在文件夹中创建和共享Outlook

Outlook 中的公用文件夹提供了一个极佳位置来在组织内部收集、组织和共享有关特定主题或项目的信息。 这里的“公用”意味着可供组织中的每个人而不是世界上的所有人查看。 当您将消息发布到公用文件夹时,您不是通过电子邮件将其发送给任何人,因此没有人的收件箱会变得混乱。 相反,每当用户想要查找感兴趣的文章时,都可以检查该文件夹。

重要: 您需要 Microsoft Exchange Server 和 Exchange 电子邮件帐户才能使用 Outlook 的公用文件夹。 大多数家庭和个人电子邮件帐户不使用 Exchange。

步骤 1:与您的 Exchange 管理员联系

您的组织可能不允许公用文件夹或者可能有有关如何使用它们的策略。 请与您的管理员联系,以便您执行正确的操作。 如果您的组织允许并支持使用公用文件夹,但是顶级公用文件夹尚不存在,请让您的 Exchange 管理员创建一个。

当顶级文件夹可用时,按 Ctrl+6 即可在 Outlook 文件夹窗格中查看它及其内容。

步骤 2:创建和命名文件夹

  1. 按 Ctrl+6 以在文件夹窗格中查看“公用文件夹”。

    重要: 如果在"文件夹窗格"中看不到"公用文件夹"部分,请参阅本地Exchange管理员。 他们必须进行设置。

  2. 右键单击“公用文件夹”,然后单击“新建文件夹”。

    公用文件夹

  3. 为文件夹命名,然后单击“确定”。

提示: 

  • 可以将公用文件夹添加到 "收藏夹" 文件夹。 然后Outlook Web App,可以在这些相同的公用文件夹中执行某些功能,例如创建、更新或删除项目。 可以在"日历"、"联系人"、"邮件"和"发布"公用文件夹中执行这些操作。

  • 若要将公用文件夹添加到收藏夹,请右键单击该文件夹,然后选择"添加到收藏夹..."。

  • 有关如何在邮件中使用收藏夹 Outlook Web App ,请参阅使用邮件文件夹中Outlook Web App。

步骤 3:设置用户和组的文件夹权限

默认情况下,Outlook作为公用文件夹的创建者仅授予您权限,因此您需要专门向用户授予权限,以便他们可以在文件夹中阅读和发布内容。 了解如何更改公用文件夹的权限

开始使用公用文件夹

以下是在组织中使用公用文件夹的一些典型方法:

联机讨论

将每个讨论主题存储在各自的子文件夹中。 根据需要,设置每个子文件夹(您可能希望限制对包含机密或敏感信息的文件夹的访问)的权限。 主题可以具有自己的审阅人来控制是否发布某个项目并删除不符合组织标准或违法策略的文章。

共享日历、联系人列表和任务列表

将日历、联系人和任务或任务列表附加到文章,以便与具有该文件夹访问权限的人员共享信息。 这种类型的集中位置有助于就工作组项目进行沟通和协作。

邮件文件夹和公用文件夹之间的差异

  • 当您从电子邮件文件夹切换到公用文件夹时,文件夹窗格上方的“新建电子邮件”按钮将更改为“新建文章”,因为您通常在公用文件夹中发布项目而不是发送电子邮件。

  • 当答复公用文件夹中的文章时,无“全部答复”按钮。 查看文件夹内容的任何人都可以看到您的文章。

有关 Outlook 文件夹的更多信息

在 Outlook 文件夹之间切换

更改公用文件夹的权限

创建公用文件夹并指定权限、视图、窗体和规则

若要创建公用文件夹,必须有权在现有的公用文件夹中创建文件夹。 若要了解如何获取权限,请参阅管理员。

  1. 在"文件"菜单上,指向"新建",然后单击"文件夹"。

  2. "名称 "框中,输入文件夹的名称。

  3. "文件夹包含" 框中,单击要创建的文件夹类型。

  4. "选择要放置文件夹的位置"列表中 ,单击文件夹的位置。

    若要快速启动包含现有项目的公用文件夹,请运行以下代码:

    1. 在"文件夹列表" 的导航窗格中 ,单击要复制的文件夹。

    2. 在"文件"菜单上,指向"文件夹",然后单击"复制文件夹名称"。

    3. 在列表中,单击文件夹要复制到的位置。

  1. 在 文件夹列表 中,在 导航窗格 中,右键单击要共享的公共文件夹,然后单击快捷菜单上的"属性"。

    必须具有公用文件夹的"所有者"权限才能设置文件夹的共享权限。 一次只能设置一个文件夹的权限。

  2. 单击" 权限" 选项卡。

  3. 单击“添加”。

  4. "搜索 "框中,输入要授予共享权限的联系人的姓名。

  5. 单击“添加”,然后单击“确定”。

  6. "姓名 "列表中,单击刚添加的联系人的姓名。

  7. "权限"下,选择所需的设置。

    注意: 可以通过单击"名称"列表中的"默认",为有权访问文件夹的每个人分配相同的权限。

执行下列操作之一:

  • 从头开始创建视图

    1. 在"视图"菜单上,指向"当前视图",然后单击"定义视图"。

    2. 单击“新建”。

    3. 在" 新视图的名称"框中 ,键入名称。

    4. "视图类型" 框中, 视图类型 视图。

    5. 若要更改可用 视图 ,请单击"可以在 上 使用"下的选项

    6. 单击“确定”

