如果在 Outlook 中使用 Microsoft 365 或 Microsoft Exchange 帐户,则可以使用日程安排助理和会议室查找器来帮助安排会议。

注意: 从版本 2012 (内部版本 13530.20316) 开始,Microsoft 365 专属 Outlook首次提供新的会议室查找器。 Room Finder 依赖于 WebView2,WebView2 于 2021 年 4 月 1 日开始向 Microsoft 365 客户端推出,版本 2101 (内部版本 13628.20274) 及更高版本。 有关 WebView2 的详细信息,请参阅管理员文档:Microsoft Edge WebView2 和 Microsoft 365 应用版 - 部署 Office |Microsoft Docs。 

  1. 在新会议中,添加所需的与会者、开始时间结束时间,然后单击“位置”字段末尾的“会议室查找器”按钮。

    或者,可以单击 “位置” 字段,然后选择建议位置列表底部的 “使用会议室查找器浏览 ”。 

    “位置”按钮下的“房间查找器”下拉菜单的图像。

  2. 选择会议 室查找器上的会议室细节。 这些会议室由 Microsoft Exchange 或 Microsoft 365 管理员设置。

    测试

  3. 如果会议有多个与会者和繁忙的会议室,则很难找到适合所有人的时间。 若要查找人员和会议室的可用性,请选择功能区上的“ 日程安排助手 ”按钮,然后选择 “自动选取 ”并选择相应的条件。

    注意: 此功能将替换早期版本的 Outlook 中的 “建议时间” 功能。

  4. 找到适当的时间段并将会议室添加到会议室后,选择功能区上的 会议 。 然后,可以关闭会议室查找器。 设置完会议后,选择 “发送”。 

使用日程安排助理

  1. 收件箱中,选择会议>或日历的新项目,选择“新建会议”。 还可以使用键盘快捷方式 Ctrl+Shift+Q 创建新的会议请求。

  2. “To ”框中添加与会者。

  3. “主题 ”框中,输入会议或事件的说明。

  4. 从功能区中选择 计划助手 。 在“收件人”框中输入的每个收件人都会看到一行。 如果要添加更多与会者,可以在日程安排助手中的任何空白行中键入他们的名字。

  5. 与会者忙碌的时间显示为深蓝色。 与会者有试探性约会的时间显示在浅蓝色哈希块中,与会者工作时间以外的时间显示为浅灰色。 为所有与会者选择可用时间。

  6. 若要为所有与会者选择最佳时间,请使用右侧列中的 “会议室查找器 ”。 可以看到与会者发生冲突的次数。

使用会议室查找器 

  1. 在新会议中,选择功能区上的 “日程安排助手 ”按钮。 选择“位置”字段右侧的“房间查找器”按钮,或选择建议位置列表底部的“使用会议室查找器浏览”。 

  2. 使用 “显示会议室 ”列表下拉列表来选取会议室列表。 这些列表由 Microsoft Exchange 或 Microsoft 365 管理员设置。 

    使用会议室查找器查看可用于会议的会议室。

  3. 选择一个可用的会议室,将会议室作为收件人添加到 日程安排助理 和会议。 

  4. 建议时间” 窗格可找到会议的最佳时间,该时间定义为大多数与会者可用的时间。 最佳会议时间显示在窗格顶部。 若要选择任何建议的时间,请单击 “建议时间” 窗格中的时间建议。 还可以在空闲/忙碌的网格上手动选择时间。

    使用“建议时间”选取器查看与会者何时可用。

    1. 如果要使会议重复进行,请在 “会议 ”菜单上的 “选项” 组中,单击 “重复”,选择定期模式,然后单击 “确定”。

      将定期模式添加到会议请求时, 会议菜单将更改为 定期会议

  5. 设置完会议后,单击“ 发送”。

查找会议室查找器

在新会议中,选择建议位置底部的“使用会议室查找器浏览”。




底部突出显示“浏览并显示会议室查找器”的图像。 显示“房间查找器”选项的图像。

接下来,使用“建筑”字段中的下拉菜单或在“建筑”字段中键入搜索,浏览要满足的城市中的建筑物

选择建筑物后,可以按 类型容量楼层功能浏览和筛选该建筑中的房间。

使用会议室查找器 

在新会议中,选择“添加位置”部分下的“浏览更多会议室”,然后选择“房间查找器”。

以红色突出显示“浏览更多房间”的图像。

日历和会议室查找器的图像。

接下来,使用“建筑”字段中的下拉菜单或在“ 建筑 ”字段中键入搜索,浏览要满足的城市中的 建筑物

选择建筑物后,可以按 类型容量楼层功能浏览和筛选该建筑中的房间。

使用会议室查找器 

使用“浏览会议室”从 “新建事件 ”屏幕搜索和预订 会议室。

突出显示“浏览会议室”的移动应用图像。

接下来,使用“建筑”字段中的下拉菜单或在“ 建筑 ”字段中键入搜索,浏览要满足的城市中的 建筑物

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