向同事的 Outlook 日历添加离开办公室的时间

在 Outlook 日历中,可以轻松将时间标记为"忙碌"或"外出"。 但是,如果不使用日历 Microsoft 365 并且未启用日历共享,但您需要为同事提供离开办公室的时间,该怎么办? 本文介绍如何向同事的日历添加自定义的全天会议请求,而不会影响其日历上的可用空闲时间。

  • 若要了解与他人共享日历的各种方法,请参阅与其他人共享 Outlook 日历

  • 若要了解如何发送外出答复,请参阅从 Outlook 发送自动外出 答复

使用会议请求安排休假时间的过程包括两个步骤。 首先,通过向同事的日历添加休假时间,让同事知道你将外出。 然后,在你自己的日历上阻止休假。

步骤 1:向同事的日历添加休假时间

当您在日历上将时间标记为"外出"时,您的同事将在他们尝试安排您的会议时看到该时间。 但是,如果可以在离开时间之前一次提醒每个人,而不影响他们的闲/忙状态或杂乱无章的日历,这是不是很好? 您可以通过将信息设置为在日历上显示为全天事件来完成此操作,但与通常设置为"忙碌"的正常全天事件不同,此全天事件显示为空闲时间。 同事的闲/忙闲状态不受影响。

注意: 会议请求设计为在 Outlook 用户之间发送。 在 Outlook 中撰写会议请求时查看其他人的日程安排的能力要求组织使用Microsoft Exchange Server。

  1. 在"日历"中的"开始"选项卡上,单击"新建会议"。

    键盘快捷方式  若要创建新的会议请求,请按 Ctrl+Shift+Q。

  2. 在"主题" 框中键入说明 ,如果需要,请在"位置 "框中输入 位置。

  3. "开始时间"和"结束时间"列表中,选择离开办公室的时间的开始时间和结束时间。 对于假期,这通常涉及整天。 如果是这种情况,请选中" 全天事件 "复选框。

    注意: 默认情况下,Outlook 使用你的计算机上的当前时区设置进行计划。 如果要根据不同的时区安排离开办公室的时间,请在"选项"组中单击"时区"。

  4. 在" 与会者" 组中, 对于"答复选项",清除下 拉按钮中的"请求答复"。

  5. 在"选项"组中,对于"显示方式",单击下拉列表中的"免费"。 如果已指定这是全天事件,则"显示为"会自动设置为"免费"。

    重要: 

    • 确保"显示为"设置设置为"免费"。 这允许会议请求收件人接受会议请求,将你的休假时间添加到他们的日历中,但不阻止其日历上的任何时间。 收件人的日历仍显示休假期间安排的空闲状态。

    • 选择全天事件时,事件的开始时间为午夜。 若要避免同事在奇数时间收到通知,将"提醒"设置设置为"无"。

  6. 键入要与收件人共享的任何信息。

  7. 将预期收件人添加到"收件人 " 行。

  8. 如果要提醒人们你离开办公室的一系列重复时间,请在"选项"组中,单击"定期",选择"定期模式",然后单击"确定"。

  9. 单击“发送”。

发送此会议请求时,"显示方式"设置为"免费"时,事件将显示在同事的 Outlook 日历中每天的顶部,这是一个不会阻止任何工作时间可视提醒。

注意: 如果未选择"全天 事件",则事件显示在时间网格中;它不会出现在一天的顶部。 但是,它仍标记为空闲时间。

步骤 2:阻止日历上的休假时间

如果您按照上一部分中的步骤操作,您发送的会议请求将被标记为"空闲",以防止阻止其他人的日历上的时间。 但是,时间也会在你自己的日历上标记为免费。 现在需要为自己创建一个附加约会,以便其他人可以看到你在指定的时间不可用。

一个常见错误是在发送原始请求后打开日历上的会议请求项,将"显示为"设置从"空闲"更改为"外出"。 但是,执行此操作时,更新将发送给你向其中发送会议请求的每个人,将"免费"更改为"外出",并拒绝你为避免这样做而执行的步骤。 必须在日历上创建重复约会,将"显示为"设置设置为"外出"。

当用户使用 Outlook 日历安排会议和其他事件时,除非您更改了日历的权限以防止这种情况,否则他们可以看到您的可用性。 通常,约会、会议和事件将"显示"设置为"忙碌"。 您还可以使用"外出时"的 "显示" 设置 创建项目。 设置为"外出"的项目与设置为"忙碌"的项目相似,其他人不应期望你当时有时间可用。 在视觉上,这两种类型不同 -设置为"外出"的项目以紫色显示,设置为"忙碌"的项目由蓝色主题标识。 外观的这种差异有助于强调你不可用的原因。 例如,您可能能够移动冲突的"忙碌"项目,但您可能不能或愿意更改外出项目,例如您的假期。

