刷新 Excel 中的外部数据连接

您可以在打开工作簿时自动刷新外部数据区域。 或者，您可以保存工作簿而不保存外部数据，以缩减文件的大小。

1. 单击外部数据区域中的某个单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”，然后单击“连接属性”。

   

1. 单击“使用状况”选项卡。

2. 在“刷新控件”下，选中“打开文件时刷新数据”复选框。

3. 如果要在保存工作簿时保存查询定义，但不保存外部数据，请选中“保存工作簿前，删除来自外部数据区域中的数据”复选框。

1. 单击外部数据区域中的某个单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”，然后单击“连接属性”。

   

3. 单击“使用状况”选项卡。

4. 选中“刷新频率”复选框，然后输入每次刷新操作之间的分钟数。

存储的密码未经加密，因此我们不建议您使用。 如果您的数据源需要密码才能连接，则可以要求用户在输入密码之后才能刷新外部数据区域。 下面的过程不适用于从文本文件 (.txt) 或 Web 查询 (.iqy) 检索的数据。

请使用由大写及小写字母、数字和符号组成的强密码。 弱密码不混合使用这些元素。 例如，强密码：Y6dh!et5。 弱密码：House27。 密码应至少包含 8 个字符。 最好使用包含 14 个或更多字符的密码。

务必记住密码。 如果您忘记了密码，Microsoft 无法为您找回。 请将记好的密码保存在安全位置，远离密码所要保护的信息。

1. 单击外部数据区域中的某个单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”，然后单击“连接属性”。

   

3. 单击“定义”选项卡，然后取消选中“保存密码”复选框。

对于非常大的数据集，请考虑运行后台刷新。 这会将 Excel 的控制权返回给您，以便您不必等待数分钟或更长时间来让刷新完成。

1. 单击外部数据区域中的某个单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”，然后单击“连接属性”。

   

   注意: 不能在后台运行 OLAP 查询。

   注意: 不能为任何连接类型运行检索数据模型数据的查询。

3. 单击“使用状况”选项卡。

4. 选中“允许后台刷新”复选框以在后台运行查询。 清除此复选框可在您等待时运行查询。

   当你录制包含查询的宏时，Excel 不会在后台运行查询。 若要更改录制的宏以使查询在后台运行，请在 Visual Basic 编辑器中编辑宏。 将查询表对象的刷新方法从 BackgroundQuery := False 更改为 BackgroundQuery := True。

如果您的工作簿连接到较大数据源，则刷新它所花的时间可能比预期要长。 若要检查刷新或将其取消，请执行下列操作之一：

• 检查查询的状态    Excel 状态栏上将显示一条消息以指明查询正在运行。 双击该消息可检查查询的状态。

• 停止后台刷新    要停止后台运行的查询，请双击状态栏上的查询状态消息以显示“外部数据刷新状态”对话框，然后单击“停止刷新”。

• 停止查询    若要阻止查询在后台刷新关闭时运行，请按 Esc 键。

如果使用"获取&查询文本文件，则无需执行其他步骤。 如果导入了文本文件，则刷新步骤如下：

1. 单击包含导入文本文件链接的区域或表格中的任一单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”。

   

   要仅更新所选的数据，请单击“刷新”。

   您也可以右键单击区域或表格中的某个单元格，然后单击“刷新”。

3. 在“导入文本文件”对话框中，通过浏览找到你的文本文件，然后单击“导入”。

刷新脱机多维数据集文件（即，使用服务器多维数据集中的最新数据重新创建该文件）不仅耗时，而且需要大量的临时磁盘空间。 请在不需要在 Excel 中立即访问其他文件时启动该过程，并确保有足够的磁盘空间来重新保存文件。

1. 单击连接到脱机多维数据集文件的数据透视表。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”，然后单击“刷新”。

   

