创建托管元数据栏

托管元数据列是一种新的列类型,可将其添加到列表、库或内容类型,使网站用户能够从特定的托管术语集选择值并将这些值应用到其内容中。 你可以创建和配置托管元数据列以映射到现有术语集或术语,或者你可以专门为托管元数据列创建新术语集。

托管元数据列促进跨网站的元数据的一致性使用,因为它们向用户提供其内容所能应用的术语列表。 这些术语来自术语集,术语集是由术语库管理工具在术语库管理工具中集中管理的,或者是由术语库管理工具管理术语的其他人。

由于此术语集与列本身单独进行更新和管理,因此无需更新列(或与其关联的任何内容类型、列表或库),以便用户可以使用更新的术语。 每当对特定托管元数据列绑定到的术语集进行更新时,无论托管元数据列位于何处,用户的更新术语都将自动变为可用。 这使得托管元数据列与选项栏之间的区别很大,因此每次需要更改用户可以选择的选项值的列表时,都必须更新。

托管元数据列还具有多个独特的功能和特征,可帮助用户选择内容并将其应用于内容,例如对 "类型先行" 的支持,以及对术语、说明、同义词和多语言值的歧义的支持。

当用户开始在托管元数据字段中键入值时,它会显示关联术语集中的所有术语,这些术语以用户键入的字符开头。 术语集的名称和术语在层次结构中的位置可以与术语本身一起显示,这可以帮助用户选择相应的术语。

开始键入时,将为您提供建议的术语。

用户可以将指针移动到建议的术语上以查看描述性文本,以帮助他们做出适当的决策。

说明文字可帮助用户选择正确的术语。

如果为术语指定了同义词,则用户可以输入这些同义词,并且将分配正确的术语。

当用户更新托管元数据列时,他们可以键入所需的值,也可以单击 "托管元数据" 字段旁边显示的 "标记" 图标以启动 "术语选取器" 对话框,可使用该对话框从术语集的层次结构中选择一个值。 这对可能不熟悉可用条款的用户很有用。 如果术语集已配置为 "已打开",并且它的托管元数据列允许填充值,则用户可以选择将新术语添加到术语集。 或者他们可能只是将反馈发送给术语集的指定联系人的选项。

可从树控件选取器中选择托管术语。

元数据列

托管元数据列允许你控制用户可输入到列中的信息。 用户从预定义的托管术语集选择在列中输入的条款或短语。

注意: 您必须是网站集管理员才能创建或配置网站栏。 您必须具有 "管理列表" 权限级别才能为列表或库创建栏。 网站所有者默认具有此权限。

你可以将托管元数据列映射到术语集,或映射到表示术语集子集(可能对分层术语集有用的内容)的单个术语。 如果将列映射到术语集,则它将显示该术语集下的所有可用术语。 如果将列映射到术语集内的单个术语,则该列将显示该术语以及层次结构中其下方的任何术语。

如何以及在何处创建托管元数据列应考虑到组织范围内托管元数据、内容类型、文档管理和网站管理的规划。

创建托管元数据列

你可以创建托管元数据列,该列映射到网站上任何级别的现有术语集或术语(例如,作为网站栏,或者作为特定列表或库的本地列)。 但是,如果你希望托管元数据列可重用,并且对可能创建新网站内容类型或配置列表和库的其他人广泛有用,则可能需要将其创建为网站栏。

若要创建映射到现有术语集的新托管元数据网站栏,请执行以下操作:

若要为映射到现有术语集的列表或库创建新的托管元数据列,请执行以下操作:

  1. 在 "设置" 标题栏上的 SharePoint 2016 “设置”按钮。 或 "网站操作" 菜单上,单击 "网站设置"。

  2. 在 " Web 设计器库" 或 "" 下,单击 "网站栏"。

  3. 在 "网站栏" 中,单击 "创建"。

  1. 转到要在其中创建新的托管元数据列的列表或库。

  2. 在功能区的 "列表" 或 "" 选项卡上,根据需要单击 "列表设置" 或 "库设置"。

  3. 在 "" 部分中,单击 "创建栏M"

  1. 在 "新建网站栏" 或 "创建列" 页(取决于要创建的列的类型)中的 "名称和类型" 部分中,键入希望列具有的名称。

  2. 在 "此栏中的信息类型为" 下,单击 "托管元数据"。

  3. 在 "" 部分中,选择或创建要在其中组织列的组。

  4. 在 "其他栏设置" 部分中,键入说明并指定是否需要用户为此栏提供值。 您还可以指定是否要强制执行列的唯一值。

  5. 如果要向列表或库添加列,则可以指定是否要将此新的托管元数据列添加到列表或库的所有内容类型(如果为库启用了多个内容类型)。 你还可以指定是否要将此列添加到列表或库的默认视图。

