在 Business Contact Manager 中使用商务联系人

你可以使用商务联系人记录组织和存储与你的业务相关的人员的大量信息。

本文介绍如何创建新记录和填写商务联系人窗体。

你想如何操作?

创建新的商务联系人记录

编辑商务联系人记录

筛选商务联系人列表

您可以对商务联系人记录执行以下操作:

  • 使用各种方法添加它们。

  • 将其分配给员工或同事。

  • 将帐户链接到这些帐户。
    通过将商务联系人记录链接到客户记录,您可以使用有关他们工作的公司的信息连接您的业务联系人的信息。 例如,当您将一个或多个业务联系人链接到客户记录时,客户记录的通信历史记录包括链接到该帐户的每个商务联系人的通信历史记录项。

  • 将通信历史记录项链接到商务联系人、跟踪电子邮件以及筛选通信历史记录项列表。
    你可以跟踪许多活动 (包括电话呼叫、电子邮件、信函或文件) 与商务联系人记录中的 "历史记录" 页面上的商务联系人相关的电子邮件。

    您可以自动将电子邮件链接到商务联系人记录。 有关详细信息,请参阅链接和跟踪 Business Contact Manager 中的电子邮件。

  • 将商务联系人转换为基于 "商务联系人" 记录类型的潜在顾客或其他记录。

  • 编辑商务联系人记录中的信息。

  • 通过在字段列表中添加或删除字段和项来自定义商务联系人窗体。
     

返回页首

创建新的商务联系人记录

商务联系人记录可帮助你跟踪与你的业务相关的人员所拥有的信息。

本节内容

手动添加新的商务联系人记录

从其他程序导入商务联系人

将 Outlook 联系人移动或复制到 Business Contact Manager

从电子邮件创建商务联系人记录

将潜在顾客记录转换为商务联系人记录

有多种方法可将信息导入商务联系人记录。 可以在记录中键入信息、从 Outlook 或其他程序导入数据以及复制 Outlook 联系人。

信息可以包括:

  • 业务信息,例如商务联系人的公司或组织。

  • 诸如出生日期之类的个人信息。

  • 通信历史记录项,例如电子邮件和约会。

  • 您在添加到窗体的自定义字段中记录的任何详细信息。

    提示: 您可以通过添加特定于您的企业的字段来自定义您的商务联系人窗体,或移动分区以强调对您最重要的信息。 例如,florist 可能会创建一个名为 "喜爱鲜花" 的字段,加热专家可能会创建一个名为 "Furnace Model" 的字段。 

返回页首

手动添加新的商务联系人记录

只需几分钟即可打开一个空白商务联系人窗体,并输入几个关键数据片段。 保存表单会创建新的商务联系人记录。 以后,当您与他人建立关系时,您可以重新打开该记录并添加更多详细信息。

图片

您将注意到 "商务联系人" 窗体和 "Outlook 联系人" 窗体之间有很多相似之处。

打开商务联系人窗体

  1. 在导航窗格中的 " Business Contact manager" 下,单击 "联系人管理器"。

  2. 在功能区上的 "新建" 组中,单击 "新建商务联系人"。

返回页首

填写商务联系人窗体

与大多数其他窗体一样,"商务联系人" 窗体包括 "常规"、"详细信息" 和 "历史记录" 页面。

您可以通过移动分区和字段、重命名字段以及将项目添加到列表来自定义表单。 

“常规”页面

        "商务联系人" 部分

  1. 输入商务联系人的完整名称和职务。 选择文件作为名称,就像在 Outlook 联系人窗体中一样。

    "完整名称" 是唯一的必填字段。 将信息添加到其他字段是可选的。

  1. 分配商务联系人     若要将商务联系人分配给其他员工,请在 "分配对象" 字段中,单击该员工姓名。

    注意: "分配对象" 列表中的姓名是已与之共享 Business Contact Manager 数据库的员工。 有关共享的详细信息,请参阅与其他用户共享 Business Contact Manager 数据

    “公司信息”部分

    您可以使用 "公司" 字段或 "帐户" 字段来存储商务联系人公司的名称。 如果不使用客户记录,请使用 "公司" 字段。

    "链接帐户" 部分

    图片

  1. 将商务联系人链接到帐户     单击 "帐户" 以将商务联系人链接到 帐户 。

  2. 在 "选择要链接到此商务联系人的帐户" 对话框中,单击帐户,然后单击 "链接到"。
    将商务联系人链接到帐户的值是业务联系人的通信历史记录也在客户记录的通信历史记录中列出。 如果有多个商务联系人链接到同一个帐户,则每个链接的商务联系人的通信历史记录也会在该帐户的通信历史记录中列出。 这使你可以在一个位置查看与组织相关联的所有通信历史记录和所有商务联系人。 有关选择要链接的记录的详细信息,请参阅Business Contact Manager 中的链接记录