1. 在工作表上，单击映射的单元格以选择要刷新的 XML 映射。

2. 如果“开发工具”选项卡不可用，请通过执行下列操作来显示该选项卡：

   1. 单击“文件”>“选项”>“自定义功能区”。

   2. 在“主选项卡”下，选中“开发工具”复选框，然后单击“确定”。

3. 在“开发工具”选项卡上的“XML”组中，单击“刷新数据”。

   

• 在"数据"选项卡上的"连接"组中，单击"全部刷新"。

如果有多个连接，并且只想更新特定连接，请选择该数据区域内的任何单元格，单击"全部刷新"旁边的箭头，然后单击"刷新"。

控制如何或何时刷新连接

1. 单击包含已连接数据的任何单元格。

2. 在"数据"选项卡上的"连接"组中，单击"全部刷新"旁边的箭头，然后单击"连接属性"。

   

3. 在“用法”选项卡上设置要更改的任何选项。

   对于非常大的数据集，请考虑选中" 启用后台刷新" 选项。 这将在刷新开始后将 Excel 的控制权返回给你，而不是让你等待刷新完成。

取消或检查刷新的状态

如果您的工作簿连接到较大数据源，则刷新它所花的时间可能比预期要长。 若要检查刷新或将其取消，请执行下列操作之一：

• 检查查询的状态    Excel 状态栏上将显示一条消息以指明查询正在运行。 双击消息以检查查询的状态。

• 停止后台刷新    要停止后台运行的查询，请双击状态栏上的查询状态消息以显示“外部数据刷新状态”对话框，然后单击“停止刷新”。

• 停止查询    若要阻止查询在后台刷新关闭时运行，请按 Esc 键。

使用加载项 Power Pivot 之前导入的数据时，可以看到刷新是成功、失败还是已取消。

• 在 Power Pivot ，单击"开始">"获取外部数据>刷新或全部刷新"以重新导入数据模型中的当前表或所有表。

  对于数据模型中使用的每个连接，指示刷新状态。 有三种可能的结果。

  

"成功"报告导入到每个表中的行数。

如果数据库处于脱机状态、不再具有权限，或者删除或重命名源中的表或列，则可能会发生"错误"。 验证数据库是否可用，也许可以在不同的工作簿中创建新连接。

"已取消"表示 Excel 未发出刷新请求，这可能是因为连接上已禁用刷新。

表属性显示数据刷新中使用的查询

数据刷新只是重新运行用于一开始获取数据的同一个查询。 可以通过在查询窗口中查看表属性来查看查询，有时 Power Pivot 查询。

1. 要查看数据刷新期间使用的查询，请单击“Power Pivot”>“管理”以打开 Power Pivot 窗口。

2. 单击"设计>表属性"。

3. 切换到查询编辑器以查看基础查询。

查询不针对每种类型的数据源可见。 例如，不会针对数据源导入显示查询。

取消数据刷新的连接属性

在 Excel 中，可以设置用于确定数据刷新频率的连接属性。 如果特定连接不允许刷新，则运行"全部刷新"或尝试刷新使用该连接的特定表时，将收到取消通知。

1. 若要查看连接属性，请在 Excel 中单击"数据>连接"以查看工作簿中使用的所有连接的列表。

2. 选择连接，并单击"属性"。

3. 在"使用情况"的"刷新"控件下，如果在"全部刷新"中清除了"刷新此连接"复选框，则当您尝试在"刷新"窗口中尝试"全部刷新"时， Power Pivot 取消。

刷新 SharePoint Server 2013 上的数据

在 SharePoint Server 2013 中，您可以在服务器上安排无人参与的数据刷新，但是这样做需要在 SharePoint 环境中安装和配置 Power Pivot for SharePoint 2013。 请与您的 SharePoint 管理员联系，了解计划的数据刷新是否可用。

