协作处理 PowerPoint 演示文稿

协作处理 PowerPoint 演示文稿

将演示文稿保存到 OneDrive 或 SharePoint Online for Microsoft 365时,可以与同事同时协作处理演示文稿。

若要同时处理演示文稿,所有作者都需要在 Windows) 、 PowerPoint 2016 for Mac 或更高版本或 PowerPoint 网页 (或更高版本使用 PowerPoint 2010 或更高版本。

与他人共享演示文稿,同时协作处理演示文稿

  1. 打开 PowerPoint 演示文稿,在 “共享”按钮 协作时,选择功能区右上角的"共享项目"。

    如果尚未将演示文稿保存到 OneDrive 或 SharePoint Online for Microsoft 365, PowerPoint提示您立即保存。 执行操作后,将发送电子邮件邀请。

    PowerPoint 产品/服务中的共享对话框,用于将文件上传到 Microsoft 云,以便可以无缝共享文件。

    注意: 如果不想将演示文稿上载到云,可以使用对话框底部的"附加副本 ..."选项进行共享。

  2. "发送链接 "框中,输入要共享演示文稿的人的电子邮件地址。 如果已存储此人的联系人信息,只需输入姓名即可。 可使用下拉列表确定被邀请者“可编辑”文件还是仅“可查看”文件。

  3. 单击“共享”。 如果已将文件保存到云,则将向被邀请者发送电子邮件邀请。

查看他人在共享演示文稿中正在处理的位置

  1. 打开演示文稿并开始处理。

    如果其他人正在查看或处理演示文稿,功能区的右上角将显示其缩略图。 当有人员进入或离开你的演示文稿时,PowerPoint 会提醒你。

    用户及聊天
  2. 还将在“共享”窗格中看到正在查看或编辑该演示文稿的任何人的姓名。 在幻灯片的缩略图和实际的幻灯片上还有一个指示器,显示其他人在演示文稿中进行处理的位置。 将鼠标悬停在指示器上方或选择指示器可了解谁在编辑。

    显示图标,该图表表示其他人正在同时使用 PowerPoint 2016 中的幻灯片

    (辅助功能, PowerPoint 启用编辑器名称的自动显示。 通过执行"文件">"选项">">">显示选定项目状态标志")

    显示一个图标,它展示了某位用户正在使用 PowerPoint 2016 for Windows 中幻灯片部分
  3. 完成工作后,保存文件。

    如果其他作者进行了更改,则在保存时将看到以下内容。

    显示 PowerPoint 中的已同步更改消息

    如果你的更新与其他作者的更新不冲突,它们将自动合并,不需要执行其他操作。

打开已更改文件时的通知

这是一项仅订阅者可以使用的功能 此功能仅适用于 Windows 桌面客户端的Microsoft 365 订阅者

其他人已更改共享的演示文稿文件后,Microsoft 365 专属 PowerPoint 将在你重新打开该文件时进行通知。 小型横幅将告诉你在你离开时谁更改了你的演示文稿。

Office 365 适用的 PowerPoint 会显示在你离开时谁更改了你的共享文件

跟踪更改:突出显示他人进行的修订

Microsoft 365 专属 PowerPoint 会自动跟踪联机文档中的更改。

这是一项仅订阅者可以使用的功能 此功能仅适用于 Windows 桌面客户端的Microsoft 365 订阅者

你的浏览器不支持视频。
  1. 重新打开更改后的演示文稿(或正在由其他人编辑的文件)时,将在缩略图窗格中以青绿色突出显示更改的幻灯片。 工具提示显示"幻灯片有未读的更改"。

    PowerPoint 缩略图窗格中的修订突出显示
  2. 选择要全尺寸查看的幻灯片的缩略图。 将看到幻灯片中更改后的部分以青绿色显示。 随附的标注表示更改者和更改时间。 通过查看修订的幻灯片,可清除该幻灯片上的青绿色突出显示和"幻灯片有未读更改"表示法。

