在 Microsoft Office 中保存、备份和恢复文件

你可以将文件保存到硬盘驱动器、网络位置、云、DVD、桌面或闪存驱动器上的文件夹中。 尽管必须标识目标,但如果它不同于默认文件夹,则无论选择哪一个目标,保存过程都是相同的。 默认情况下,Office 程序将文件保存在默认工作文件夹中。

此外,您还可以将文件保存为其他文件格式,如 RTF、CSV 或 PDF。

将文件保存到 OneDrive 或 SharePoint 允许你在任何设备上访问它,并启用 "自动保存" 和 "版本历史记录" 等功能,这有助于防止文件意外关闭的情况下丢失数据。

若要保存文件,请执行以下操作:

  1. 按 Ctrl+S 或选择 "文件" > "保存"。

    提示: 您也可以在 "快速访问工具栏" 上选择 "保存 “保存”图标 "。

  2. 首次保存时须输入文件名。

提示: 将文件保存到云位置(如 OneDrive 或 SharePoint ),以便能够随时随地访问、与他人进行协作以及访问版本历史记录。

默认情况下,如果你已登录,文件将保存到你的 OneDrive 。 如果要将当前文件保存到其他位置,请单击 "位置" 下拉列表以查看其他最近使用的位置。 如果在此处没有找到所需位置,可以通过选择“更多保存选项”打开完整“另存为”窗口。

Microsoft Excel for Office 365 中的保存对话框

提示: 如果将文件保存到 OneDrive 或 SharePoint ,则默认情况下将启用自动保存,因此你无需记住立即保存。

如果您想要将这些保存的默认位置更改为其中一个最近使用过的文件夹,请选择 "位置" 下拉列表,右键单击要设置为默认位置的文件夹位置,然后选择 "设为默认位置"。 

有关如何在保存新文件时在 Word 中设置默认位置的屏幕截图

如果要保存到最近使用的文件夹之外的位置,请选择 "更多位置"。 如果您尚未收到此更新,则你的 Office 应用程序将继续使用 "文件" 菜单进行保存。

提示: 

  • 您也可以按 F12 或选择 "文件" > "另存为" 以打开 "文件" 菜单。

  • 如果在关闭文档时使用键盘快捷方式(如 ALT + F4),则可以使用该按钮的键盘加速键(ALT + N)快速选择 "不保存" 文件。

将副本保存为新文件(另存为)

提示: 如果你打算基于现有文件创建新文件,但仅希望在新文件中保存你的更改,最好在进行任何更改之前保存副本。 这样一来,原始文件将保持不变,所有编辑将保存在新副本中。 您也可以右键单击原始文件,然后选择 "打开副本"。

  1. 按 F12 或者单击“文件”>“保存副本

  2. 默认情况下,Office 会将副本保存在与原始文件相同的位置。 如果你希望使用现有位置,请转到步骤 3。 如果要在其他位置保存新副本,请在此时进行选择。

    位置

    说明

    网站 - [你的公司名称]

    SharePoint 或 Office 365 组文档库

    OneDrive - [你的公司名称]

    OneDrive for Business

    OneDrive - 个人

    使用 Microsoft 帐户登录的消费者版 OneDrive

    这台电脑

    本地设备,包括所有连接的硬盘或闪存驱动器

    浏览

    打开文件资源管理器,以便可导航到计算机上的任意位置。

  3. 为新副本命名,然后单击“保存”。

将关闭原始文件,你现在将使用刚创建的新副本。

提示: 如果你发现自己经常基于已有文件创建新文件,那么可能需要使用模板让这一过程更轻松、更安全。 有关详细信息,请参阅创建模板

另存为其他格式

你可能想将文件保存为其他格式,以便自己或他人可在其他程序或早期版本中打开文件。 例如,你可能希望将 Word 文档另存为 Rtf 文件(RTF),或将 Excel 工作簿另存为逗号分隔值(CSV)文件。

重要: 如果将 Office 文件保存为非 Open XML 格式(如)的格式。.DOCX、。.XLSX 或。.PPTX)某些连接体验和新式功能(如 "自动保存" 或 "辅助功能检查器")将无法处理该文件。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“另存为”。

  3. 选择文件位置(例如 OneDrive 或“这台电脑”)以存储文件。

  4. 在“文件名”框中,输入文件的新名称。

  5. 在“保存类型”列表中,单击要在保存文件时使用的文件格式。 例如,单击“RTF 格式(.rtf)”、“Word 97-2003 (.doc)”、“网页(.htm 或 .html)”或“逗号分隔(.csv)”。