    7. 若要进一步自定义视图,请在"说明 "下单击按钮,然后选择想要使用的选项。

    8. 选择完选项后,单击"确定"。

    9. 若要立即使用该视图,请单击“应用视图”。

  • 基于标准视图创建视图

    1. 切换到 视图 视图的基础的视图。

    2. 在“视图”菜单上,指向“当前视图”,然后单击“自定义当前视图”。

    3. 对于要进行的每种类型的更改,请在"说明"下单击一个按钮,然后选择想要的选项。

    4. 完成更改后,关闭" 自定义视图" 对话框。

    5. 在"视图"菜单上,指向"当前视图",然后单击"定义视图"。

    6. 在"文件夹文件夹名称的视图"框中,单击"当前视图设置"。

    7. 单击复制

    8. 在" 新视图的名称"框中 ,键入名称。

    9. 若要更改视图的可用位置,请单击"可以在 上使用"下的选项

      注意: 新视图将添加到"视图"菜单上的" 子菜单 (视图"中,指向"排列") 。

若要更改公用文件夹的默认视图,必须具有该文件夹的"所有者"权限,并且必须为对所有人可见的文件夹至少定义一个自定义视图。

  1. 在 文件夹列表 中, 导航窗格 ,右键单击公用文件夹,然后单击 快捷菜单上的 "属性"。

  2. 单击" 管理" 选项卡。

    如果未 显示 "管理"选项卡,则没有"所有者"权限。

  3. 在" 文件夹上的初始 视图"列表中,单击每次打开文件夹时要出现的视图。

    "普通"视图显示文件夹中Outlook类型的默认 Microsoft 项目视图。

必须具有编辑器、发布编辑器或所有者权限,才能将表单添加到专用共享文件夹或公用文件夹。 如果文件夹是公用文件夹,并且你具有"所有者"权限,可以限制使用该文件夹的其他人可用的窗体。

  1. 在 文件夹列表 中, 导航窗格 ,右键单击文件夹,然后单击 快捷菜单上的 "属性"。

  2. 单击" 窗体" 选项卡。

  3. 若要向与此文件夹列表关联的 窗体 添加窗体,请单击 "管理",然后指示窗体。

  4. 单击“关闭”。

  5. 若要限制希望供使用该文件夹的其他用户使用的表单,请单击"允许此文件夹中的这些 表单"下的选项

必须具有公用文件夹的所有者权限才能创建或修改其规则。

  1. 在 文件夹列表 中, 导航窗格 ,右键单击要创建或修改规则的公用文件夹,然后单击快捷菜单上的"属性"。

  2. 单击" 管理" 选项卡。

  3. 单击"文件夹助手"。

  4. 执行下列任一操作:

    • 若要创建规则,请单击"添加规则"。

    • 若要修改现有规则,请单击列表中的规则,然后单击"编辑规则"。

  5. 输入项目必须满足的条件,操作才能发生。 有关更多条件,请单击"高级"。

  6. "执行这些操作"下,选择所需的选项。

    注意: 创建规则时,默认处于活动状态。

请执行以下任一操作:

  • 共享日历

    1. 创建新文件夹,然后选择"文件夹包含"列表中的"日历项目"。

    2. 在"选择要放置文件夹的位置"列表中,单击"日历",然后单击"确定"。

    3. 将会议和事件添加到 文件夹。

  • 共享联系人列表

    1. 创建新文件夹,然后选择"文件夹包含"列表中的"联系人项目"。

    2. 在"选择要放置文件夹的位置"列表中,单击"联系人",然后单击"确定"。

    3. 将联系人添加到文件夹。

      注意: 共享联系人列表显示在"Outlook/联系人"中。

  • 共享任务列表

    1. 创建新文件夹,然后选择"文件夹包含 " 列表中的 "任务项目 "。

    2. 在"选择要放置文件夹的位置"列表中,单击"任务",然后单击"确定"。

    3. 将任务添加到文件夹。

      注意: 虽然可以将任务列表复制到公用文件夹,但无法将任务请求复制到公用文件夹,也无法从公用文件夹创建任务请求。

  • 在公用文件夹中发布信息

    1. 打开要发布信息的公用文件夹。

    2. 若要使用默认窗体发布信息,请单击"文件"菜单,指向"新建",然后单击"在此文件夹中发布"。

    3. 在窗体中,输入要发布的信息。

    4. 单击"发布"。

创建已主持的公用文件夹

您必须对公用文件夹具有所有者权限,才能将其指定为主持文件夹。

  1. 在 文件夹列表 中, 导航窗格 ,右键单击公用文件夹,然后单击 快捷菜单上的 "属性"。

  2. 在"管理"选项卡上,单击"主持文件夹"。

  3. 选中" 将文件夹设置为主持文件夹 "复选框。

  4. "将新 邮件转发到"框中,输入接收传入邮件的人的姓名或存储有邮件供审阅的备用公用文件夹的名称。 执行评审的审阅人在步骤 6 中指定。

  5. 可选:若要在审阅人收到新邮件时自动发送响应,请在"使用 答复新项"下 选择一个选项

    选择以下选项之一:

    • 标准响应    

      "感谢你提交。 请注意,将审查提交到某些文件夹或讨论组,以确定它们是否应该公开可用。 在这些情况下,在其他人可以查看已批准的提交之前,将存在延迟。"

    • 自定义响应    

      单击"自定义响应",然后单击"模板"。 键入自定义响应的文本。

    审阅人发布消息时不会收到其中任何一个回复。

  6. 若要添加或删除审阅人的姓名,请单击"添加或删除"。

  7. 可选:若要查看所选审查器的属性,请单击"属性"。

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