    (在某些情况下,已修订的幻灯片突出显示,但单张幻灯片上未概述已进行修订的幻灯片类型。 此类更改的示例包括:"备注"窗格中的更改、形状删除、添加批注和动画更改。)

    关于更改者和更改时间的修订突出显示标注

决定是否突出显示更改的因素:

  • 此功能适用于 OneDrive 和 SharePoint 中存储的共享文档。

  • 只有当进行更改的人使用 PowerPoint 网页版 或 Microsoft 365 专属 PowerPoint (至少当前频道版本 1707 或 Semi-Annual 企业频道版本 1803)时,更改才突出显示。 查找你的 Office 版本

  • 如果 信任中心 隐私选项中的文档修订数据已关闭,则不会突出显示更改:

    如果未 启用隐私 选项,则用户的姓名 (及其上次对对象) 进行编辑的时间将存储在演示文稿中,以支持此修订突出显示功能。 如有必要,请使用文档检查器删除该信息。 (请参阅通过检查文档、演示文稿 或工作簿删除隐藏数据和个人信息一文,了解使用文档检查器.)

    如果启用隐私选项,则此修订突出显示功能会关闭,这意味着不会存储任何个人数据(上文提到的用户名和时间)。

    为实现突出显示修订,PowerPoint 会单独存储各个幻灯片的已读/未读状态数据。 存储数据的位置取决于你所使用的 PowerPoint 的版本和频道。 我们正在将存储位置转到专门用于保护用户设置的联机 Microsoft 服务中,但此转变尚未全部完成。

    下表列出了 PowerPoint 的每个相关版本,以及它存储有关每个打开该文件的人员的已读/未读状态数据的位置:

    对于此版本号(或更高版本)

    状态数据存储于

    Microsoft 365 专属 PowerPoint 频道中的视频

    1707 到 1710 之间

    在电脑磁盘上,在以下路径下:

    %appdata%\Microsoft\PowerPoint\SlideViewState

    此位置受 Windows 用户文件夹保护;如果需要,可手动删除记录你自己的已读/未读状态的文件。

    Microsoft 365 专属 PowerPoint 频道中的视频

    1711

    Microsoft Online Services

    Microsoft 365 专属 PowerPoint 企业Semi-Annual中的视频

    1803

    Microsoft Online Services

    Microsoft 365 Mac 版专属 PowerPoint

    16.11

    Microsoft Online Services

    PowerPoint for Android

    16.0.9001.2077

    Microsoft Online Services

    PowerPoint for iOS

    2.9.108.0

    Microsoft Online Services

    PowerPoint Mobile

    17.8827

    Microsoft Online Services

    查找你的 Office 版本

  • 如果文件已加密或受密码保护,不突出显示所作的更改。

  • 如果文件是 .odp 格式或较早版本的 PowerPoint .ppt 或 .pps 格式,则不突出显示所作的更改。

使用聊天或批注进行沟通

选择 "批注 PowerPoint 中的"批注"按钮 批注或查看批注。 此外,还可以回复或解决批注,然后将它们标记为完成。 请参阅添加批注,了解详细信息。

(Microsoft 365 仅) 您可以立即与正在处理存储在演示文稿或 工作或学校 OneDrive 上的演示文稿 Microsoft 365 中的 SharePoint 。 选择“聊天”按钮 PowerPoint 2016 中的群组聊天按钮 即可与正在处理文档的每个人开始群组聊天。

