在网站集激活和配置文档 ID

在网站集激活和配置文档 ID

文档 ID 提供了一种简便方法来跟踪项目而无需考虑这些项目的位置,因此,使用它可帮助您管理文档。 例如,如果将法律合同从一个文档库移到另一个网站上的存档库,那么合同将保留其文档 ID。 您可以使用文档 ID 轻松找到已存档的合同。 文档 ID 将被自动分配给上载的文档,并且此 ID 将在该项目的整个生命周期内都存在。 此外,还可为文档集分配文档 ID。

激活、启用和配置文档 ID

若要使用文档 ID 来跟踪文档或记录,您必须首先在网站集激活该功能。

激活文档 ID 网站集功能

注意: 要启用“文档 ID”功能,您必须是网站集管理员。

  1. 转到首要网站或网站集。

  2. 单击“设置标题栏上的 SharePoint 2016“设置”按钮。 ,然后单击“网站设置”。

    在连接了 SharePoint 组的网站中,依次单击“设置标题栏上的 SharePoint 2016“设置”按钮。 、“网站内容”和“网站设置

  3. 在“网站集管理”下,单击“网站集功能”

  4. 在文档 ID 服务旁边,单击“激活”。 活动的图标将出现在项目旁边,表明已为当前网站集激活了该功能。

在网站集启用和配置文档 ID

当您启用任何给定网站集的文档 ID 功能时,该网站集中的所有文档将被自动分配一个文档 ID。 在网站集中的文档数会影响完成此过程所需时间...

注意: 若要启用和配置 "文档 ID" 功能,您必须是网站集管理员。

  1. 转到首要网站或网站集。

  2. 单击“设置标题栏上的 SharePoint 2016“设置”按钮。 ,然后单击“网站设置”。

    在连接了 SharePoint 组的网站中,依次单击“设置标题栏上的 SharePoint 2016“设置”按钮。 、“网站内容”和“网站设置

  3. 在“网站集管理”下,单击“文档 ID 设置”

  4. 在“文档 ID 设置”页上的“分配文档 ID”部分中,确保选中了“分配文档 ID”复选框。

    在“文档 ID 设置”页中分配文档 ID

    注意: 在启用网站集中的文档 ID 时,将收到以下消息:计划通过自动过程完成文档 ID 功能的配置。 此过程花费的时间取决于网站集中文档的数量。

    1. 若要设置自动附加到每个文档 ID 开头的自定义字符或数字型字符串,在“用以下字符作为 ID 的开头…”下输入该字符串

    2. 如果您要对网站集中的所有现有的文档 ID 自动添加前缀,请选中“将此网站集中的所有文档 ID 重置为…”复选框。

    3. 在“文档 ID 查阅搜索范围”部分中,选择要用作 ID 查阅搜索范围的网站。

  5. 单击“确定”。

为网站集启用文档 Id 时,将在网站集级别向文档和文档集内容类型添加一列。 分配给项目的 ID 显示在 "文档 ID" 列中。 在文档库的 "详细信息" 窗格中查找文档 ID。

"详细信息" 窗格中显示的文档 ID

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