在 SharePoint 中规划文档版本控制、内容审批和签出控件

总而言之   了解如何在 SharePoint 2013 中使用版本控制、内容审批和签出来控制其整个生命周期中的文档版本。

本文介绍如何在 SharePoint Server 2016 中计划使用版本控制、内容审批和签出,以便在其整个生命周期中控制文档版本。

阅读本文之前,应了解SharePoint 2013 中的文档管理概述中所述的文档管理计划流程。

本文内容:

关于版本控制、内容审批和签出

SharePoint Server 2016 包括以下可帮助你控制文档库中的文档的功能:

  • 版本控制是对文档的后续小版本进行编号和保存的方法。

  • 内容审批指拥有审批者权限控制内容发布的网站成员的方法。

  • 签出签入是在创建新版本的文档时,用户可以更好地控制的方法,还可以对在中签入文档时所做的更改进行批注。

您可以在文档库中配置本文中讨论的内容管理功能的设置。 若要跨解决方案中的库共享这些设置,可以创建包含内容管理设置的文档库模板。 这可确保新库将反映你的内容管理决策。

有关版本控制的详细信息,请参阅为列表或库启用和配置版本控制

计划版本控制

文档库的默认版本控制控件取决于网站集模板。 但是,你可以根据你的特定要求,为文档库配置版本控制控制。 每个文档库都可以具有一个不同的版本控制,最适合库中的文档类型。 SharePoint Server 2016 有三个版本控制选项:

  • 无版本控制      指定不保存早期版本的文档。 如果未使用版本控制,将无法检索早期版本的文档,也不会保留文档历史记录,因为不会保存文档的每个小版本附带的注释。 在包含不重要内容或永不更改内容的文档库中使用此选项。

  • 创建主要版本      指定使用简单的版本化方案(如1、2、3)保留文档的编号版本。 若要控制对存储空间的影响,可以指定要保留多少个早期版本,并从当前版本进行计数。

    在主要版本控制中,每次保存文档的新版本时,具有文档库权限的所有用户都可以查看内容。 如果您不想区分文档的草稿版本和已发布的版本,请使用此选项。 例如,在由组织中的工作组使用的文档库中,如果团队中的每个人都必须能够查看每个文档的所有迭代,则主要版本控制是一个很好的选择。

  • 创建主要版本和次要(草稿)版本      指定使用主要版本和次要版本方案(如1.0、1.1、1.2、2.0、2.1)保留文档的编号版本。 在.0中结束的版本是主要版本和以非零扩展名结尾的版本是次要版本。 以前的主要和次要版本的文档与当前版本一起保存。 若要控制对存储空间的影响,可以指定要保留多少个以前的主要版本,并从当前版本进行计数。 你还可以指定保留多少个主要版本,包括其各自的次要版本。 例如,如果你指定应保留两个主要版本的次要版本,并且当前主要版本是4.0,则将保留从3.1 开始的所有次要版本。

    在主要和次要版本控制中,具有 "读取" 权限的任何用户都可以查看文档的主要版本。 你可以指定哪些用户也可以查看次要版本。 通常,我们建议你授予权限以查看和使用可编辑项目的用户的次要版本,并限制具有读取权限的用户仅查看主要版本。

    当你希望区分可由访问群体查看的已发布内容以及尚未准备好用于发布的草稿内容时,请使用主要和次要版本控制。 例如,在用于描述组织利益的人力资源网站上,使用主要和次要版本控制来限制员工对福利说明的访问,同时对说明进行修订。

注意: 创建文档的新版本时,增量更改存储在 SQL Server 中,而不是文档的完整新副本。 这提供了最高效的存储,有助于减少整体存储需求。

规划内容审批

使用内容审批来设置内容的形式,并控制使内容可供受众使用。 例如,将内容发布为其产品或服务之一的企业可能需要在发布内容之前进行法律审阅和审批。

等待内容审批的文档草稿处于 "待定" 状态。 当审批者审阅文档并批准内容时,它将可供具有 "读取" 权限的用户查看。 文档库所有者可以为文档库启用内容审批,还可以选择将工作流与库相关联以运行审批流程。

提交文档以供审批的方式因文档库中的版本控制设置而异:

  • 无版本控制      如果未使用版本控制,并且保存对文档所做的更改,则文档的状态将变为 "已挂起"。 SharePoint Server 2016 保留文档的早期版本,以便具有 "读取" 权限的用户仍可以查看它。 在审批待定更改后,具有读取权限的用户可查看文档的新版本,并且不保留早期版本。

    如果未使用版本控制,并且将新文档上载到文档库,则会将其添加到库中的 "待定" 状态,并且在审批之前具有 "读取" 权限的用户不能查看该文档。

  • 创建主要版本      如果正在使用主要版本控制,并且保存了对文档的更改,则文档的状态将变为 "已挂起",并且以前的文档主要版本可供具有 "读取" 权限的用户进行查看。 审批文档更改后,将创建文档的新主要版本,并将其提供给具有 "读取" 权限的用户,并将以前的主要版本保存到文档的历史记录列表中。

    如果正在使用主要版本控制,并且将新文档上载到文档库,则会将其添加到库中的 "待定" 状态,并且在将其批准为版本1之前,不能查看具有 "读取" 权限的用户。

  • 创建主要版本和次要(草稿)版本      如果使用主要和次要版本控制,并且保存对文档的更改,则作者可以选择将文档的新次要版本另存为草稿或创建新的主要版本,这会将文档的状态更改为 "待定"。 审批文档更改后,将创建一个新的文档主要版本,并将其提供给具有 "读取" 权限的用户。 在主要和次要版本控制中,文档的主要版本和次要版本均保留在文档的历史记录列表中。

    如果正在使用主要和次要版本控制,并且将新文档上载到文档库,则可以将其作为版本0.1 添加到库中,也可以将其作为版本添加到库中,或者作者可以立即请求审批。 在这种情况下,文档的状态将变为 "已挂起"。

计划签出和签入

你可以要求用户先从文档库中签出文档,然后再编辑文档。 要求签出和签入的好处包括以下内容:

  • 更好地控制何时创建文档版本。 签出文档时,作者可以保存文档而不签入文档。 文档库的其他用户将无法看到这些更改,并且不会创建新版本。 只有当作者签入文档时,才会创建新版本(对其他用户可见)。 这为作者提供了更大的灵活性和控制。

  • 更好地捕获元数据。 签入文档时,作者可以编写注释来描述对文档所做的更改。 这将创建对文档所做的更改的持续历史记录。

如果你的解决方案要求用户签入和签出文档以对其进行编辑,则可以使用支持这些操作的 Office 2016 客户端应用程序中的功能。 用户可以从 Office 2016 客户端应用程序签出文档、撤消签出和签入文档。

签出文档时,用户将锁定该文档以供用户进行独占编辑。 当用户保存对此文件的编辑时,所做的更改将上载并保存到服务器。 这些更改是用户专用的,对其他人不可见。 当用户准备签入文档时,最新更改将对其他人可见并已发布。

从 Office 2016 客户端应用程序中,用户还可以通过更改内容编辑选项来选择在服务器上保留已签出的文档。

注意: 使用共同创作功能时,不应签出文档。

注意:  本页面是自动翻译的,可能包含语法错误或不准确之处。 我们的目的是使此内容能对你有所帮助。 能否告知我们此信息是否有所帮助? 下面是该参考内容的英文版

另请参阅

SharePoint 2013 中的文档管理规划

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