突出显示"聊天"按钮的灰色菜单栏

  • 聊天历史记录不会保留,因此,如果关闭文档,稍后重新打开它,你将从空聊天重新开始。 如果需要更持久的讨论,请考虑改为使用“批注”。

  • 如果其他人打开文件进行编辑,他们也可加入聊天,但是他们不会看到打开该文件之前的任何聊天历史记录。 他们只会看到自他们打开文件后的新消息。

查看文件的先前版本

这是一项仅订阅者可以使用的功能 此功能仅适用于 Windows 桌面客户端的Microsoft 365 订阅者

Office 时,将保留 SharePoint 、 OneDrive 和 工作或学校 OneDrive 文件的先前版本。

若要打开文件的先前版本列表,请在应用窗口的标题栏中选择文件名,然后选择"版本历史记录"。

选择标题栏中的文件名,获取对文件的版本历史记录的访问权限

版本历史记录用于查看,而不是编辑。 可以看到文件的任何先前版本。

打开以前的版本:

  • 在右侧 "版本 历史记录"窗格中,选择 其中 一个版本历史记录项中的"打开版本"。

    该版本的只读副本在单独的只读 PowerPoint 打开。

解决冲突更改

如果更改存在冲突,则当选择“保存”时,会弹出你所做的更改与其中一个协作者的冲突更改之间的直观比较。 你可以选择要保留的更改。

显示 PowerPoint 中的“冲突更改”对话框

比较中仅显示其他人所作的、直接与你所作更改发生冲突的更改。 非冲突更改会在保存时自动合并到演示文稿中,并在“我的更改”视图中显示。

  1. 选择“我的更改”或“其他人的更改”。

  2. 如果有多个冲突需要解决,请执行下列操作之一:

    • 选择“下一步”继续解决冲突。 选择“上一步”重新访问以前的冲突。

    • 如果对于所有其余冲突想要选择相同的一组更改,请选中“对剩余冲突执行此操作”复选框。

      显示 PowerPoint 中的“对剩余冲突执行此操作”复选框

  3. 解决完冲突后,选择“完成”。

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转到 PowerPoint 建议框, 投票支持此功能。  

随时随地通过任何设备使用 Microsoft 365 工作

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共享演示文稿和共同创作

  1. 创建演示文稿的草稿,并将其保存到共享位置,例如 OneDrive 或SharePoint。

  2. 打开并开始处理演示文稿。

    注意: 如果其他人正在处理演示文稿,你将看到"共同创作"图标 “人员”图标 状态栏中显示一个数字,告诉你有多少人正在处理演示文稿。 单击"共同创作"图标 “人员”图标 查看谁正在处理演示文稿 (,如下所示) 。

    两个用户正在共同创作

  3. 完成操作后,单击"文件">保存"。

    如果你是唯一一个正在处理演示文稿的人,文件将保存,你已完成操作。 如果你的更新和其他作者的更新不冲突,它们将自动合并,你无需执行任何其他操作。

解决其他人所做的更改

如果其他人正在处理同一演示文稿,则许多用户会遇到以下错误消息之一:

  • 当其他作者进行更改时,你将看到以下内容:

    审阅更改或立即上载

  • 如果您和其他作者所做的更改相互冲突,将显示此消息:

    解决冲突

下面将了解如何解决其他人所做的更改:

  1. 在" 合并" 选项卡上,单击" 显示更改",然后执行下列操作之一:

    • 若要仅查看有冲突的更新,请单击"只显示冲突"。

      将列出冲突。

    • 若要查看所有更改,请单击"显示所有更改"。

  2. 若要接受或拒绝修订,请执行下列一项或两项操作:

    对于有冲突的更改:

    • 若要接受有冲突的更改,请选中"冲突的更改"图标旁边的 冲突更改图标 (,如下所示) 。

      选择复选框以接受冲突更改

    • 若要拒绝有冲突的更改,请勿执行任何操作。 未选中的框不会添加到演示文稿。

    对于标准更改:

    • 若要接受标准更改,请勿执行任何操作。

      选中复选框以接受其他用户所做的标准更改

    • 若要拒绝标准更改,请清除该框。

  3. 审阅完更改后,选择"关闭合并视图"。

    选择" 关闭合并视图"后,所有更改都将应用并上传到服务器。

    注意: 选择" 关闭合并视图"后,你无法返回查看标记的更改。

对 Office 2010 的支持于 2020 年 10 月 13 日结束

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共同创作演示文稿

  1. 在 PowerPoint 2010 中,打开服务器上存储的演示文稿。

    如果你不是唯一正在处理演示文稿 PowerPoint 通知将显示在演示文稿底部的状态栏中。 通知会告知当前有多少人正在处理演示文稿。 单击该数字以查看共同作者的姓名。

