存"。 但是,如果在 Microsoft 365 应用(如 Word 或 Excel)中进行编辑,则可以关闭文档,它会自动保存。

如果签出文件,将其保存,然后放弃签出,所做的更改将不会保存回库中。

默认情况下,在文档库中具有编辑权限的任何人都可以更改文件。 但是,你可以将库设置为要求他人先签出文件,然后再进行更改。

您必须是文档库所有者或网站管理员或具有同等权限才能执行此设置。

  1. 打开要要求签出的库。

  2. 在 SharePoint 中,单击 "设置" 齿轮形设置按钮 然后单击 "库设置"。

    选中了 "库设置" 的 "设置" 菜单

    在 SharePoint 2013 和 SharePoint 2016 中,选择 "页面",然后选择 "库设置"。

    功能区上的 SharePoint 库设置按钮
  3. 在 "设置" 页面中,选择 "版本控制设置"。

    选择了版本控制的 "库设置" 对话框。
  4. 在 "版本控制设置" 页面中,向下滚动,然后单击"是"以在编辑文档之前先签出文档

    突出显示 "是" 的 "设置" 对话框需要签出文档才能进行编辑

默认情况下,文档库允许具有 "编辑" 权限的成员修改和编辑文件,而无需将其签出。 若要阻止此操作,请在库中启用 "需要签出"。 您必须是文档库所有者或网站管理员或具有同等权限才能执行此设置。

  1. 打开要要求签出的库。

  2. 在 SharePoint 中,单击 "设置" 齿轮形设置按钮 然后单击 "库设置"。

    选中了 "库设置" 的 "设置" 菜单

    在 SharePoint 2013 和 SharePoint 2016 中,选择 "页面",然后选择 "库设置"。

    功能区上的 SharePoint 库设置按钮
  3. 在 "设置" 页面中,选择 "版本控制设置"。

    选择了版本控制的 "库设置" 对话框。
  4. 在 "版本控制设置" 页面中,向下滚动,然后单击"是"以在编辑文档之前先签出文档

    突出显示 "是" 的 "设置" 对话框需要签出文档才能进行编辑

查看已签出列的人员的快速方法是将鼠标悬停在 "已签出" 图标上 图标图像 以查看提示,告诉您已签出文件的用户。

您也可以将 "已签出" 列添加到库的默认视图。 这样,每个人都可以轻松地看到已签出文档的人员。 若要了解如何在 SharePoint 中添加 "签出" 列,请参阅在列表或库中创建列

更多信息

通过版本控制这种方式,可以为要求控制主要版本(或者主要版本和次要版本)的发布周期的文档创建更改历史记录。

删除了次要版本的版本历史记录

启用版本控制

为列表或库启用和配置版本控制

单击“添加”以将文件拖动到库中

使用拖放功能   

上载文件最常用的方法是从计算机或网络文件夹将文件拖动到文档库。 首先,打开您网站上的库。 然后找到计算机中要上载的文档,选中它们并拖动到库中显示“将文件拖到此处”的位置。

如果未看到用于拖放文件的选项,请安装最新版本的浏览器软件或 Microsoft Office。 此功能至少需要 Office 2013 或最新版本的 Microsoft Edge、Internet Explorer、Firefox 或 Chrome。

打开的资源管理器窗口

使用“使用资源管理器打开”命令   

此命令虽然是在您的计算机上打开 Windows 资源管理器,但会显示网站的服务器计算机上的文件夹结构。 有时候,您可能需要要将一个库中的许多文档复制或移动到另一个库。

注意: "使用资源管理器打开" SharePoint 2013 和 " SharePoint 2016 ",或 "使用 SharePoint 在文件资源管理器中查看" 功能仅在 Internet Explorer 10 或11中工作 Microsoft Edge、Google Chrome 或 Mozilla FireFox 不支持此功能。

例如,您可能希望将某个库中在一年前创建的所有文档移动到其他库以进行信息存档。 或者,由于您更改了工作组,您可能需要将文档从一个网站中您自己的库中复制到子网站中的其他库。

您也可以处理文件夹中的文件,如复制、重命名、删除等。

将文件拖动到库中

使用“新建文档”命令   

在“创建新文件”标注中,单击“上载现有文件”。 在出现的对话框中,单击“浏览”以上载单个文件。

这种方法的优点在于无论当前使用何种浏览器或浏览器版本都可以上载。

关于签出、签入、和版本的相关提示   

无论您使用哪种上载方法,都请牢记关于签出、签入和版本(如果启用它们)的以下几点:

  • 如果要将文件上载到要求签出文件的库中,则该文件最初将签出给您。 您仍需先签入文件,然后其他人才能对该文件进行查看和编辑。

  • 如果库被配置为跟踪文件的版本,则通常您可以将上载的文件添加为新版本,此版本随后成为该文件版本历史记录的一部分。

  • 如果库要求您向一个或多个库列添加值,例如部门名称或项目编号,则您还必须先编辑值并签入文档,然后才能完成上载操作。

更多信息

你可以将新文档添加为新版本,以便签出现有文档,并使用新版本替换所有内容。 在修改签出版本后,将其重新签入。 SharePoint 将创建一个新副本,保持较早版本(为您配置该副本)。 有关版本控制的详细信息,请参阅列表或库中版本控制的工作原理