使用 Power Query 编辑器，可以刷新查询以将最新数据导入表中，而无需重新创建查询。

刷新查询：

1. 单击"&转换>显示查询。

2. 在 "工作簿查询" 窗格中，选择要刷新的查询。

3. 在Power Query 编辑器功能区中，单击"开始>查询>刷新预览。

当用于地图的数据发生更改时，可以在 3D 地图中手动刷新它。 更改随后会反映在地图中。 操作方法如下：

• 在 3D 地图 中，单击 "开始> 刷新数据。

将数据添加到 Power Map

若要向 3D 地图应用添加新数据，Power Map ：

1. 在 3D 地图中，转到要将数据添加到的地图。

2. 使"3D 地图"窗口打开，在 Excel 中单击并选择要添加的工作表数据。

3. 在 Excel 功能区上，单击“插入”>“地图”箭头 >“将选定数据添加到 Power Map”。

3D 地图将自动更新以显示其他数据。

已显示在 Microsoft Office Excel 工作簿Excel Services数据可能来自两个不同的位置。 数据可以直接存储在工作簿中，也可以存储在外部数据源中，例如，在数据库或 OLAP (联机分析) 中。

如果数据来自外部数据源，则工作簿作者或管理员已定义连接信息，通常位于 Office 数据连接 (.odc) 文件中，该文件描述如何查找、登录、查询和访问外部数据源。

连接到外部数据源时，可以执行刷新操作来检索更新的数据。 每次刷新数据时，都可以看到数据的最新版本，包括自上次刷新以来对数据进行的任何更改。

了解如何刷新数据

下图说明了刷新连接到外部数据源的数据时发生的情况的基本过程。

1. 刷新操作获取最新数据。

2. 连接通常保存到连接文件，用于定义从外部数据源访问和检索数据所需的全部信息。

3. 可以访问各种数据源，例如 OLAP、SQL Server、OLEDB 提供程序和 ODBC 驱动程序。

4. 最新数据将添加到当前工作簿。

了解安全问题

连接到外部数据源并尝试刷新数据时，必须注意潜在的安全问题，并知道可以如何处理任何安全问题。

数据连接文件通常包含一个或多个用于刷新外部数据的查询。 通过替换此文件，具有恶意企图的用户可以设计查询来访问机密信息并将其分发给其他用户或执行其他有害操作。 因此，必须确保：

• 连接文件由可靠的个人创作。

• 连接文件是安全的，来自受信任数据连接库 (DCL) 。

若要详细了解管理员如何创作连接文件、创建受信任位置和安全连接文件，请参阅 Microsoft Office Excel 2007 帮助和 Office SharePoint Server 管理中心帮助。

控制数据的刷新方法

可以通过执行以下一项或多项操作来控制如何刷新外部数据源的数据：

• 打开时刷新   在 Microsoft Office Excel 2007 中，工作簿作者可以创建一个工作簿，通过在"连接属性"对话框中打开文件复选框时选中"刷新数据"，在打开工作簿时自动刷新外部数据。 ("数据"选项卡上的"连接"组中，单击"连接"，选择连接，单击"属性"，单击"使用情况"选项卡，然后在打开文件时单击"刷新数据"。) 在这种情况下，Excel Services在显示工作簿和创建新会话之前始终刷新数据。 如果工作簿作者在打开文件时清除了"刷新数据"复选框，则会显示与工作簿一起缓存的数据，这意味着当用户手动刷新数据时，用户将在当前会话期间看到刷新的、最新的数据，但数据不会保存到工作簿。 如果要确保在 Excel Services 中显示工作簿时始终显示最新数据，请在使用 Office Excel 打开文件时选中"刷新数据"复选框。

  如果使用 Office 数据连接文件 (.odc) ，请确保同时在"连接属性"对话框中设置"始终使用连接文件"复选框 (在"数据"选项卡上的"连接"组中，单击"连接"，选择连接，单击"属性"，单击"定义"选项卡，然后单击"始终使用连接文件") 。

  受信任的文件位置站点设置、 短会话超时 和 外部数据缓存生存期也可能对刷新操作产生影响。 有关详细信息，请参阅管理员或 Microsoft Office SharePoint Server 管理中心帮助系统。