  1. 在"日历"中的"开始"选项卡上,单击"新建约会"。

  2. "主题 "框中,键入离开时间的名称。

  3. "开始时间 " "结束时间"中,单击离开时间开始和结束的日期。

  4. 选中" 全天事件 "复选框。

  5. "显示为"设置更改为"外出"。

  6. 单击“保存并关闭”。

注意: 您可能只考虑 (发送给其他人的初始) 会议请求,才能从日历中删除联系人。 或者,你可以将其保留在你的日历中,以便可以在计划更改时使用它轻松发送更新或取消。

步骤 1:向同事的日历添加休假时间

当您在日历上将时间标记为"外出"时,您的同事将在他们尝试安排您的会议时看到该时间。 但是,如果可以在离开时间之前一次提醒每个人,而不影响他们的闲/忙状态或杂乱无章的日历,这是不是很好? 您可以通过将信息设置为在日历上显示为全天事件来完成此操作,但与通常设置为"忙碌"的正常全天事件不同,此全天事件显示为空闲时间。 同事的闲/忙闲状态不受影响。

注意: 会议请求设计为在 Outlook 用户之间发送。 在 Outlook 中撰写会议请求时查看其他人的日程安排的能力要求组织使用Microsoft Exchange Server。

  1. 在"文件"菜单上,指向"新建",然后单击"会议请求"。

    键盘快捷方式  若要创建新的会议请求,请按 Ctrl+Shift+Q。

  2. 在"主题" 框中键入说明 ,如果需要,请在"位置 "框中输入 位置。

  3. "开始时间"和"结束时间"列表中,选择离开办公室的时间的开始时间和结束时间。 对于假期,这通常涉及整天。 如果是这种情况,请选中" 全天事件 "复选框。

    注意: 默认情况下,Outlook 使用你的计算机上的当前时区设置进行计划。 如果要根据不同的时区安排离开办公室的时间,请在"会议"选项卡上的"选项"组中,单击"时区"。

  4. 在"选项"组中,对于"显示方式",单击下拉列表框中的"免费"。 如果已指定这是全天事件,则"显示为"会自动设置为"免费"。

    重要: 

    • 确保"显示为"设置设置为"免费"。 这允许会议请求收件人接受会议请求,将你的休假时间添加到他们的日历中,但不阻止其日历上的任何时间。 收件人的日历仍显示休假期间安排的空闲状态。

    • 选择全天事件时,事件的开始时间为午夜。 若要避免同事在奇数时间收到通知,将"提醒"设置设置为"无"。

  5. 键入要与收件人共享的任何信息。

  6. 将预期收件人添加到"收件人 " 行。

  7. 如果要提醒人们你离开办公室的一系列重复时间,请在"会议"选项卡上的"选项"组中,单击"定期",选择"定期模式",然后单击"确定"。

    为会议请求添加定期模式时,“会议”选项卡将更改为“定期会议”。

  8. 在"会议"选项卡上的"显示"组中,单击"约会"。

  9. 单击“发送”。

发送此会议请求时,"显示方式"设置为"免费"时,事件将显示在同事的 Outlook 日历中每天的顶部,这是一个不会阻止任何工作时间可视提醒。

注意: 如果未选择"全天 事件",则事件显示在时间网格中;它不会出现在一天的顶部。 但是,它仍标记为空闲时间。

步骤 2:阻止日历上的休假时间

如果您按照上一部分中的步骤操作,您发送的会议请求将被标记为"空闲",以防止阻止其他人的日历上的时间。 但是,时间也会在你自己的日历上标记为免费。 现在需要为自己创建一个附加约会,以便其他人可以看到你在指定的时间不可用。

一个常见错误是在发送原始请求后打开日历上的会议请求项,将"显示为"设置从"空闲"更改为"外出"。 但是,执行此操作时,更新将发送给你向其中发送会议请求的每个人,将"免费"更改为"外出",并拒绝你为避免这样做而执行的步骤。 必须在日历上创建重复约会,将"显示为"设置设置为"外出"。

当用户使用 Outlook 日历安排会议和其他事件时,除非您更改了日历的权限以防止这种情况,否则他们可以看到您的可用性。 通常,约会、会议和事件将"显示"设置为"忙碌"。 您还可以使用"外出时"的 "显示" 设置 创建项目。 设置为"外出"的项目与设置为"忙碌"的项目相似,其他人不应期望你当时有时间可用。 在视觉上,这两种类型不同 -设置为"外出"的项目以紫色显示,设置为"忙碌"的项目由蓝色主题标识。 外观的这种差异有助于强调你不可用的原因。 例如,您可能能够移动冲突的"忙碌"项目,但您可能不能或愿意更改外出项目,例如您的假期。

  1. "日历"的"文件"菜单上,指向"新建",然后单击"约会"。

  2. "主题 "框中,键入离开时间的名称。

  3. "开始时间 " "结束时间"中,单击离开时间开始和结束的日期。

  4. 选中" 全天事件 "复选框。

  5. "显示为"设置更改为"外出"。

  6. 单击“保存并关闭”。

注意: 您可能只考虑 (发送给其他人的初始) 会议请求,才能从日历中删除联系人。 或者,你可以将其保留在你的日历中,以便可以在计划更改时使用它轻松发送更新或取消。

另请参阅

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