  6. 在 "多值字段" 部分中,指定是否希望在列中允许多个值。 如果你允许多个值,用户将无法在列表视图中对此列进行排序。

  7. 在 "显示格式" 部分中,指定是希望列仅显示术语标签,还是显示术语集层次结构中的术语及其完整路径。
    在术语本身的上下文可能不清楚的情况下,显示完整的分层路径很有帮助。

  8. 在 "术语集设置" 部分中,选择 "使用托管术语集",然后执行下列操作之一:

    • 若要搜索包含要使用的术语的术语集,请键入术语的名称,然后单击 "查找" 按钮。 你可以从框中显示的结果中选择所需术语集或术语。 如果想要再次搜索,请单击 "重置" 按钮。

      若要浏览要映射到此列的术语集或术语,请单击在框中显示的托管元数据服务应用程序左侧的箭头以将其展开并浏览所需术语集。 继续展开节点,直到找到所需术语集或术语。 单击以选择术语集或术语。

  9. 在 "允许填充" 部分中,指定是否希望能够允许用户向术语集添加新值。 如果您选择的术语集已关闭,您将无法允许填充。

  10. 在 "默认值" 部分中,你可以选择指定要用作列的默认值的术语。 你可以键入术语,也可以单击 "标签" 图标,使用术语选取器浏览术语。

  11. 单击“确定”

如果不存在要使用的现有术语集,还可以为新的托管元数据列创建新术语集。 你创建的术语集将是 "本地" 术语集,只能在你创建它的网站集内使用。 添加到本地术语集的任何术语将不会作为 "企业关键字" 列中的建议提供(与全局术语集中的术语不同)。

您必须是网站集管理员才能创建或配置网站栏。 您必须具有 "管理列表" 权限级别才能为列表或库创建栏。 网站所有者默认具有此权限。

若要创建映射到现有术语集的新托管元数据网站栏,请执行以下操作:

若要为映射到现有术语集的列表或库创建新的托管元数据列,请执行以下操作:

  1. 在 "设置" 标题栏上的 SharePoint 2016 “设置”按钮。 或 "网站操作" 菜单上,单击 "网站设置"。

  2. 在 " Web 设计器库" 或 "" 下,单击 "网站栏"。

  3. 在 "网站栏" 中,单击 "创建"。

  1. 转到要在其中创建新的托管元数据列的列表或库。

  2. 在功能区的 "列表" 或 "" 选项卡上,根据需要单击 "列表设置" 或 "库设置"。

  3. 在 "" 部分中,单击 "创建栏"。

  1. 在 "新建网站栏" 或 "创建列" 页(取决于要创建的列的类型)中的 "名称和类型" 部分中,键入希望列具有的名称。

  2. 在 "此栏中的信息类型为" 下,单击 "托管元数据"。

  3. 在 "其他栏设置" 部分中,键入列的说明,并指定是否需要用户输入列的值。 您还可以指定是否要强制执行列的唯一值。

  4. 如果要向列表或库添加列,还可以指定是否要将此新的托管元数据列添加到列表或库的所有内容类型(如果为库启用了多个内容类型)。 你还可以指定是否要将此列添加到列表或库的默认视图。

  5. 在 "多值字段" 部分中,指定是否希望在列中允许多个值。 如果你允许多个值,用户将无法在列表视图中对此列进行排序。

  6. 在 "显示格式" 部分中,指定是希望列仅显示术语标签,还是显示术语集层次结构中的术语及其完整路径。
    在术语本身的上下文可能不清楚的情况下,显示完整的分层路径很有帮助。

  7. 在 "术语集设置" 部分中,选择 "自定义术语集",然后键入术语集的说明。

  8. 单击 "使用术语集管理器编辑",然后在系统提示您保存所做的更改时单击"确定"

  9. 按照 "创建和配置新术语集" 一节中的步骤设置术语集。

  1. 在术语库管理工具的 "属性" 窗格中,指定有关新术语集的以下信息:
     

在此字段中

请执行以下操作:

术语集名称

键入术语集的名称。 此字段应已填充列的名称,但你可以对其进行更新或更改

说明

键入说明,帮助用户了解这些术语的使用方法。

所有者

如果您希望术语集的所有者是其他人,您可以将所有者更改为其他人或组。 您只能输入一个项目。

联系人

如果希望网站用户能够在更新托管元数据列的值时提供术语集的反馈,请键入电子邮件地址。

利益干系人

添加在对术语集进行重大更改之前应通知的用户或组的名称。

提交策略

指定是希望术语集为 "关闭" 还是 "打开"。

如果术语集已关闭,则当用户更新绑定到此术语集的托管元数据列的值时,用户无法向其添加新术语,并且术语集只能由具有更新托管元数据的权限的个人进行更新。 如果术语集处于打开状态,则当列也配置为允许填充选项时,用户可以向术语集添加新术语。