    告知您其他人正在编辑您的演示文稿的通知

  2. 在"视图"选项卡上的"演示文稿视图"组中,单击"普通"以在"普通"视图中查看演示文稿。

  3. 在包含"大纲"和"幻灯片"选项卡的左窗格中的"幻灯片"选项卡上,查找幻灯片缩略图右下角的小图标。 这表示共同创作者正在更改该幻灯片。 单击图标以查看共同创作者的姓名。

    注意: 

    • 查看演示文稿共同作者姓名的另一种方式是单击"文件"选项卡,然后单击屏幕左侧的"信息"。 共同创作者的姓名显示在中间窗格中。

      当前正在编辑演示文稿的用户,以及如何向他们发送消息

    • 若要向共同创作者发送电子邮件或即时消息,请单击"发送邮件",然后单击"发送电子邮件"或"发送即时消息"。

    • 当另一个作者保存其更改 PowerPoint ,将通知您(演示文稿的原始作者)进行了更改。 在包含"大纲"和"幻灯片"选项卡的窗格中的"幻灯片"选项卡上,一个图标显示在已更改的幻灯片缩略图的右下角。

      指示已进行了更改的通知

审阅其他作者所做的更改

  1. 若要了解其他作者是否已更改演示文稿,请单击"文件"选项卡,然后单击"信息"。 然后,在"可用文档更新"旁边,单击"保存",然后单击"保存并审阅"。

    “文件”选项卡是查看其他作者是否更改了您的演示文稿的一种方式

  2. 然后,若要查看其他作者所做的更改,请单击"审阅更改"。

    “审阅更改”按钮

  3. 单击" 审阅修订"时,功能区上会显示"合并"选项卡,PowerPoint 窗口右侧将显示"修订"窗格。 "修订"窗格包含列出其他作者更改的幻灯片的"幻灯片"选项卡,以及列出当前显示的幻灯片更改的"详细信息"选项卡。

"合并"选项卡上,您可以使用"解决方法"组中按钮显示其他作者进行的下一次和以前的更改,并接受或拒绝这些更改。 若要退出"合并"视图,请单击"关闭合并视图"。

注意: 在"合并"视图中,无法合并来自其他作者的新更新或将更改上载到服务器。 必须通过单击"关闭合并视图"完成 审阅,然后自动将更改上传到服务器。

“合并”选项卡和“修订”窗格

配置 PowerPoint 每次作者进行更改时通知你

你可能希望审阅 (,然后接受或拒绝) 作者在你处理的所有演示文稿之前对它们所做的更改。 如果是这样,请执行此操作:

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击屏幕左侧的"选项",然后在"PowerPoint选项"对话框中,单击"保存"。

  3. "共享文档协作服务器文件的文件合并选项"下,选中"在合并发生时 显示详细的合并更改 "复选框。

与他人共享演示文稿,同时协作处理演示文稿

  1. 打开 PowerPoint 演示文稿,在功能区的右上角,选择"共享" “共享”按钮 然后选择"邀请他人"。 

    如果尚未将演示文稿保存到 OneDrive 或 SharePoint Online for Microsoft 365, PowerPoint提示您立即保存。

    用于将演示文稿上传到 Microsoft 云存储进行无缝共享的对话框产品/服务。

    注意: 如果你不希望将演示文稿上载到 OneDrive 或 SharePoint,可以通过选择"发送副本"通过电子邮件 附件进行 共享。

  2. 输入要共享演示文稿的联系人的电子邮件地址。 如果已存储此人的联系人信息,只需输入姓名即可。 顶部的 控件可让你确定被邀请者是否可以 编辑 文件或 只能查看 文件。