• 手动刷新   

  注意: 只能手动刷新数据透视表。

  1. 选择数据透视表中的单元格。

  2. 在Excel Web Access工具栏上的"更新"菜单下，单击"刷新所选连接"。

     注意: 

     • 任何导致重新查询 OLAP 数据源的交互式操作将启动手动刷新操作。

     • 如果此 " 刷新"命令不可见，则Web 部件清除了"刷新所选连接 ，刷新所有连接" 属性。 有关详细信息，请参阅Excel Web Access Web 部件 属性。

• 刷新所有连接   在Excel Web Access工具栏上的"更新"菜单下，单击"刷新所有连接"。

• 定期刷新   通过使用 Office Excel 2007 ，工作簿作者可以指定在工作簿中为每个连接打开工作簿后，数据按指定的时间间隔自动刷新。 例如，库存数据库可能每小时更新一次，因此工作簿作者已定义工作簿以每 60 分钟自动刷新一次。

  如果Web 部件工作簿作者定义了该属性，则Excel Web Access可以选择或清除"允许定期数据刷新"属性以启用或禁用此定期刷新操作。 默认情况下，在经过时间间隔后，以下刷新警报提示会显示在Excel Web Access Web 部件：

  刷新连接<列表>？ (现在) (始终) (不要再次询问我)

  用户Excel Web Access Web 部件还可以设置"显示定期数据刷新提示"属性，以控制当 Excel Services 在会话期间执行定期数据刷新时显示的消息的行为：

  • 始终      表示每间隔显示一次提示消息。

  • （可选）      表示用户可以选择继续定期刷新而不显示消息。

  • 从不      意味着Excel Web Access定期刷新而不显示消息或提示。

  有关详细信息，请参阅Excel Web Access Web 部件 属性。

• 取消刷新   由于刷新操作所花的时间可能超过预期，因此可以取消它。 刷新操作发生时， Excel Services 显示一条包含提示的消息。 单击 " 取消"中断操作，以便可以在更方便的时间完成刷新操作。 取消刷新操作之前查询返回的数据将显示。

1. 单击包含外部数据链接的区域或表格中的任一单元格。

2. 在"数据"选项卡上的"连接"组中，单击"全部刷新"。

   

   要仅更新所选的数据，请单击“刷新”。

   您也可以右键单击区域或表格中的某个单元格，然后单击“刷新”。

   注意: 如果有多个打开的工作簿，则需要在每个工作簿中重复上述操作。

1. 单击包含导入文本文件链接的区域或表格中的任一单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”。

   

   要仅更新所选的数据，请单击“刷新”。

   您也可以右键单击区域或表格中的某个单元格，然后单击“刷新”。

3. 在“导入文本文件”对话框中，通过浏览找到你的文本文件，然后单击“导入”。

刷新脱机多维数据集文件（即，使用服务器多维数据集中的最新数据重新创建该文件）不仅耗时，而且需要大量的临时磁盘空间。 请在不需要在 Excel 中立即访问其他文件时启动该过程，并确保有足够的磁盘空间来重新保存文件。

1. 单击连接到脱机多维数据集文件的数据透视表。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”，然后单击“刷新”。

   

1. 在工作表上，单击映射的单元格以选择要刷新的 XML 映射。

2. 如果“开发工具”选项卡不可用，请通过执行下列操作来显示该选项卡：

   1. 单击“文件”>“选项”>“自定义功能区”。

   2. 在“主选项卡”下，选中“开发工具”复选框，然后单击“确定”。

3. 在“开发工具”选项卡上的“XML”组中，单击“刷新数据”。

   

• 在"数据"选项卡上，单击"全部刷新"。

如果有多个连接，并且只想更新特定连接，请选择该数据区域内的任何单元格，单击"全部刷新"旁边的箭头，然后单击"刷新"。

控制如何或何时刷新连接

1. 单击包含已连接数据的任何单元格。

2. 在"数据"选项卡上，单击"全部刷新"旁边的箭头，然后单击"连接属性"。

   

