在 Outlook 中对会议使用 "日程安排助理" 和 "会议室查找工具"

如果您在 Outlook 中使用 Microsoft 365 或 Microsoft Exchange 帐户,则可以使用 "日程安排助理" 和 "会议室查找器" 来帮助安排您的会议。

使用日程安排助理

  1. "收件箱" 中,选择 "新项目>会议" 或 "日历" 中,选择 "新建会议"。 您还可以使用键盘快捷方式 Ctrl + Shift + Q 创建新的会议请求。

  2. 在 "收件人" 框中添加与会者。

  3. 在 "主题" 框中,输入会议或事件的描述。

  4. 从功能区中选择 "日程安排助理"。 您将在 "收件人" 框中看到您输入的每个收件人的一行。 如果想要添加更多与会者,可以在 "日程安排助理" 中的任何空行中键入他们的姓名。

  5. 您的与会者忙的时间显示为深蓝色。 你的与会者有暂定约会的时间显示为浅蓝色的哈希块,并且与会者的工作时间之外的时间显示为浅灰色。 为所有与会者选择可用时间。

  6. 若要为所有与会者选择最佳时间,请使用右侧列中的会议室查找工具。 您可以查看您的与会者有哪些时间冲突。

使用会议室查找工具 

  1. 在新会议中,选择功能区上的 "日程安排助理" 按钮。

  2. 使用 "显示会议室列表" 下拉列表选择会议室列表。 这些列表由您的 Microsoft Exchange 或 Microsoft 365 管理员设置。 

    使用会议室查找器可查看适用于您的会议的会议室。

  3. 选择一个可用空间以将聊天室添加到 "日程安排助理" 和 "作为收件人" 会议。 

  4. "建议时间" 窗格可查找会议的最佳时间,该时间定义为大多数与会者都有空的时间。 最佳会议时间显示在窗格的顶部。 若要选择任何一个建议的时间,请在 "建议时间" 窗格中单击时间建议。 您也可以在忙/闲网格上手动选择时间。

    使用 "建议的时间选择器" 查看与会者何时有空。

    1. 如果想要定期召开会议,请在 "会议" 菜单上的 "选项" 组中,单击 "重复周期",选择定期模式,然后单击"确定"

      向会议请求添加定期模式时,"会议" 菜单将更改为 "定期会议"。

  5. 完成会议设置后,单击 "发送"。

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