  3. 单击“共享”。 电子邮件将发送给被邀请者。

查看他人在共享演示文稿中正在处理的位置

  1. 打开演示文稿并开始处理。

    如果其他人正在查看或处理演示文稿,功能区的右上角将显示其缩略图。 当有人员进入或离开你的演示文稿时,PowerPoint 会提醒你。

    用户及聊天
  2. 还将在“共享”窗格中看到正在查看或编辑该演示文稿的任何人的姓名。 在幻灯片的缩略图和实际的幻灯片上还有一个指示器,显示其他人在演示文稿中进行处理的位置。 将鼠标悬停在指示器上方或选择指示器可了解谁在编辑。

    幻灯片缩略图窗格中的"状态"指示器

    (辅助功能, PowerPoint 启用编辑器名称的自动显示。 通过选择"PowerPoint >首选项">"视图>显示选定项目.)

    显示一个图标,它展示了某位用户正在使用 PowerPoint 2016 for Windows 中幻灯片部分
  3. 完成工作后,保存文件。

    如果你的更新与其他作者的更新不冲突,它们将自动合并,不需要执行其他操作。

打开已更改文件时的通知

这是一项仅订阅者可以使用的功能 此功能仅适用于 Windows 桌面客户端的Microsoft 365 订阅者

其他人对共享演示文稿文件进行更改后, Microsoft 365 Mac 版专属 PowerPoint 打开该文件时通知你。 小型横幅将告诉你在你离开时谁更改了你的演示文稿。

Office 365 适用的 PowerPoint 会显示在你离开时谁更改了你的共享文件

跟踪更改:突出显示他人进行的修订

这是一项仅订阅者可以使用的功能 此功能仅适用于 Windows 桌面客户端的Microsoft 365 订阅者

Microsoft 365 Mac 版专属 PowerPoint 自动跟踪联机文档中所做的更改。

这是一项仅订阅者可以使用的功能 此功能仅适用于 Windows 桌面客户端的Microsoft 365 订阅者

你的浏览器不支持视频。
  1. 重新打开更改后的演示文稿(或正在由其他人编辑的文件)时,将在缩略图窗格中以青绿色突出显示更改的幻灯片。 工具提示显示"幻灯片有未读的更改"。

    PowerPoint 缩略图窗格中的修订突出显示
  2. 选择要全尺寸查看的幻灯片的缩略图。 将看到幻灯片中更改后的部分以青绿色显示。 随附的标注表示更改者和更改时间。 通过查看修订的幻灯片,可清除该幻灯片上的青绿色突出显示和"幻灯片有未读更改"表示法。

    (在某些情况下,已修订的幻灯片突出显示,但单张幻灯片上未概述已进行修订的幻灯片类型。 此类更改的示例包括:"备注"窗格中的更改、形状删除、添加批注和动画更改。)

    关于更改者和更改时间的修订突出显示标注

决定是否突出显示更改的因素:

  • 此功能适用于 OneDrive 和 SharePoint 中存储的共享文档。

  • 只有当进行更改的人正在使用 PowerPoint 网页版 或 Microsoft 365 Mac 版专属 PowerPoint 版本 16.11 时,更改才突出显示。 查找你的 Office 版本