3. 在“用法”选项卡上设置要更改的任何选项。

   对于非常大的数据集，请考虑选中" 启用后台刷新" 选项。 这会将 Excel 的控制权返回给你，而不是让你等待刷新完成。

取消或检查刷新的状态

如果您的工作簿连接到较大数据源，则刷新它所花的时间可能比预期要长。 若要检查刷新或将其取消，请执行下列操作之一：

• 检查查询的状态    Excel 状态栏上将显示一条消息以指明查询正在运行。 双击消息以检查查询的状态。

• 停止后台刷新    要停止后台运行的查询，请双击状态栏上的查询状态消息以显示“外部数据刷新状态”对话框，然后单击“停止刷新”。

• 停止查询    若要阻止查询在后台刷新关闭时运行，请按 Esc 键。

使用加载项 Power Pivot 之前导入的数据时，可以看到刷新是成功、失败还是已取消。

• 在 Power Pivot ，单击"开始">"获取外部数据>刷新或全部刷新"以重新导入数据模型中的当前表或所有表。

  对于数据模型中使用的每个连接，指示刷新状态。 有三种可能的结果。

  

"成功"报告导入到每个表中的行数。

如果数据库处于脱机状态、不再具有权限，或者删除或重命名源中的表或列，则可能会发生"错误"。 验证数据库是否可用，也许可以在不同的工作簿中创建新连接。

"已取消"表示 Excel 未发出刷新请求，这可能是因为连接上已禁用刷新。

表属性显示数据刷新中使用的查询

数据刷新只是重新运行用于一开始获取数据的同一个查询。 可以通过在查询窗口中查看表属性来查看查询，有时 Power Pivot 查询。

1. 要查看数据刷新期间使用的查询，请单击“Power Pivot”>“管理”以打开 Power Pivot 窗口。

2. 单击"设计>表属性"。

3. 切换到查询编辑器以查看基础查询。

查询不针对每种类型的数据源可见。 例如，不会针对数据源导入显示查询。

取消数据刷新的连接属性

在 Excel 中，可以设置用于确定数据刷新频率的连接属性。 如果特定连接不允许刷新，则运行"全部刷新"或尝试刷新使用该连接的特定表时，将收到取消通知。

1. 若要查看连接属性，请在 Excel 中单击"数据>连接"以查看工作簿中使用的所有连接的列表。

2. 选择连接，并单击"属性"。

3. 在"使用情况"的"刷新"控件下，如果在"全部刷新"中清除了"刷新此连接"复选框，则当您尝试在"刷新"窗口中尝试"全部刷新"时， Power Pivot 取消。

刷新 SharePoint Server 2013 上的数据

在 SharePoint Server 2013 中，您可以在服务器上安排无人参与的数据刷新，但是这样做需要在 SharePoint 环境中安装和配置 Power Pivot for SharePoint 2013。 请与您的 SharePoint 管理员联系，了解计划的数据刷新是否可用。

使用 Power Query，可以刷新查询以将最新数据导入表中，而无需重新创建查询。

刷新查询：

1. 在"查询编辑器"功能区中，单击"刷新预览"。

如果您的 Excel 工作簿具有到 Access 数据库中的表或查询的连接，您可以确保其显示最新信息。 使用“刷新”命令（在“数据”选项卡上）执行此操作。

1. 在工作表上，单击包含 Access 数据的任意单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”旁边的箭头，然后单击“刷新”。

