列表简介

列表是一组数据,您可以与团队成员以及您提供访问权限的人共享。 你将找到许多现成可用列表模板,为组织列表项提供一个很好的起点。 有关详细信息, 请通过 Microsoft 365 中的列表模板了解

本文介绍创建和使用列表背后的概念。 可以在 Microsoft SharePoint、Microsoft 365 中的列表应用或 Teams 中创建列表。 了解如何开始使用 Microsoft Teams 中的列表

有关列表的信息,请参阅以下主题:

注意: 请注意,此处的信息以及可用的列表类型取决于SharePoint 的版本。 如果不知道版本,请与管理员、技术支持人员或经理联系,或者查看我使用的是 哪个版本的 SharePoint?

组织通常使用许多类型的列表,包括链接、公告、联系人、问题跟踪和调查等。

列表还可以包括任务,这些任务可以用作团队协作或业务解决方案中的焦点。 在许多情况下,列表可以提供快速、有效的解决方案,几乎不需要修改或无需修改。

例如,可以使用:

  • 任务- 包括跟踪所有权和进度,以及页面内日程表,提供具有吸引力的直观呈现列表内容。

  • 问题跟踪 - 包括版本控制与版本历史记录存储,用于更深入地分析工作组项目和常见工作任务。

列表丰富且灵活,具有许多内置功能,为存储、共享以及处理数据提供了可靠的方法。

例如,您可以:

  • 创建包含各种列的列表,包括文本、数字、选项、货币、日期和时间、查找、是/否和计算列。 您还可以将一个或多个文件附加到列表项以提供其他详细信息,例如包含支持数字的电子表格或包含背景信息的文档。

  • 创建列表视图,以不同和特定的方式组织、排序和筛选数据;更改元数据,例如添加和删除列,以及修改验证规则;并使用内容类型、网站栏和模板在网站中一致地使用列表。 例如,你可以仅查看主页上日历中的当前事件,并在另一页上创建可视视图(类似于挂历)。

  • 通过使用唯一列、查找列和关系强制 (级联和限制删除) 的组合在列表之间创建关系,所有这些操作都增强了创建更复杂的业务解决方案并帮助保持数据完整性的能力。

  • 创建自定义列表,在 Web 部件和 Web 部件页中显示数据,并导入、导出和链接来自其他程序(例如 Excel 和 Access)的数据。

  • 跟踪版本和详细历史记录,要求修改数据必须获得批准,使用项目级和文件夹安全功能,签入和签出,使用通知和 RSS 源自动接收有关更改的通知。

  • 将单个列表中的内容组织到多个文件夹中,以提高便利性和性能,使用索引全面提高大型列表的性能。

以下是一些可用于列表的方法,可帮助你管理组的信息。

跟踪版本和详细历史记录    - 跟踪列表项的版本,以便查看哪些项在版本和版本方面发生了更改,以及谁更改了列表项。 如果在较新版本中出错,可以还原项目的先前版本。 如果组织需要随着列表的发展监视列表,跟踪列表的历史记录尤为重要。

需要审批    - 指定在 所有人都可以查看列表项之前需要审批列表项。 项目保持待定状态,直到获得审批权限的某人批准或拒绝。 可以控制哪些用户组可以在列表项获得批准之前查看列表项。

自定义权限    - 指定列表的参与者是否可以仅阅读和编辑他们创建的项目或列表中的所有项目。 有权管理 列表 的用户可以读取和编辑所有列表项。 还可以将特定权限级别应用于单个列表项,例如,如果项目包含机密信息。

创建和管理视图    - 创建同一列表的不同视图。 实际列表的内容不会更改,但项目会进行组织或筛选,以便用户可以根据需求找到最重要或有趣的信息。

更新列表    - 无论要更新的列表类型如何,更新过程与添加、编辑和 删除列表项类似。

有两种方法可添加或编辑列表项:

