如何创建 FindTime 投票

FindTime是用于安排会议的 Outlook 外接程序。 组织者可以通过 FindTime 发送多个时间选项,并最大限度地减少计划中的前后电子邮件。

若要使用 FindTime 在 Outlook 中安排会议,请执行以下操作:

  1. 创建新电子邮件或选择要答复的电子邮件。

  2. 列出 "收件人" 和"抄送"中的可选参与者所需的人员。 

  3. 在 "开始" 选项卡中,选择 "答复时包含会议投票"。

    FindTime > 通过会议投票进行答复

  4. 选择会议设置:

    FindTime 会议持续时间

    • 工期:从列表中选择一个持续时间。

      • 为全天会议选择8小时。

      • 在 "时间" 下拉菜单中选择 "自定义" 以设置你自己的时间。 最长持续时间为23小时59分钟。

    • 工作时间:检查以将建议的会议时间限制为仅限工作日和仅限小时。

      注意: 默认使用的工作时间从您的管理器设置中检索,并将您的 Exchange 设置失败。 如果未找到任何设置,则它们默认为 8 am 到 5 pm。

    • 时区:选择 "时区" 下拉菜单可更改会议的时区。

      注意: 

      • 使用的时区从您的管理器设置中检索,但您可以从列表中选择一个新的时区。

      • 在年度切换显示正确时间后,将考虑夏时制时间和会议

  5. FindTime 查看与会者的日程安排(如果可用)并建议合适的会议时间。

    注意: FindTime 使用你的Office 365 商业帐户访问你的组织中的日历和与会者的日历以确定可用性。 不支持与 Office 365 帐户相关联的日历。

    使用链接对会议选项进行排序。

    FindTime 日期可用性和时间选项。

    • 可用性:首先列出最佳选项(所有必需的会议参与者都免费的时间)。 用于确定最佳选项的因素包括免费的与会者数、所需的与会者与可选与会者之间的空闲时间,以及冲突的与会者在其日历上是否有暂定或忙碌的承诺。

    • 时间:按时间顺序列出选项。

      注意:您可以使用箭头滚动浏览日期和月份。 可用天数以绿色下划线标注。 较暗的绿色表示最多选项以及较亮绿色和红色的天数表示大多数冲突。 如果未选择 "工作时间",则 "周末" 标记为 "可用"。

    • "人员" 图标显示是否需要会议参与者及其可用性。

      人脉图标键

      • 带下划线:必需

      • 绿色:可用

      • 黄色:可能正忙

      • 红色:占线

      • 灰色:未知

    • 你可以使用图标访问详细信息。

      • 选择 " "被邀请者状态" 图标 " 以打开与会者的状态栏。

      • 将鼠标悬停在每个人员图标上或查看其可用性信息。

      • 选择 " 日历图标 " 以查看您的日历。

  6. 选择几个合适的会议时间。

    • 选中时,"时间" 框更改为蓝色。

    • 您最多可以选择20次。

      所选会议选项

  7. 选择“下一步”。

  8. 输入会议位置。

    • 联机会议默认情况下处于启用状态。 选择 "联机会议" 复选框以禁用它。 

      新会议 "投票" 窗格的屏幕截图

      选择 "联机会议" 时,FindTime 将安排Skype for Business 或Microsoft Teams 会议。 FindTime 将使用您的组织设置为默认联机会议频道的任何人。 

      注意: 如果你在仪表板中保存了Skype for Business 设置,FindTime 将使用该设置,而不是 Microsoft Teams 。 如果要使用Microsoft Teams ,请删除仪表板中的 "Skype for Business " 设置。

  9. 选择 "投票设置" 并切换 "开/关" 选项。

    • 通知我有关投票更新的信息:您将在每次与会者投票时收到电子邮件。 邮件包括当前的投票状态和一个要安排的选项。

    • 安排与会者达到共识的时间:如果所有必需的与会者都投票了特定时间选项,则会自动安排日历事件。 如果有多个选项可用,将计划最早的选项。

    • 在我的日历上保留所选时间: 对于您建议的每个时间选项,entative 事件都将放置在您的日历上。 当安排或取消投票时,将删除所有保留。

      注意: 在 "选定时间" 列表中选择 "X" 后,您仍可以通过选择 " X " 删除选定的会议时间。

  10. 选择 "插入到电子邮件"。

  11. FindTime 将建议的会议时间插入到您的电子邮件中。 如有必要,请选择 "编辑选项" 以更改会议设置。

    注意: 如果进行更改并重新插入会议时间,则需要手动删除原始邀请。

  12. 选择 "发送" 以发送会议邀请并开始投票过程。

  13. 你将收到指向会议的投票页面的直接链接。

注意:  本页面是自动翻译的,可能包含语法错误或不准确之处。 我们的目的是使此内容能对你有所帮助。 能否告知我们此信息是否有所帮助? 下面是该参考内容的英文版

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