    单击文件类型下拉列表,为文档选择不同的文件格式

    有关如何以 PDF (.pdf) 或 XPS (.xps) 格式保存文件的详细信息,请参阅保存或转换为 PDF 或 XPS

  6. 单击“保存”。

备份和恢复文件

备份和恢复文件的方式取决于保存文件的位置和时间。 若要了解有关某个功能的详细信息(包括哪些版本的 Office 支持它),请在下表中选择该功能的名称。

已保存到 OneDrive

功能

自动保存

当文件存储在 OneDrive 或 Microsoft 365 中的 SharePoint 中时,"自动保存" 会自动保存文件。

版本历史记录

版本历史记录允许你查看和还原存储在 OneDrive 或 Microsoft 365 中的 SharePoint 中的以前版本的文件。

通过 OneDrive 备份

在 Windows 电脑上,可以使用 OneDrive PC 文件夹备份来备份桌面、文档和图片文件夹。 另请参阅在 Windows 10 中默认保存到 OneDrive 的文件

还原 OneDrive (仅限订阅)

如果你的 OneDrive 文件被恶意软件删除、覆盖、损坏或感染,则可以将你的整个 OneDrive 还原到以前的时间。

在 OneDrive 中还原已删除文件或文件夹

您可以从 OneDrive 还原已删除的文件和文件夹。

已保存到你的设备

如果 "自动恢复" 已打开且文件意外关闭,则下次打开 Office 应用时,将打开 "文档恢复"。 您也可以恢复 Office 文件的早期版本

重要: 即使打开了 "自动恢复",你也应该在处理文件时经常保存文件,以避免由于意外的电源故障或其他问题而丢失数据。

随时随地通过任何设备使用 Microsoft 365 工作

升级到 Microsoft 365 可随时随地使用最新的功能和更新。

立即升级

可将副本保存为新文件不同格式,或者保存到 Office 2016 中的不同位置

将副本保存为新文件(另存为)

提示: 如果要基于已有文件创建新文件,且仅希望在新文件中保存更改,建议在作出任意更改前,首先执行“保存副本”操作。 这样一来,原始文件将保持不变,所有编辑将保存在新副本中。

  1. 按 F12 或者单击“文件”>“保存副本

  2. 默认情况下,Office 会将副本保存在与原始文件相同的位置。 如果要在其他位置保存新副本,请在此时进行选择。 如果你希望使用现有位置,请转到步骤 3。

  3. 为新副本命名,然后单击“保存”。

将关闭原始文件,你现在将使用刚创建的新副本。

提示: 如果你发现自己经常基于已有文件创建新文件,那么可能需要使用模板让这一过程更轻松、更安全。 有关详细信息,请参阅创建模板

选择其他位置来保存文件

在上述“保存”或“保存副本”过程中,可选择其他位置来保存文件。

  1. 选择要保存文件的云、网站或设备位置。

    位置

    说明

    网站 - [你的公司名称]

    SharePoint 或 Office 365 组文档库

    OneDrive - [你的公司名称]

    OneDrive for Business

    OneDrive - 个人

    使用 Microsoft 帐户登录的消费者版 OneDrive

    这台电脑

    本地设备,包括所有连接的硬盘或闪存驱动器

    浏览

    打开文件资源管理器,以便可导航到计算机上的任意位置。

  2. 从“最近使用的文件夹”列表选择文件夹;如果未显示希望列出的位置,可单击“浏览”。

  3. 确认要使用的文件名,然后单击“保存”。

另存为其他或旧版格式

你可能想将文件保存为其他格式,以便自己或他人可在其他程序或早期版本中打开文件。 例如,你可能想将 Word 2016 文档另存为格式文本​​文件 (RTF),或者将 Excel 工作簿另存为逗号分隔值 (CSV) 文件。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“另存为”。

  3. 选择文件位置(例如 OneDrive 或“这台电脑”)以存储文件。

  4. 在“文件名”框中,输入文件的新名称。

  5. 在“保存类型”列表中,单击要在保存文件时使用的文件格式。 例如,单击“RTF 格式(.rtf)”、“Word 97-2003 (.doc)”、“网页(.htm 或 .html)”或“逗号分隔(.csv)”。

    单击文件类型下拉列表,为文档选择不同的文件格式

    注意: 有关如何以 PDF (.pdf) 或 XPS (.xps) 格式保存文件的详细信息,请参阅保存或转换为 PDF 或 XPS

  6. 单击“保存”。

随时随地通过任何设备使用 Microsoft 365 工作

升级到 Microsoft 365 可随时随地使用最新的功能和更新。

立即升级

在 Office 2013 中,保存副本或者保存到其他位置。

  1. 选择要保存文件的云、网站或设备位置。

    位置

    说明

    网站 - [你的公司名称]

    SharePoint Server 2013 或更早版本的文档库

    OneDrive - [你的公司名称]