  • 使用窗体,这是默认方法。

  • 内联,这意味着你直接在列表页上添加项目。

如果列表设置为跟踪版本,则每次编辑列表项时,会创建列表项的新版本。 如果在较新版本中出错,可以查看列表项更改的历史记录,并还原以前的版本。

使用公式和计算值    - 使用公式和计算值动态生成列表列中的信息。 操作可以包括列表中其他列的信息,以及指示当前日期的系统函数(如 [today]。 例如,可以指定从当前日期开始七天的默认截止日期。

随时了解更改    - 列表和视图可以使用 RSS,以便工作组成员可以自动接收更新。 RSS 是一种技术,使用户可以在合并位置接收和查看新闻和信息的更新或 RSS 源。 还可以创建电子邮件警报,以在列表发生更改或添加新项时通知你。 警报是跟踪重要更改的简便方法。

创建列表关系    - 在两个列表之间创建关系,在源列表中,创建一个查找列,用于从目标列表中检索 (或"查找") 一个或多个值(如果这些值与源列表中的查找列中的值匹配)。 如果需要,可以继续将目标列表中的其他列添加到源列表。 创建查找列时,还可以决定通过设置级联删除或限制删除选项来强制实施关系行为,该选项可帮助保持数据有效,并帮助防止可能导致问题不一致的情况。

与数据库程序共享列表信息    - 如果安装了 Access 等数据库程序,可以将数据导出和导入站点,以及将表从数据库链接到列表。 在 Access 数据库中处理列表数据时,还可以创建查询、窗体和报表。 请参阅"将数据导入 Access 数据库"。

在网站中一致地使用列表    - 如果您的组处理多种类型的列表,您可以跨具有内容类型、网站栏和模板的多个列表添加一致性。 这些功能使您能够高效地重复使用设置和列表结构。 例如,你可以为客户服务问题创建一个内容类型,以指定特定列 (例如内容类型的客户) 和业务流程。 另一个示例是为具有部门下拉列表的部门名称创建网站列。 可以重复使用多个列表中的列,以确保名称在每个列表中始终以相同的方式显示。

从电子邮件程序处理列表项    - 使用与 Microsoft 技术兼容的电子邮件程序,可以获取重要的列表信息。 例如,使用 Outlook,可以从 Outlook 查看和更新网站上的任务、联系人和讨论板。 请参阅"将外部列表连接到 Outlook"。

设置内容目标   -     启用访问群体定位以按组筛选项目。

使用的列表类型取决于共享的信息类型。

公告    - 共享新闻和状态并提供提醒。 公告支持使用图像、超链接和带格式的文本增强格式。

联系人    - 存储有关您合作的人或组的信息。 如果您使用的是与 Microsoft 技术兼容的电子邮件或联系人管理程序,您可以在其他程序中从您的网站查看和更新联系人。 例如,可以从与 Microsoft 技术兼容的电子邮件程序(如 Outlook)更新组织的所有供应商的列表。 联系人列表不实际管理网站的成员,但可用于存储和共享组织的联系人,例如外部供应商列表。

讨论板    - 提供一个中央位置来记录和存储与新闻组格式类似的团队讨论。 如果管理员已在你的网站上启用列表以接收电子邮件,则讨论板可以存储来自最常见电子邮件程序的电子邮件讨论。 例如,你可以为组织的新产品发布创建讨论板。

链接    - 提供指向 Internet、公司 Intranet 和其他资源的链接的中心位置。 例如,可以创建指向客户网站的链接列表。

提升的链接    - 在可视布局中显示一组链接操作。

日历    - 存储团队活动或特定情况,例如公司假期。 日历提供团队事件的可视视图,类似于桌面或墙壁日历,包括会议、社交事件和全天事件。 还可以跟踪团队里程碑,例如与特定时间间隔不相关的截止日期或产品发布日期。 如果您使用的是与 Microsoft 技术兼容的电子邮件或日历程序,您可以在使用另一个程序时从您的网站查看和更新日历。 例如,可以通过在 Outlook 中并排查看或叠加查看两个日历,将网站中的日历与 Outlook 日历中的日期进行比较和更新。 