    Internet、电话号码、地址和名片部分

  3. 输入电子邮件和网页地址、电话号码、企业和家庭地址。 输入填写名片的信息,就像在 Outlook 联系人窗体中一样。
    字段 (名称(如电子邮件) )旁边的箭头表示你可以在该字段中进行多项输入。

    提示: 如果为商务联系人输入多个地址,请选中 "这是通讯地址"复选框以确定邮件合并期间使用的地址。

    “来源信息”部分

    图片

  4. 在“来源信息”部分的下列字段中输入信息:

    • 来源     单击此商务联系人了解您的业务的方法或行动。 例如,广告或嘴。

    • 启动者     单击此按钮可选择市场营销活动或其他业务记录 (例如另一个商务联系人) ,该业务联系人会向您的企业中引入此商务联系人。

      提示: 输入市场营销活动的名称可使 Business Contact Manager for Outlook 跟踪由该活动产生的记录的类型和数量。 它还将市场营销活动记录链接到商务联系人。 有关市场营销活动的详细信息,请参阅Business Contact Manager 中的市场营销产品和服务

      “注释”部分

  5. 在 "批注" 部分中,键入备注、粘贴其他文件中的批注,或者附加文件、Outlook 项或名片。

    图片

    提示: 如果有多个同事与某个商务联系人配合使用,则在输入批注时可能很有帮助。 单击“添加时间戳”可记录每次输入的日期和时间。

  6. 输入完信息后,单击 "保存" & "关闭"。

返回页首

“详细信息”页面

  1. 在功能区上的 "显示" 组中,单击 "详细信息" 以显示 "详细信息" 页面。

  2. 输入有关人员工作的详细信息,以及数据(如出生日期、付款状态、记录是否处于活动状态),并选择首选通信方式。

“历史记录”页面

  1. 在功能区上的“显示”组中,单击“历史记录”以显示“历史记录”页面。

  2. 添加或查看电子邮件、业务注释或约会等通信历史记录项。

    如何添加通信历史记录项?

    1. 在“通信历史记录”下,单击“新建”,然后单击要添加的项类型。

    2. 在表单中键入信息,然后单击“保存和关闭”。

      有关通信历史记录项的详细信息,请参阅在 Business Contact Manager 中跟踪与客户的通信

  3. 如果要查找特定项,则可以搜索或筛选通信历史记录项列表。

    1. 如何搜索通信历史记录项列表?

      • 在 "搜索" 框中,键入要查找的信息,然后单击 "搜索 “搜索”图标 " 按钮。

        注意: 系统只会搜索“主题”和“已链接到”字段。 若要列出特定类型(如电子邮件)的所有项,请使用筛选器。

    2. 如何筛选通信历史记录项列表?

      • 在功能区上,单击“查看”选项卡。

      • 在“筛选”组中,执行下列操作之一:

        • 单击要应用的筛选器类型(如“项类型”),然后单击相应筛选器。

        • 单击“筛选”,然后选择筛选条件。

          有关筛选的详细信息,请参阅在 Business Contact Manager 中筛选记录

返回页首

从其他程序导入商务联系人

您可以从诸如 ACT 之类的程序中 导入 商务联系人和其他类型的记录。 和 Microsoft Excel。

有关如何从其他程序导入数据或 Outlook 联系人文件夹的信息,请参阅将数据导入 Business Contact Manager

返回页首

将 Outlook 联系人移动或复制到 Business Contact Manager

  1. 在导航窗格中,单击“联系人”按钮。

  2. 在 "联系人" 列表中,单击要移动到 Business Contact Manager for Outlook 的联系人。
    如何选择多条记录?

    若要选择彼此相邻的多条记录,请按 Shift 键,然后单击要添加的记录组中的第一条和最后一条记录。 若要选择不相邻的多条记录,请按 Ctrl 键,然后单击各条记录。 若要选择所有记录,可单击任意一条记录,然后按 Ctrl+A。

    若要将 Outlook 联系人文件夹的所有内容复制到 Business Contact Manager,请将 Outlook 联系人文件夹导入商务联系人。 有关如何导入的信息,请参阅将数据导入 Business Contact Manager

  3. 在功能区上的 "商务" 组中,执行下列操作之一。

    • 移动联系人    

      1. 单击 "创建记录"。

      2. 指向 "移动到 Business Contact Manager",然后单击 "商务联系人" 或所需的记录类型。

    • 复制联系人    

      1. 单击 "创建记录"。

      2. 指向 "复制到 Business Contact Manager",然后单击 "商务联系人" 或所需的记录类型。

如果您想要在您的手机上访问您的商务联系人,就像您的 Outlook 联系人一样,您可以使用商务联系人同步功能将您的商务联系人添加到 Outlook 联系人文件夹中。 有关商务联系人同步的信息,请参阅远程访问业务联系人:在 Business Contact Manager 中使用同步