    工作或学校 OneDrive

    OneDrive - 个人

    使用 Microsoft 帐户登录的消费者版 OneDrive

    其他 Web 位置

    你具有文件存储访问权限的任何其他网站。

    计算机

    你的本地设备

  2. 从“最近使用的文件夹”列表选择文件夹;如果未显示希望列出的位置,可单击“浏览”。

  3. 确认要使用的文件名,然后单击“保存”。

  • 选择你想要做什么
  • 使用“另存为”对话框
  • 另存为其他格式
  • 另存为早期版本的 Office

使用“另存为”对话框时,还可使用“导航窗格”将文件保存到新位置。

Windows Vista 和 Windows 7 中的“另存为”对话框

  1. 要选择文件夹或键入文件夹的路径,请使用地址栏。

  2. 要快速查找常用位置,请使用导航窗格。

  3. 要查看更多文件类型,请单击箭头。

还可使用“另存为”对话框重命名文件,或者通过单击其他文件夹更改文件的保存位置。

你可能想将文件保存为其他格式,以便自己或他人可在其他程序或早期版本中打开文件。 例如,你可能希望将 Word 文档另存为 Rtf 文件(RTF),或将 Excel 工作簿另存为逗号分隔值(CSV)文件。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“另存为”。

  3. 选择文件位置(例如 OneDrive 或“这台电脑”)以存储文件。

  4. 在“文件名”框中,输入文件的新名称。

  5. 在“保存类型”列表中,单击要在保存文件时使用的文件格式。 例如,单击“RTF 格式(.rtf)”、“网页(.htm 或 .html)”或“逗号分隔(.csv)”。

    单击文件类型下拉列表,为文档选择不同的文件格式

    注意: 有关如何以 PDF (.pdf) 或 XPS (.xps) 格式保存文件的详细信息,请参阅保存或转换为 PDF 或 XPS

  6. 单击“保存”。

如果使用 Office 2010,可通过在“另存为”对话框的“保存类型”列表中选择版本,将文件保存为早期版本的 Office。 例如,可将 Word 2010 文档 (.docx) 保存为 97-2003 文档 (.doc)。

注意: 

  • Office 2010 将继续使用基于 XML 的文件格式(例如 .docx、.xlsx 和 .pptx),该格式在 2007 Office 版本中引入。 因此,在 Microsoft Word 2010、Microsoft Excel 2010 和 Microsoft PowerPoint 2010 中创建的文件可在 2007 Office 版本程序中打开,且无需使用特殊加载项并保证功能完备。 有关详细信息,请参阅打开 XML​​ 格式和文件扩展名

  • 要深入了解不同版本中文件的兼容性,请参阅使用兼容性检查器

要了解如何将 Microsoft Access 2010 .ACCDB 文件保存为早期的 .MDB 格式,请参阅将 .accdb 数据库转换为早期文件格式

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“另存为”。

  3. 在“文件名”框中,输入文件的新名称。

  4. 单击“保存”。

  • 选择你想要做什么
  • 使用“另存为”对话框
  • 另存为其他格式
  • 另存为早期版本的 Office

使用“另存为”对话框时,还可使用“导航窗格”将文件保存到新位置。

Windows Vista 和 Windows 7 中的“另存为”对话框

  1. 要选择文件夹或键入文件夹的路径,请使用地址栏。

  2. 要快速查找常用位置,请使用导航窗格。

  3. 要查看更多文件类型,请单击箭头。

还可使用“另存为”对话框重命名文件,或者通过单击其他文件夹更改文件的保存位置。

你可能想将文件保存为其他格式,以便自己或他人可在其他程序或早期版本中打开文件。 例如,你可能希望将 Word 文档另存为 Rtf 文件(RTF),或将 Excel 工作簿另存为逗号分隔值(CSV)文件。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“另存为”。

  3. 选择文件位置(例如 OneDrive 或“这台电脑”)以存储文件。

  4. 在“文件名”框中,输入文件的新名称。

  5. 在“保存类型”列表中,单击要在保存文件时使用的文件格式。 例如,单击“RTF 格式(.rtf)”、“网页(.htm 或 .html)”或“逗号分隔(.csv)”。

    单击文件类型下拉列表,为文档选择不同的文件格式

    注意: 有关如何以 PDF (.pdf) 或 XPS (.xps) 格式保存文件的详细信息,请参阅保存或转换为 PDF 或 XPS

  6. 单击“保存”。

如果使用 Office 2010,可通过在“另存为”对话框的“保存类型”列表中选择版本,将文件保存为早期版本的 Office。 例如,可将 Word 2010 文档 (.docx) 保存为 97-2003 文档 (.doc)。

注意: 

  • Office 2010 将继续使用基于 XML 的文件格式(例如 .docx、.xlsx 和 .pptx),该格式在 2007 Office 版本中引入。 因此,在 Microsoft Word 2010、Microsoft Excel 2010 和 Microsoft PowerPoint 2010 中创建的文件可在 2007 Office 版本程序中打开,且无需使用特殊加载项并保证功能完备。 有关详细信息,请参阅打开 XML​​ 格式和文件扩展名

  • 要深入了解不同版本中文件的兼容性,请参阅使用兼容性检查器

要了解如何将 Microsoft Access 2010 .ACCDB 文件保存为早期的 .MDB 格式,请参阅将 .accdb 数据库转换为早期文件格式

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由于您的评论,本文已于2020 年1月 29日更新。 如果觉得本文有用,或者觉得本文没有用(特别是这种情况),请使用下方的反馈控件让我们了解可以如何做得更好。

另请参阅

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