创建和分配颜色类别

使用颜色类别可以方便地在 Microsoft Outlook 中标识相关项,并对其进行分组。 向一组相关项(如便笺、联系人、约会和电子邮件)分配颜色类别,以便可以快速跟踪并对其进行整理。 此外可为项分配多个颜色类别。

有多个类别的任务

可以从一组默认类别选择或创建自己类别,然后将类别分配到 Outlook 项。 类别颜色显示在 表 (如收件箱)和打开的项目本身中。 您可以将类别重命名为对您具有更明确意义的名称,也可以为类别选择不同的颜色。 利用这种灵活性,可以设计出符合个人工作风格的颜色类别系统。

注意: 如果将 Outlook 与 IMAP 帐户一起使用,则不能向项目分配类别。 IMAP 电子邮件帐户类型不支持类别。

为电子邮件分配颜色类别

若要从邮件列表向邮件分配颜色类别,右键单击邮件。 选择“分类”,然后从列表中选择一个类别。

提示:如果右键单击邮件,但只看到标记邮件的选项,请尝试右键单击发件人姓名右边的空白区域。

注意: 如果想要分配第二个或第三个颜色类别,可以多次执行此操作。

若要从阅读窗格或打开的邮件分配颜色类别,选择功能区“标记”组中的“分类”,然后从列表中选择一个类别。

如果看不到功能区中的“分类”,选择“标记”下面的下拉列表。

分类

注意: “分类”下拉列表会显示十个最近使用的类别。 如果有其他类别,需要选择“所有类别”,查看列表中的其他类别。

默认颜色类别采用通用名称,例如“红色类别”和“蓝色类别”。 为轻松识别和组织分类项,可以将颜色类别重命名为对你具有意义的名称。

注意: 

  • 首次向项目分配现有颜色类别时,系统会提示重命名颜色类别。

  • 如果更改已分配给项的颜色类别,所有分配有该类别的项会更新为新名称。

  1. 在工具栏上,选择"分类 按钮图像 "。

  2. 选择"所有类别"。

    "分类"下拉菜单

  3. 在"名称"列表中,选择颜色类别的名称,然后选择"重命名"。

  4. 在“名称”列表中,为颜色类别键入新的名称。

    若要自动将要重命名的颜色类别分配给在 Outlook 主窗口中选中的项目,请在"名称"列表中选择颜色类别旁边的复选框,然后选择"确定"。

  1. 在任何邮件文件夹中,在功能区上的"标记"组中,选择"分类>类别"。

    "分类"下拉菜单

    注意: 对于日历项,“标记”组显示在“约会”或“会议”选项卡中。 对于打开的联系人或任务,"标记"组显示在"主页"选项卡上。

  2. 在“颜色类别”对话框中,选择“新建”。

  3. 键入类别的名称,选择一种颜色和(可选)快捷键。 然后,选择“确定”。

    添加新类别

“快速单击”类别是可以在某些表视图中进行设置的默认类别。 例如,如果关闭阅读窗格或将阅读窗格移动到邮件列表中,将在“收件箱”(包括“已接收”、“类别”和“提及”)中看到其他列。 若要在其中一个视图中分配“快速单击”类别,可以单击类别列以设置类别。

  1. 在功能区上的"标记"组中,选择"分类">"快速单击"。

  2. 使用下拉列表选择颜色类别,然后选择“确定”。

提示:  从打开的邮件中,您可以单击“分类”菜单上的“设置快速单击”,以便为以后的所有邮件设置默认颜色类别,而不仅仅是当前选中的邮件。

通过将键盘快捷键与类别相关联,可以通过选择收件箱或其他类别视图中的项目,然后按快捷键,将类别快速分配给某个项目(如电子邮件)。 快捷键还可用于同时向多个项分配颜色类别。

  1. 在主窗口的工具栏 Outlook ,选择"分类 按钮图像 "。

  2. 在菜单底部,选择"所有类别"。

  3. 在“名称”列表中,选择颜色类别的复选框。

  4. 在“快捷键”列表中,选择键盘快捷方式。

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