在 Teams 中安排会议

Teams 中的日历已连接到 Exchange 日历。 换言之,在 Outlook 中安排会议时,它将显示在 Teams 中,反之亦然。

所有使用 Teams 安排的会议都将自动成为联机会议。 正在从 Outlook 进行日程安排? 了解如何将团队添加到你的 Outlook 会议

安排会议

可通过以下几种方式在 Teams 中安排会议:

  • 选择聊天中的“安排会议“安排会议”按钮 (键入新消息的框的下方),可与聊天中的人员一起预定会议。

  • 转到应用左侧的“日历“会议”按钮 ,然后在右上角选择“新建会议”。

  • 在日历中选择时间范围。 系统将会弹开一个日程安排表单。

在日程安排表单中,可以为会议指定标题、邀请人员和添加会议详细信息。 使用“日程安排助理”查找适合每个人的时间。

Teams 新会议日常安排表单中的“日程安排助理”助手。

填写完详细信息后,选择“保存”。 此操作将关闭日程安排表单并将发送邀请到每个人的 Outlook 收件箱。

邀请组织外部的人员 

团队允许您邀请组织外部的人员,包括没有团队许可证的人员。 您需要其完整的电子邮件地址才能邀请他们。

  1. 转到显示 "添加所需与会者" 的位置。 如果任何人是可选与会者,请选择 "可选" (可选)。

  2. 键入该人员的完整电子邮件地址 (ex: Joe@example.com) 。

  3. 选择 "邀请"。 他们将收到一封电子邮件,其中包含指向会议的链接。

创建频道会议

  1. 选择“新建会议”。

  2. 在 "时间" 和 "日期" 字段下,键入频道的名称,显示 "添加频道 (") 。

将频道添加至 Teams 会议。

发送邀请后便无法编辑或添加频道。 您需要使用更新的频道发送新邀请。

注意: 

  • 在频道中召开会议时,团队中的所有人都能在该频道中看到并加入会议。

  • 此功能在专用频道中不可用。

添加完所需人员后,选择“日程安排助理”以找到最佳时间。

如果是定期会议,请打开“不重复”旁边的下拉菜单(正好位于日期下方)。 从默认选项中选择所需的频率,或选择“自定义”来创建自己的节奏。

更改日历视图

默认情况下,将向你显示工作周,并且可以从日历右上方的下拉菜单中进行更改。 此处是你的当前视图选项:

  • ”提供了专注于一天中专注于某段时间的日程视图。

  • 工作周”显示周一至周五。

  • ”显示整周。

在左上角可找到月份和年份。 选择要将日历视图更改为任何日期的月份 - 过去或未来。 根据日历视图,选择月份旁的箭头,以按日或周滚动。

选择“今天”,可返回当前日期。

注意: 日历可显示 Teams、Exchange 或 Outlook 中安排的所有内容。

右键单击可查看更多选项

右键单击日历中的活动以进行 RSVP,如果已取消,则将其删除,或者打开邀请以查看会议详细信息。 如果活动是 Teams 会议,则还可以选择“在线加入”和“与参与者进行聊天”。

Teams 中日历事件的上下文菜单。

在会议开始前 5 分钟,Teams 会议将在日历中的活动上显示一个加入按钮。 某人加入会议后,活动将更改颜色以表示他们处于在线状态。

选择“加入”可打开会议设置窗口,以在加入在线会议前确认首选的摄像机和麦克风设置。

注意: 如果日历中有重叠的会议,则加入按钮不可用。 但是仍然可以右键单击该活动,然后选择“在线加入”。

若要安排会议,请转到应用底部的“日历“会议”按钮 ,然后在右上角选择“安排会议“安排会议”按钮

转到“添加参与者向团队添加人员按钮 并选择要邀请的人员。

接下来,转到“共享到频道”:

  • 如果要在频道中举行会议,请选择相应的频道。

  • 如果不需要,请跳过它。

注意: 在频道中召开会议时,相关人员将能在该频道中看到并加入会议。

然后,设置开始和结束时间并编写活动说明。

最后,选择“完成”即可成功安排会议。

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