任务    - 跟踪有关组的项目和其他 to-do 事件的信息。 您可以向人员分配任务,以及跟踪任务接近完成时的状态和完成百分比。 如果您使用的是与 Microsoft 技术兼容的电子邮件或任务管理程序,您可以在其他程序中从您的网站查看和更新任务。 例如,你可以为组织的预算流程创建任务列表,然后在 Outlook 中查看和更新它以及其他任务。 请参阅"创建列表"。

项目任务    - 使用甘特视图和进度条存储任务信息。 可以在任务接近完成时跟踪状态和完成百分比。 如果您使用的是与 Microsoft 技术兼容的电子邮件或任务管理程序,您可以在其他程序中从您的网站查看和更新项目任务。 例如,您可以在网站上创建项目任务列表以标识和分配用于创建培训手册的工作,然后可以从 Project 跟踪组织的进度。 请参阅"创建列表"。

问题跟踪    - 存储有关特定问题(例如支持问题)的信息,并跟踪其进度。 您可以分配问题、对问题进行分类,以及将问题彼此关联。 例如,可以创建问题跟踪列表来管理客户服务问题和解决方案。 还可以每次编辑问题时对其进行批注,创建批注历史记录,而不更改问题的原始说明。 例如,客户服务代表可以记录为解决问题和结果而执行的每个步骤。 还可将问题跟踪列表与三态工作流一起用于帮助组织管理问题或项目跟踪。 请参阅"创建列表"。

调查    - 收集和编译反馈,例如员工满意度调查或测验。 可以通过多种不同方式设计问题和答案,并查看反馈概述。 如果安装了与 Microsoft 技术兼容的电子表格或数据库程序,可以导出结果以进一步进行分析。 请参阅"创建调查"。

自定义    - 从头开始创建列表。 如果您有与 Microsoft 技术兼容的电子表格程序,您也可以创建基于电子表格的自定义列表。 例如,可以从创建的 Excel 导入列表,以存储和管理与供应商之间的合同。 请参阅"基于电子表格创建列表"。

外部列表    - 处理存储在列表外部但可以在 Microsoft 365 中读取和写入的数据。 外部列表的数据源称为外部内容类型。 与本机 Microsoft 365 列表不同,外部列表使用 Business Connectivity Services 直接从外部系统 ((例如 SAP、Siebel 和 Microsoft SQL Server) )访问数据,无论该系统是数据库、Web 服务还是业务线系统。

数据表视图中的自定义列表    -创建类似于自定义列表的空白列表,但默认在数据表视图中显示列表。 数据表视图提供一个数据网格,用于以行和列查看和编辑数据。 你可以添加及编辑行和列,应用筛选器和排序顺序,显示计算值和总计,以及方便地编辑网格单元格内的数据。 数据表视图要求在 32 位客户端计算机上安装 Office,以及支持ActiveX浏览器。

状态列表    - 显示和跟踪项目的目标。 该列表包含一组彩色图标,用于传达目标的实现程度。

传播    - 向团队成员发送信息(包括确认戳)。

Microsoft IME 字典列表    - 将列表中的数据用作 Microsoft IME 字典。 可以使用 Microsoft IME 将"阅读"列项转换为"显示",在"IME 批注"窗口中的"批注"中查看内容。 数据可以链接到特定 URL。

PerformancePoint 内容列表    - 存储仪表板项目,例如记分卡、报表、筛选器、仪表板页面,以及使用 PerformancePoint 仪表板设计器创建的其他仪表板项目。

语言和翻译人员    - 与翻译管理库中的翻译管理工作流一同使用。 工作流使用列表将翻译任务分配给列表中为每个语言指定的翻译人员。 可以手动创建此列表,也可以选择在将翻译管理工作流添加到翻译管理库时自动创建此列表。

KPI 列表    - 跟踪关键绩效指标,以便快速评估针对可测量目标的进度。 可以通过使用以下四个数据源之一来设置 KPI 列表以跟踪性能:手动输入的数据、Microsoft 365 列表中的数据、Excel 工作簿中的数据或 Analysis Services(Microsoft SQL Server 的组件)。 创建 KPI 列表后,可以使用该列表在仪表板页上显示指示器的状态。