不,很遗憾,您不能通过 SharePoint 环境设置提醒或获取文档的签出日期。 存在可允许的应用程序编程接口(Api),但它们需要编写自定义程序。 与您的管理员或网站设计者交谈。

在周围的视觉效果下,请观看 "已签出" 图标 图标图像 ,或将 "列" 添加到库中。 若要了解如何在 SharePoint 中添加 "签出" 列,请参阅在列表或库中创建列

如果您将文件上载到要求签出文件的库中,则该文件最初将签出给您。 您可以查看这些文件,但其他人不能查看,因而导致文件很容易被忽略。 在其他人可以查看或编辑这些文件之前,请您确保填写所需的任何属性,然后签入文件。

更多信息

如果有人向您发送指向 SharePoint 文件的链接,您也单击了该链接,在开始编辑之前,请始终确保查看一下标题栏中是否显示“只读”。 如果显示“只读”且库已启用签出,则您需要签出该文件。 通过检查 URL 找到库,您始终可以导航到库。

但如果文件是 Office 文档,如 Word、Excel 或 PowerPoint,就比较容易了。 首先,将文档置于“编辑模式”下,单击“文件”选项卡,然后找到“管理版本”按钮,您可以使用该按钮签出文件。

但是请注意,也有可能是其他人已将文件签出,因此在这种情况下,“签出”命令将不可用。

您多久看到一次以下提示?

提供将签出的文件保存在本地草稿文件夹中的机会的消息框

本地草稿功能是多个版本长期使用的一种功能。 如果您稍后需要在未连接到网络的情况下打开文件,选中“使用本地草稿文件夹”框后,您就可以脱机处理文件,更轻松地在计算机上查找文件。 默认情况下,该文件夹称为“SharePoint 草稿”,位于您的“文档”或“我的文档”文件夹下。 另外,如果您选择签出两个或更多文件,则看不到此对话框。

但时代已变了。 如果要脱机处理文件,则当前最好的方法是使用 工作或学校 OneDrive,有了它,让任何文档库脱机并自动同步更改简直易如反掌。 工作或学校 OneDrive 除 Office 2013 中附带的版本外,另外还有独立版本。

更多信息

组织到文件夹中的库通常有一个默认视图来显示所有文件夹。 如果要签入大量文件夹中的大量文件,请创建一个可以“平展”库的新视图,以便您可以在一个视图中看到所有文件,而不显示文件夹。 要执行此操作,请在“编辑视图”页面上选择“文件夹”下的“显示所有项目,但不显示文件夹”。 在此位置,您还可以通过增大“项目限制”下“显示的项目数”来增大文件限制,以便同时看到所有文件。 这使您能够更轻松地在一次操作中选择需要签入的所有文件。

更多信息

如果已使用 工作或学校 OneDrive 同步了库,则仍可在浏览器中签出文件。 你可以在浏览器中查看 "已签出" 图标 图标图像 指示文件已签出。 但是,由于本地文件夹不知道 SharePoint 上的文件的签出/签入状态,因此在您的设备的本地文件夹中,文件上没有已签出的图标。

但是,您在本地文件夹中可以执行下列操作:

  1. 右键单击文件名。

  2. 选择 "联机查看" 或 "选择工作或学校 OneDrive",然后单击 "转到浏览器"。

现在,您可以快速查看 SharePoint 库和该库中任何文件的签出/签入状态。

您不必等其归来。

网站或库管理员可以使用“替代签出版本”权限来启用由另一个用户做出的文档签入或者放弃由另一个用户做出的文档签出。 但是请注意执行此操作的后果。 您的在休假的同事可能要将其进行的更改的本地副本添加回库中的文档,这就需要在两个版本之间进行协调,可以手动协调,也可以使用比较工具(例如 Word 和 Excel 提供的工具)。

更多信息

简单地说,签出和签入文件是一种锁定文件以对文件进行独占编辑,然后解除锁定供他人使用的方式。 当您创建库、组织文件、确定如何最有效地进行协作时,请考虑您的协作样式。 有多种方法可以与其他人协作处理文档。 下表可以帮助您决定哪种方法最适合您。

协作样式

典型用法

最佳做法

非正式

日常工作组文档、简单编辑或非经常性编辑、偶尔的编辑冲突

禁用签出要求(这是默认库设置),不过您仍然可以根据需要签出单个文件。

共同创作

在客户端计算机上使用 Office 产品并使用 Office 网页版 进行简单的实时文档协作

禁用签出要求并避免签出的文件,因为签出与共同创作功能不兼容

正式

按顺序评论、审阅和审批文档

启用要求的签出

以下是在库中启用签出时的一些额外提示和技巧:

  • 避免使文件签出的时间过长。 

  • 向库的默认视图中添加“签出者”列。 这样,其他人可以轻松地查看是谁签出了文档。 如果此列不在视图中,仍可将鼠标悬停在 "已签出" 图标上 图标图像 以查看提示,告诉您已签出文件的用户。

  • 在覆盖其他人的结帐之前询问。

  • 避免编辑已签出的文件。

  • 请记住,在签入之前,其他人看不到所做的更改。

更多信息

如果仍有问题或遇到异常行为,就可能需要提交服务请求了。

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