可用于标记

选中复选框以使术语集中的术语可用于标记。 如果清除此复选框,则大多数用户将看不到此术语集。

如果术语集仍处于开发阶段,或者尚未准备好使用,您可能需要清除该复选框。

  1. 单击 "保存" 以保存属性更新。

  2. 若要向术语集添加术语,请指向左侧树控件中的术语集,单击显示的箭头,然后单击 "创建术语",然后键入要用于术语的名称。

  3. 在 "属性" 窗格中,指定有关新术语的以下信息:

在此字段中:

请执行以下操作:

可用于标记

选中复选框以使此术语可用于标记。 如果清除此复选框,则此术语将可见,但会在 "标记工具" 中禁用。

Language

为术语选择此标签的语言。

说明

键入说明以帮助用户了解如何应用此术语,或将其与类似的术语区分开来。

默认标签

输入要用作此语言术语的默认标签的单词或短语。

其他标签

为此术语指定任何同义词。 如果你希望将具有相同含义的多个字词或短语视为单个实体,以便元数据管理的目的,请执行此操作。 若要添加多个同义词,请键入一个单词,然后按 ENTER 创建其他行。

例如,如果你要为 "blue" 和 "blue" 这种情况创建术语,则可以将 "azure"、"sapphire"、"靛蓝色" 和 "钴" 添加为可能的同义词。

成员属于

描述父术语集名称、说明、所有者和其他信息。

  1. 单击“保存”。

  2. 重复步骤 3-5 以添加新的条款。

  3. 若要在 "术语" 下创建子术语,请指向要在其下方嵌套其他术语的单个术语,单击出现的箭头,然后单击 "创建术语",然后键入所需的术语名称。

  4. 重复步骤4和步骤5指定子术语的属性(选择要首先更新的术语)。

  5. 默认情况下,术语集内的术语以默认的语言排序顺序显示。 如果要指定自定义排序顺序,使术语按一致的顺序显示,而不考虑术语标签的语言或对术语标签的更改,则可以通过选择树控件中的术语集,然后单击右侧的 "自定义排序" 选项卡来以一致的顺序显示术语。 单击 "使用自定义排序顺序",然后使用 "列表" 框按所需的数字顺序排列术语。

托管元数据列允许你控制用户可输入到列中的信息。 用户从预定义的托管术语集选择在列中输入的条款或短语。

以下示例显示了它的工作原理。

上图中的文档库具有名为 "发现 ECM" 的托管元数据列。 若要在列中输入值,用户可编辑库中某个项目的属性(在此情况下,该项目是一个电子表格)。

托管元数据列的名称 "发现 ECM" 是 "属性" 页面上某个字段的标签。 若要查看术语列表,用户只需选择 "标记" 图标。

设置托管元数据列时,可以使用现有术语集,也可以为此目的专门添加术语集。 若要了解如何添加新术语集,请参阅设置新术语集

可以为列表和库创建栏,也可以创建网站栏。 

为托管元数据创建网站列

  1. 在 "主页" 页面上,选择 "网站内容"。

  2. 在 "网站内容" 页面上,选择 "设置" 标题栏上的 SharePoint 2016 “设置”按钮。

  3. 在 " Web 设计器库" 下,选择 "网站栏"。

  4. 在 "网站栏" 页面上,选择 "创建"。

  5. 在 "新建网站栏" 页上的 "名称和类型" 部分中,输入列的名称。

  6. 转到下一过程中的步骤5。

为托管元数据创建列表或库列

  1. 转到要在其中创建列的列表或库。

  2. 在功能区的 "列表" 或 "" 选项卡上,选择 "列表设置" 或 "库设置"。

  3. 在 "" 部分中,选择 "创建栏"。

  4. 在 "创建列" 页上的 "名称和类型" 部分中,输入列的名称。

  5. "此栏中的信息类型为" 部分中,选择 "托管元数据"。

  6. 在 "" 部分中,为列选择一个组或为其创建一个组。

  7. 在 "其他栏设置" 部分中,输入说明并指定是否需要该值。 您还可以指定是否要强制执行列的唯一值。

  8. 在 "多值字段" 部分中,指定是否希望在列中允许多个值。

    1. 如果在列中允许多个值,用户将无法按此列进行排序。

  9. 在 "显示格式" 部分中,指定是仅显示术语标签,还是在术语集层次结构中显示术语及其完整路径。

  10. 在 "术语集设置" 部分中,执行下列操作之一:

    1. 若要使用现有术语集,请选择 "使用托管术语集",然后搜索或浏览查找术语集的名称。 选择术语集名称后,你可以指定是允许用户填充值,并为列设置默认值。

    2. 若要为此列创建术语集,请选择 "自定义术语集",然后输入术语集的描述。 然后,选择 "使用术语集管理器编辑",然后按照设置新术语集中的步骤进行操作。

  11. 选择“确定”。

提示: 若要管理元数据列,请按照上述步骤之一访问 "网站"、"库" 或 "列表栏网站栏" 页面。 在该页面上,滚动浏览已定义的列,然后选择要修改的列。 然后,你将返回到编辑页面,你可以在其中更改或更新设置

相关任务

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