要控制刷新连接的方式或频率，请执行以下操作：

1. 单击包含 Access 数据的任意单元格。

2. 在“连接”组中，单击“全部刷新”旁边的箭头，然后单击“连接属性”。

对于非常大的数据集，请考虑运行后台刷新。 这会将 Excel 的控制权返回给您，以便您不必等待数分钟或更长时间来让刷新完成。

1. 在“用法”选项卡上设置要更改的任何选项。

检查状态或取消刷新

如果您的工作簿连接到较大数据源，则刷新它所花的时间可能比预期要长。 若要检查或取消刷新，请执行下列一项或多项操作：

• 检查查询的状态    Excel 状态栏上将显示一条消息以指明查询正在运行。 双击消息以检查查询的状态。

• 停止后台刷新    要停止后台运行的查询，请双击状态栏上的查询状态消息以显示“外部数据刷新状态”对话框，然后单击“停止刷新”。

• 停止查询    若要阻止查询在后台刷新关闭时运行，请按 Esc 键。

如果 Excel 工作簿连接到了 SQL Server 数据库中的表或查询，则可确保其显示最新信息。 请使用“数据”选项卡上的“刷新”命令执行此操作。

1. 在工作表上，单击包含 SQL Server 数据的任意单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”旁边的箭头，然后单击“刷新”。

要控制刷新连接的方式或频率，请执行以下操作：

1. 单击包含 SQL Server 数据的任意单元格。

2. 在“连接”组中，单击“全部刷新”旁边的箭头，然后单击“连接属性”。

对于非常大的数据集，请考虑运行后台刷新。 这会将 Excel 的控制权返回给您，以便您不必等待数分钟或更长时间来让刷新完成。

1. 在“用法”选项卡上设置要更改的任何选项，例如启用后台刷新。

取消或检查刷新的状态

如果您的工作簿连接到较大数据源，则刷新它所花的时间可能比预期要长。 若要检查刷新或将其取消，请执行下列操作之一：

• 检查查询的状态    Excel 状态栏上将显示一条消息以指明查询正在运行。 双击消息以检查查询的状态。

• 停止后台刷新    要停止后台运行的查询，请双击状态栏上的查询状态消息以显示“外部数据刷新状态”对话框，然后单击“停止刷新”。

• 停止查询    若要阻止查询在后台刷新关闭时运行，请按 Esc 键。

如果 Excel 工作簿连接到了 OLE DB 数据源中的表或查询，则可确保其显示最新信息。 请使用“数据”选项卡上的“刷新”命令执行此操作。

1. 在工作表上，单击包含 OLE DB 数据的任意单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”旁边的箭头，然后单击“刷新”。

要控制刷新连接的方式或频率，请执行以下操作：

1. 单击包含 OLE DB 数据的任意单元格。

2. 在“连接”组中，单击“全部刷新”旁边的箭头，然后单击“连接属性”。

对于非常大的数据集，请考虑运行后台刷新。 这会将 Excel 的控制权返回给您，以便您不必等待数分钟或更长时间来让刷新完成。

1. 在“用法”选项卡上设置要更改的任何选项。

检查或取消刷新

如果您的工作簿连接到较大数据源，则刷新它所花的时间可能比预期要长。 若要检查或取消刷新，请执行下列操作之一：

• 检查查询的状态    Excel 状态栏上将显示一条消息以指明查询正在运行。 双击该消息可检查查询的状态。

• 停止后台刷新    要停止后台运行的查询，请双击状态栏上的查询状态消息以显示“外部数据刷新状态”对话框，然后单击“停止刷新”。

• 停止查询    若要阻止查询在后台刷新关闭时运行，请按 Esc 键。

当用于地图的数据发生更改时，可以在 3D 地图中手动刷新它。 更改随后会反映在地图中。 操作方法如下：

• 在 3D 地图 中，单击 "开始> 刷新数据。

将数据添加到 Power Map

若要向 3D 地图应用添加新数据，Power Map ：

1. 在 3D 地图中，转到要将数据添加到的地图。

2. 使"3D 地图"窗口打开，在 Excel 中单击并选择要添加的工作表数据。

3. 在 Excel 功能区上，单击“插入”>“地图”箭头 >“将选定数据添加到 Power Map”。

3D 地图将自动更新以显示其他数据。

已显示在 Microsoft Office Excel 工作簿Excel Services数据可能来自两个不同的位置。 数据可以直接存储在工作簿中，也可以存储在外部数据源中，例如，在数据库或 OLAP (联机分析) 中。