导入电子表格     - 使用现有电子表格中的列和数据。 导入电子表格需要 Microsoft Excel 或其他兼容程序。

  1. 在"网站"中设置:更新配置文件,安装软件和将其连接到云 "设置",然后单击"网站内容"。

  2. 单击" 添加应用" 图标。

    "网站内容"对话框中的"添加应用"图标。
  3. 滚动浏览并单击想要使用的应用。 可能不止一页。

  4. 为应用指定唯一名称,以便稍后可以针对页面撤回它,然后单击"创建"。

  5. 当您返回到"网站内容"屏幕时,您可以执行三项操作:

    • 关闭窗口并返回到页面。 使用"插入"功能在页面上添加新Web 部件。

    • 单击应用并开始输入数据。

    • 单击省略号...,然后单击"更改设置"。 您可以在此处添加列、更改名称以及执行其他任务。

虽然可以通过多种方式使用列表的功能,但使用方式取决于列表的大小和数量以及组织的需求。

将多个项存储在一个列表中

你可能希望一个大型列表满足不同的需求。 例如,您可能在整个组织中需要跟踪大量技术问题,这些问题可能适用于多个项目和组。

在:

  • 你的组需要查看有关同一组项目的列表项或不同视图的摘要信息。 例如,经理可能希望查看组织所有技术问题的进度,或查看同一时段内提交的所有问题。

  • 用户希望浏览或搜索网站上同一位置的问题。

  • 希望对列表项应用相同的设置,例如跟踪版本或需要审批。

  • 处理列表的组共享类似的特征,例如相同级别的权限。 可以将独有权限应用于特定的列表项,但如果权限级别差异很大,请考虑使用多个列表。

  • 想要分析有关列表的信息或接收列表的合并更新。 当列表项发生更改时,您可以接收通知,或者使用 RSS 技术查看列表的更改。 RSS 源使工作组成员能够查看已更改的信息的合并列表。

当要管理的项目之间或处理这些列表的用户组之间存在明显差异时,可能需要多个列表。

在:

  • 您不希望人们需要一起汇总项目。

  • 使用信息的用户组是不同的,具有不同的权限级别。

  • 需要将不同的设置(如版本控制或审批)应用于多组项目。

  • 无需一起分析项目或接收有关列表的合并更新。

以下是组织列表和列表项的一些方法:

添加栏    - 帮助组确定最重要的项目,你可以向列表中添加列。 例如,您可以向列表添加 Project 列,以帮助处理特定项目的人更轻松地查看和处理其项目。 如果要收集每个列表项的其他信息,例如部门名称或员工姓名,可能还需要添加更多列。

如果列表中有多个项目,可以考虑为某些列编制索引,以提高查看多个项目或切换视图时的性能。 此功能不会更改项目的组织方式,但可让组织更轻松地在列表中存储大量项目。 但是,索引编制可能会占用更多的数据库空间。 请参阅"创建、更改或删除列表或库的视图"。

创建视图    - 如果群组中的人员经常需要以特定方式查看数据,请使用。 视图使用列对数据进行排序、分组、筛选和显示。 还可以选择每个视图中一次显示的项目数。 例如,用户可以浏览每页包含 25 个或 100 个列表项的列表,具体取决于其首选项和连接速度。

通过视图,可以灵活地在列表中存储大量项目,但只能查看特定时间所需的子集,例如仅查看今年发布的问题,或仅查看日历中的当前事件。 你可以创建仅你可用的个人视图,如果你有权修改列表,你可以创建可供所有人使用的公共视图。 请参阅"创建、更改或删除列表或库的视图"。

创建文件夹    - 向大多数类型的列表添加文件夹(如果列表所有者允许创建文件夹)。 如果列表项可以按特定方式划分(如按项目或按组划分)则尤其有用。 文件夹可帮助用户更轻松地扫描和管理列表项。 Microsoft 技术提供树视图,使用户能够像处理硬盘上的文件夹一样导航其网站和文件夹。 例如,每个部门可以有自己的文件夹。 请参阅"在列表中创建文件夹"。

另请参阅

添加、编辑或删除列表项

为列表或库启用和配置版本控制

在列表中创建文件夹

在列表中删除文件夹

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