重要: 如果启用了 "商务联系人同步" 功能,则可能会在 "联系人" 文件夹中出现重复记录。 "商务联系人同步" 功能会自动在 "Outlook 联系人" 文件夹中包含商务联系人记录。 当联系人被移动或复制到 "商务联系人" 文件夹时,它们也会作为商务联系人显示在 "联系人" 文件夹中。

返回页首

从电子邮件创建商务联系人记录

您可以从新客户的电子邮件创建商务联系人记录。

  1. 在导航窗格中,单击"收件箱"

  2. 双击电子邮件将其打开。

  3. 在功能区上的“商务”组中,单击“创建记录”。

  4. 单击 "商务联系人" 或要使用邮件 "发件人" 行中的电子邮件地址创建的商务联系人记录类型。

通过右键单击姓名、指向 "在 Business Contact Manager 中创建",然后单击 "商务联系人",可以在邮件中创建来自其他电子邮件地址的商务联系人。

返回页首

将潜在顾客记录转换为商务联系人记录或将潜在顾客转换为商务联系人

通常情况下,有关潜在客户的信息存储在潜在顾客记录中。 当该人员成为实际客户时,您可以将潜在顾客记录转换为商务联系人记录。

您还可以将商务联系人转换为潜在顾客或基于 "商务联系人" 记录类型的其他记录类型。

您可以通过 "商务联系人" 表单开始创建新的记录类型,例如员工或供应商。 

  1. 在导航窗格中的“Business Contact Manager”下,单击“联系人管理”。

  2. 在工作区中,单击 "潜在顾客" 选项卡。

  3. 双击要转换的记录。

  4. 在功能区上的 "编辑" 组中,单击 "转换为",然后单击 "商务联系人"。

  5. 根据需要编辑新记录。

  6. 完成该操作后,单击“保存和关闭”。

返回页首

编辑商务联系人记录

随着业务联系人的业务,您可以了解更多相关信息,其中可能包括如何联系他们、助手的姓名、新电话号码等。 通过不断更新和保存商务联系人记录,可随时了解此信息流。 您可以打开商务联系人记录以添加或编辑信息,或查看通信历史记录项目(如链接到商务联系人的电子邮件)。

  1. 在导航窗格中的“Business Contact Manager”下,单击“联系人管理”。

  2. 在工作区中,单击 "商务联系人" 选项卡,然后:

    • 滚动到要打开的商务联系人,然后双击该联系人。

      —或—

    • 使用 "搜索" 框键入您要查找的商务联系人的相关信息,然后双击该记录。

  3. 根据需要添加或编辑信息。

    提示: 如果你的客户具有电子邮件地址,则可以确保该客户发送或接收的电子邮件自动包含在该记录的通信历史记录中。 在“编辑”组中,单击“电子邮件跟踪”,然后单击“管理链接和跟踪”。 选中与客户的电子邮件地址对应的复选框,然后单击“确定”。 有关将电子邮件自动链接到记录的详细信息,请参阅在 Business Contact Manager 中链接和跟踪电子邮件。

  4. 完成后,单击 "保存" & "关闭"。

提示: 使用名为 "批量编辑" 的功能,您可以编辑多个商务联系人记录中字段的内容。 例如,如果您想要为在同一公司工作的一个以上的商务联系人输入 Web 地址,这很方便。 有关如何同时编辑多条记录的详细信息,请参阅在 Business Contact Manager 中同时编辑多条记录

返回页首

筛选商务联系人列表

不必滚动查看所有商务联系人即可查找所需内容。 而是可以筛选任何商务联系人列表,以便只看到感兴趣的记录。

  1. 在导航窗格中的“Business Contact Manager”下,单击“联系人管理”。

  2. 在工作区中,右键单击 "商务联系人" 选项卡,然后单击 "修改"。

  3. 在 "修改选项卡" 对话框中,单击 "筛选"。

  4. 在 "筛选商务联系人" 对话框中,您可以使用以下一项或两项:

    • 简单筛选     选择或清除 "预设" 类别。

    • 高级筛选     创建多个筛选器以优化你的选择。

此筛选列表可用于创建自定义选项卡、通话清单或邮寄列表。 它还可以用作报表或小工具的基础。

有关筛选的详细信息,请参阅在 Business Contact Manager 中筛选记录。 有关报表的详细信息,请参阅在 Business Contact Manager 中使用报表和图表。 有关小工具的详细信息,请参阅在Business Contact Manager 中使用小工具

返回页首

注意:  本页面是自动翻译的,可能包含语法错误或不准确之处。 我们的目的是使此内容能对你有所帮助。 能否告知我们此信息是否有所帮助? 下面是该参考内容的英文版

需要更多帮助?

扩展你的 Office 技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×