如果数据来自外部数据源，则工作簿作者或管理员已定义连接信息，通常位于 Office 数据连接 (.odc) 文件中，该文件描述如何查找、登录、查询和访问外部数据源。

连接到外部数据源时，可以执行刷新操作来检索更新的数据。 每次刷新数据时，都可以看到数据的最新版本，包括自上次刷新以来对数据进行的任何更改。

了解如何刷新数据

下图说明了刷新连接到外部数据源的数据时发生的情况的基本过程。

1. 刷新操作获取最新数据。

2. 连接通常保存到连接文件，用于定义从外部数据源访问和检索数据所需的全部信息。

3. 可以访问各种数据源，例如 OLAP、SQL Server、OLEDB 提供程序和 ODBC 驱动程序。

4. 最新数据将添加到当前工作簿。

了解安全问题

连接到外部数据源并尝试刷新数据时，必须注意潜在的安全问题，并知道可以如何处理任何安全问题。

数据连接文件通常包含一个或多个用于刷新外部数据的查询。 通过替换此文件，具有恶意企图的用户可以设计查询来访问机密信息并将其分发给其他用户或执行其他有害操作。 因此，必须确保：

• 连接文件由可靠的个人创作。

• 连接文件是安全的，来自受信任数据连接库 (DCL) 。

若要详细了解管理员如何创作连接文件、创建受信任位置和安全连接文件，请参阅 Microsoft Office Excel 2007 帮助和 Office SharePoint Server 管理中心帮助。

控制数据的刷新方法

可以通过执行以下一项或多项操作来控制如何刷新外部数据源的数据：

• 打开时刷新   在 Microsoft Office Excel 2007 中，工作簿作者可以创建一个工作簿，通过在"连接属性"对话框中打开文件复选框时选中"刷新数据"，在打开工作簿时自动刷新外部数据。 ("数据"选项卡上的"连接"组中，单击"连接"，选择连接，单击"属性"，单击"使用情况"选项卡，然后在打开文件时单击"刷新数据"。) 在这种情况下，Excel Services在显示工作簿和创建新会话之前始终刷新数据。 如果工作簿作者在打开文件时清除了"刷新数据"复选框，则会显示与工作簿一起缓存的数据，这意味着当用户手动刷新数据时，用户将在当前会话期间看到刷新的、最新的数据，但数据不会保存到工作簿。 如果要确保在 Excel Services 中显示工作簿时始终显示最新数据，请在使用 Office Excel 打开文件时选中"刷新数据"复选框。

  如果使用 Office 数据连接文件 (.odc) ，请确保同时在"连接属性"对话框中设置"始终使用连接文件"复选框 (在"数据"选项卡上的"连接"组中，单击"连接"，选择连接，单击"属性"，单击"定义"选项卡，然后单击"始终使用连接文件") 。

  受信任的文件位置站点设置、 短会话超时 和 外部数据缓存生存期也可能对刷新操作产生影响。 有关详细信息，请参阅管理员或 Microsoft Office SharePoint Server 管理中心帮助系统。

• 手动刷新   

  注意: 只能手动刷新数据透视表。

  1. 选择数据透视表中的单元格。

  2. 在Excel Web Access工具栏上的"更新"菜单下，单击"刷新所选连接"。

     注意: 

     • 任何导致重新查询 OLAP 数据源的交互式操作将启动手动刷新操作。

     • 如果此 " 刷新"命令不可见，则Web 部件清除了"刷新所选连接 ，刷新所有连接" 属性。 有关详细信息，请参阅Excel Web Access Web 部件 属性。

• 刷新所有连接   在Excel Web Access工具栏上的"更新"菜单下，单击"刷新所有连接"。

• 定期刷新   通过使用 Office Excel 2007 ，工作簿作者可以指定在工作簿中为每个连接打开工作簿后，数据按指定的时间间隔自动刷新。 例如，库存数据库可能每小时更新一次，因此工作簿作者已定义工作簿以每 60 分钟自动刷新一次。

