可以通过将窗体与宏一起使用,跟踪 Access 表中的记录上次修改时间。 当窗体用于修改记录时,宏将日期和时间存储在表中。 仅存储最新的修改日期和时间。

注意: 本文中的过程适用于桌面 Access 数据库。

本文内容

概述

若要记录表中记录的修改日期和时间,必须完成以下步骤:

步骤 1:向表中添加字段    你需要一个存储日期和时间的位置,然后才能录制它。 第一步是在表中创建包含要跟踪的记录的字段。 若要捕获日期和时间,请为日期创建一个字段,为时间创建一个字段。 如果只想捕获其中一个字段,则只需创建需要字段。

步骤 2:创建记录日期和时间的宏    根据是否要记录日期、时间或两者,宏将具有一个或两个操作。 编写宏时,请仅指定将存储日期和时间的字段,而不要指定包含这些字段的表。 这样,您可以轻松地将宏与其他表和窗体一起重复使用。

步骤 3:将宏添加到数据输入窗体    将宏添加到窗体 的"更新前 "窗体属性,用于编辑表中的记录。 如果使用其他窗体编辑表中的记录,也可以向每个窗体添加宏。 这样,无论使用哪种窗体编辑记录,都可以捕获日期和时间。

提示: 如果要跟踪记录创建的时间,但不关心其修改时间,只需在表中创建一个字段来跟踪,并使用字段的"默认值"属性来为每条记录创建时间戳。

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开始之前

在开始之前,请考虑以下事项:

  • 用户必须在数据库中启用宏。 如果用户打开数据库而未启用宏,则宏不会为记录加时间戳。 如果将数据库存储在 可信位置 中,则会自动启用宏。

  • 如果用户编辑记录,但不使用包含时间戳记录的宏的数据输入窗体,则用户编辑的记录不会添加时间戳。

  • 由于日期和时间存储在表字段中,因此每次修改记录时,这些字段中的值都会被覆盖。 换言之,只能存储最新修改的日期和时间。

  • 如果只想捕获记录的创建日期和时间,只需向表中添加字段,将该字段的"默认值"属性设置为"现在" () 或"日期" () 。

  • 如果数据库文件具有较旧的文件格式并使用用户级安全性,则必须有权更改表和用于编辑其记录的窗体的设计。

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步骤 1:向表添加时间戳字段

创建用于存储信息的字段。

  1. 在设计视图中打开表。

  2. 请执行下列一项或全部操作:

    • 创建一个字段来存储日期。    在设计窗口的"字段名称"列中,键入新行中的"修改日期",然后在"数据类型"列中选择"日期/时间"。

    • 创建一个字段来存储时间。    在设计窗口的"字段名称"列中,键入新行中的"修改时间",然后在"数据类型"列中选择"日期/时间"。

  3. 按 Ctrl+S 保存所做的更改。

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步骤 2:创建记录日期和时间的宏

创建字段后,创建一个宏来为这些字段加盖时间戳。 若要使宏可与其他表重复使用,请仅引用字段名称,而不要引用表名称。

注意: 如果只想记录日期或时间,请省略不需要的宏操作。

  1. 在“创建”选项卡的“其他”组中,单击“”。 如果此命令不可用,请单击“模块”或“类模块”按钮下方的箭头,然后单击“”。

  2. 在"设计"选项卡上的"显示/隐藏"组中,单击"显示所有操作"。

  3. 在宏窗口中,打开宏操作列表并选择SetValue。

    Access 2010 宏设计选项卡。

    1. 首先,显示所有可用的宏操作。 SetValue 操作被视为可能不安全,默认情况下处于隐藏状态,因为它可以更改数据。

    2. 然后,从此列表中选择 SetValue 操作。

  4. SetValue 操作框中的 "项 "框中,键入或粘贴 [修改日期]

  5. 在"表达式"框中,键入"日期 () 。

  6. 打开下一个宏操作列表,然后选择"SetValue"。

  7. SetValue操作框中的"项"框中,键入或粘贴[时间修改时间]。

  8. 在"表达式"框中,键入"时间 () 。

  9. 按 Ctrl+S,然后在"另存为"对话框中键入"上次修改时间"。

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步骤 3:将字段和宏添加到数据输入窗体

创建宏后,将其添加到用户用于输入相关表中的数据的每个数据输入窗体。

  1. 在设计视图中打开数据输入窗体。

  2. “设计”选项卡上的“工具”组中,单击“添加现有字段”

  3. 在字段列表的"可用于此视图的字段"下,将"修改日期"和"时间修改时间"字段拖动到窗体。 根据需要调整窗体上字段的大小和位置。

  4. 如果尚未显示属性表,请按 F4 显示该表。

  5. 在属性表,确保选择类型设置为"窗体"。

    提示: 若要更改 选择类型,请在下拉列表中单击要选择的类型。

  6. 在属性表,单击" 事件" 选项卡。

  7. 在"事件"选项卡上,单击"更新前"框中的箭头,然后单击"上次修改时间"。

  8. 如果使用多个窗体编辑记录,请对每个此类窗体重复此过程。

  9. 若要验证宏是否正常工作,在"窗体"视图中打开窗体,编辑记录,然后按 Shift+F9。 应显示编辑记录的日期和时间。

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