如何创建 FindTime 轮询

FindTime 是一个 Outlook 加载项,用于安排会议。 组织者可以通过 FindTime 发送多个时间选项,并将日程安排中的来回电子邮件降至最低。

若要使用 FindTime 在 Outlook 安排会议:

  1. 创建新电子邮件或选择要答复的电子邮件。

  2. 在"到"中列出会议 所需的人员 ,在"抄送"中列出可选 参与者。 

  3. 在"主页"选项卡中,选择"使用会议投票答复"。

    FindTime >会议投票答复

  4. 选择会议设置

    FindTime 会议持续时间

    • 持续时间:从列表中选择持续时间。

      • 为全天会议选择 8 小时。

      • 时间 下拉菜单中选择"自定义"以设置自己的时间。 最长持续时间为 23 小时 59 分钟。

    • 工作时间:检查以将建议的会议时间限制为仅工作天和小时。

      注意: 默认使用的工作时间从组织者设置中检索,并且未通过这些 Exchange 设置。 如果未找到任何设置,则默认为上午 8 点到下午 5 点。

    • 时区:选择时区下拉菜单以更改会议时区。

      注意: 

      • 从组织者设置中检索所使用的时区,但可以从列表中选择一个新时区。

      • 将夏令时考虑在内,每年切换后的会议显示正确的时间

  5. FindTime 将查看与会者的日程安排 ((如果) 建议合适的会议时间)。

    注意: FindTime 使用Microsoft 365 业务帐户访问你的日历和组织中与会者的日历以确定可用性。 不支持与帐户 Microsoft 365 日历。

    使用链接对会议选项进行排序。

    FindTime 日期可用性和时间选项。

    • 可用性:列出当所有必需的 (都是免费的会议参与者时) 选项。 用于确定最佳选项的因素包括有多少位与会者空闲、有多少必需与会者和可选与会者空闲、有冲突的与会者的日历上是否有暂定或忙碌的承诺。

    • 时间:按时间顺序列出选项。

      注意:可以使用箭头滚动浏览天数和月份。 可用日期带有绿色下划线。 深绿色表示选项最多的日期,较浅的绿色和红色表示冲突最多。 如果未选择"工作时间", 周末 将标记为可用。

    • 人员图标显示是否需要会议参与者及其可用性。

      人员图标键

      • 下划线:必需

      • 绿色:可用

      • 黄色:可能正忙

      • 红色:繁忙

      • 灰色:未知

    • 可以使用图标访问详细信息。

      • 选择 "被邀请者状态"图标 打开与会者的状态托盘。

      • 将鼠标悬停在每个人图标上或查看其可用性信息。

      • 选择 日历图标 以查看日历。

  6. 选择一些合适的会议时间。

    • 选中时,时间框将变蓝。

      选定的会议选项

      注意: 具有 20 个或更少建议的投票更有可能达成一致。 

  7. 选择“下一步”。

  8. 输入会议位置。

    • 默认情况下启用联机会议。 选中" 联机会议 "复选框可将其禁用。 


      "新建会议投票"窗格的屏幕截图
      选择联机会议后,FindTime 将安排Skype for Business 或Microsoft Teams 会议。 FindTime 将使用组织已设置为默认联机会议频道的任何一种。 

      注意: 如果在仪表板中保存Skype for Business 设置,FindTime 将使用该设置而不是 Microsoft Teams 。 如果要使用Microsoft Teams ,请Skype for Business 仪表板中的"设置"。

  9. 选择 "投票设置 "并切换 "开/关" 选项。

    注意: 此时,您仍然可以通过在"选定时间"列表中选择X删除所选会议 时间。

    • 通知我投票更新:每次与会者投票时,你将收到一封电子邮件。 该消息包括当前轮询状态和一个计划选项。

    • 与会者达成一致的时间安排:如果所有必需的与会者都投票支持特定的时间选项,则会自动计划日历事件。 如果有多个选项可用,将计划最早选项。

    • 保留日历上的选定时间:建议的每个时间选项的日历上都有一个暂定事件。 安排会议或取消投票时,将删除所有保留。

    • 与会者锁定投票:与会者无法建议新时间或编辑其他与会者。

    • 要求与会者验证其身份:为帮助防止匿名投票,与会者需要在投票前进行身份验证。

    • 使用 FindTime 语言的电子邮件通知:使用 FindTime 的语言将用来发送相关的电子邮件通知。 否则,这些通知会以英语发送。

  10. 选择"插入电子邮件"。

  11. FindTime 将建议的会议时间插入到电子邮件中。 如有必要 ,选择 "编辑选项"以更改会议设置。

    注意: 如果进行更改并重新插入会议时间,则需要手动删除原始邀请。

  12. 选择 " 发送"以发送会议邀请并启动投票过程。

  13. 你将收到指向会议投票页面的直接链接。

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