  如果Web 部件工作簿作者定义了该属性，则Excel Web Access可以选择或清除"允许定期数据刷新"属性以启用或禁用此定期刷新操作。 默认情况下，在经过时间间隔后，以下刷新警报提示会显示在Excel Web Access Web 部件：

  刷新连接<列表>？ (现在) (始终) (不要再次询问我)

  用户Excel Web Access Web 部件还可以设置"显示定期数据刷新提示"属性，以控制当 Excel Services 在会话期间执行定期数据刷新时显示的消息的行为：

  • 始终      表示每间隔显示一次提示消息。

  • （可选）      表示用户可以选择继续定期刷新而不显示消息。

  • 从不      意味着Excel Web Access定期刷新而不显示消息或提示。

  有关详细信息，请参阅Excel Web Access Web 部件 属性。

• 取消刷新   由于刷新操作所花的时间可能超过预期，因此可以取消它。 刷新操作发生时， Excel Services 显示一条包含提示的消息。 单击 " 取消"中断操作，以便可以在更方便的时间完成刷新操作。 取消刷新操作之前查询返回的数据将显示。

您可以在打开工作簿时自动刷新外部数据区域。 或者，您可以保存工作簿而不保存外部数据，以缩减文件的大小。

1. 单击外部数据区域中的某个单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”，然后单击“连接属性”。

   

1. 单击“使用状况”选项卡。

2. 在“刷新控件”下，选中“打开文件时刷新数据”复选框。

3. 如果要在保存工作簿时保存查询定义，但不保存外部数据，请选中“保存工作簿前，删除来自外部数据区域中的数据”复选框。

1. 单击外部数据区域中的某个单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”，然后单击“连接属性”。

   

3. 单击“使用状况”选项卡。

4. 选中“刷新频率”复选框，然后输入每次刷新操作之间的分钟数。

存储的密码未经加密，因此我们不建议您使用。 如果您的数据源需要密码才能连接，则可以要求用户在输入密码之后才能刷新外部数据区域。 下面的过程不适用于从文本文件 (.txt) 或 Web 查询 (.iqy) 检索的数据。

请使用由大写及小写字母、数字和符号组成的强密码。 弱密码不混合使用这些元素。 例如，强密码：Y6dh!et5。 弱密码：House27。 密码应至少包含 8 个字符。 最好使用包含 14 个或更多字符的密码。

务必记住密码。 如果您忘记了密码，Microsoft 无法为您找回。 请将记好的密码保存在安全位置，远离密码所要保护的信息。

1. 单击外部数据区域中的某个单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”，然后单击“连接属性”。

   

3. 单击“定义”选项卡，然后取消选中“保存密码”复选框。

对于非常大的数据集，请考虑运行后台刷新。 这会将 Excel 的控制权返回给您，以便您不必等待数分钟或更长时间来让刷新完成。

1. 单击外部数据区域中的某个单元格。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“全部刷新”，然后单击“连接属性”。

   

   注意: 不能在后台运行 OLAP 查询。

   注意: 不能为任何连接类型运行检索数据模型数据的查询。

3. 单击“使用状况”选项卡。

4. 选中“允许后台刷新”复选框以在后台运行查询。 清除此复选框可在您等待时运行查询。

   当你录制包含查询的宏时，Excel 不会在后台运行查询。 若要更改录制的宏以使查询在后台运行，请在 Visual Basic 编辑器中编辑宏。 将查询表对象的刷新方法从 BackgroundQuery := False 更改为 BackgroundQuery := True。

如果您的工作簿连接到较大数据源，则刷新它所花的时间可能比预期要长。 若要检查刷新或将其取消，请执行下列操作之一：

• 检查查询的状态    Excel 状态栏上将显示一条消息以指明查询正在运行。 双击该消息可检查查询的状态。

• 停止后台刷新    要停止后台运行的查询，请双击状态栏上的查询状态消息以显示“外部数据刷新状态”对话框，然后单击“停止刷新”。

• 停止查询    若要阻止查询在后台刷新关闭时运行，请按 Esc 键。