  • 如果文件已加密或受密码保护,不突出显示所作的更改。

  • 如果文件是 .odp 格式或较早版本的 PowerPoint .ppt 或 .pps 格式,则不突出显示所作的更改。

使用批注进行通信

在工具栏功能区右侧,选择"批注" "批注"按钮 查看演示文稿中当前的所有批注。

可以添加新批注、答复或解决现有批注。

(Microsoft 365 @) 后跟人员姓名,在批注中标记同事。 此人将收到一封电子邮件,包含指向你的评论的链接。 单击该链接可将其带入文档和对话中。

(Microsoft 365 ) 可以与您同时编辑文件的人聊天。 若要开始,请单击屏幕 两个语音气泡,一个位于另一个顶部 右上角附近的聊天图标。

突出显示"聊天"按钮的灰色菜单栏

查看文件的先前版本

这是一项仅订阅者可以使用的功能 此功能仅适用于 Windows 桌面客户端的Microsoft 365 订阅者

Office 时,将保留 SharePoint 、 OneDrive 和 工作或学校 OneDrive 文件的先前版本。

若要打开文件的先前版本列表,请在应用窗口的标题栏中选择文件名,然后选择"浏览版本历史记录"。

版本历史记录用于查看,而不是编辑。 可以看到文件的任何先前版本。

打开以前的版本:

  • 在右侧 "版本 历史记录"窗格中 ,选择其中 一个版本历史记录项中的"打开版本"。

    该版本的只读副本在单独的只读 PowerPoint 打开。

可以从早期版本复制内容。 也可以保存 早期版本 的副本,以便可以独立于当前正在处理的文件对其进行编辑。

与他人共享演示文稿

  1. 在工具栏功能区的右端,单击"共享 “共享”按钮

  2. "发送链接 "对话框中,输入要共享演示文稿的人的姓名或电子邮件地址。

    输入要与谁共享链接的姓名

    根据需要向同事添加一条消息。

  3. 单击“发送”。

查看他人在共享演示文稿中正在处理的位置

当多人同时处理文件时,指示器会显示他们的位置:

  • 在窗口右上角,你将看到一个锁屏提醒(包括其个人资料图片或缩写)用于当前已打开文件的每个人。 选择该锁屏提醒以查看它们当前在幻灯片平台中处于何处。

  • 在缩略图窗格中,会看到一个标签显示在幻灯片缩略图的右上角,其中显示当前位于该幻灯片上的人的姓名。

查看其他人的修订

打开其他人已更改的演示文稿时, PowerPoint 两种方式告诉你:

  • " 离开时" 消息显示在窗口右侧。

    Office 365 适用的 PowerPoint 会显示在你离开时谁更改了你的共享文件
  • 在左侧的幻灯片缩略图窗格中,已修订的幻灯片以青绿色背景突出显示。

    PowerPoint 缩略图窗格中的修订突出显示

    打开该幻灯片时,还会在修改后的幻灯片元素周围看到青绿色轮廓。 通过查看修订的幻灯片,可清除该幻灯片上的青绿色突出显示和"幻灯片有未读更改"表示法。

使用评论或聊天进行授权

在工具栏功能区右侧,选择"批注" "批注"按钮 查看演示文稿中当前的所有批注。

可以添加新批注、答复或解决现有批注。

在批注中标记同事,使用 @符号后跟该人员的姓名。 此人将收到一封电子邮件,包含指向你的评论的链接。 单击该链接可将其带入文档和对话中。

您可以 与您 同时编辑文件的人聊天。 若要开始,请单击屏幕 “聊天”按钮 右上方的聊天按钮。

“聊天”按钮,位于显示“当前还有谁在编辑”的通知旁边

查看文件的先前版本

Office 时,将保留 SharePoint 、 OneDrive 和 工作或学校 OneDrive 文件的先前版本。

使用">信息">"版本历史记录"打开文件的先前版本列表。

版本历史记录用于查看,而不是编辑。 可以看到文件的任何先前版本。 可以从早期版本复制内容。 也可以保存早期版本的副本,以便可以独立于当前正在处理的文件对其进行编辑。

重命名演示文稿文件

当与他人共同创作时,可以在 PowerPoint 网页中重命名文件。

  1. 单击浏览器窗口顶部附近的 PowerPoint 网页标题栏中心的文件名。

    单击浏览器窗口顶部附近的标题栏中心的文件名。

  2. 键入文件的新名称。 或使用箭头键将插入点放在标题中,然后键入对文件名的更改。

  3. 完成时请按 Enter。

片刻之后,名称更改会与当前打开的文件的其他实例同步。

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