安排和他人的会议

安排和他人的会议

可向一个或多个人发送会议请求。 Outlook 将跟踪接受请求的人员,并在日历上为会议保留时间。 创建会议请求时,你可以添加附件、设置位置并使用日程安排助理选择最佳会议时间。

安排会议

  1. 通过以下方式之一创建会议请求:

    • 在收件箱中,选择“新建项目”>“会议”,或者使用键盘快捷方式 Ctrl + Shift + Q

      若要安排会议,请在“开始”选项卡的“新建”组中,选择“新建项目”,然后选择“会议”。

    • 在日历中,选择“新建会议”,或者使用键盘快捷方式 Ctrl + Shift + Q

      功能区上的“新建会议”命令

    • 从收件箱中的电子邮件中,选择“会议答复”按钮。

      在电子邮件中,选择“会议答复”。
  2. 通过以下两种方式之一添加与会者:

    • 将与会者添加到会议请求的“收件人”行中,然后跳到步骤 4。

    • 如果你使用的是 Microsoft 365 或 Exchange 帐户,请使用“日程安排助理”查看与会者日程安排。

  3. 在“日程安排助理”中,单击你的姓名下的框,键入与会者的姓名或电子邮件地址,或者单击“添加与会者”按钮以显示你的通讯簿。

    单击“日程安排助理”中与会者姓名旁边的图标,将特定与会者标记为“必需的与会者”、“可选的与会者”或“资源”。 当你开始键入与会者的姓名时,Outlook 将根据你最近与其召开会议或收发电子邮件的人员为你提供建议。 从列表中选择一个姓名以添加与会者。

    可将与会者标记为“必需”或“可选”。
  4. 添加会议主题、开始时间和结束时间以及位置。

    在 Outlook 2016 和 Outlook for Microsoft 365 中,可开始键入位置的名称,例如“第四咖啡店”或“会议室 23”,Outlook 将查找位置匹配项。 选择其中一个建议来选择该位置,或继续键入以输入其他位置。

    提示: 如果你使用的是 Microsoft Exchange 帐户 或 Microsoft 365 电子邮件帐户,请单击“日程安排助理”,然后单击“会议室查找工具”以检查可用性并保留会议室。 有关详细信息,请参阅在 Outlook 中对会议使用“日程安排助理”和“会议室查找工具”

  5. 若要将文件附加到会议请求,请在“插入”菜单上,选择“附加文件”,然后选择要添加的文件。

  6. 如果不想使其成为定期会议,请单击“发送”。 否则,请参阅创建定期会议

如果使用的是 Outlook for iOS,则你的移动设备可以提醒你何时需要离开以按时赴约。

启用“出发时间”

  1. 从 Outlook for iOS 中,选择“设置”>“出发时间”。

  2. 选择支持的帐户,然后使用滑块来启用出发时间。

注意: 出发时间尚不可用于 Outlook for Android。 仅支持 Microsoft 365、Outlook.com 和某些 Gmail 帐户。

阻止与会者转发会议

如果使用的是 Microsoft 365,则当你创建会议请求时,你可以阻止会议与会者将会议请求转发给其他人。 升级到版本 1808 后,当前频道客户可以使用此新选项。

  • 在发送会议请求之前,请选择“响应选项”>“允许转发”以切换与会者转发会议请求的能力。

若要了解详细信息,请参阅阻止转发会议

  1. 单击“会议”>“重复周期”。

    功能区上的“周期”命令

    注意: 使用键盘快捷方式 Ctrl + G 安排会议定期重复。

  2. 选择所需的定期模式选项,然后单击“确定”。

    注意: 为会议请求添加定期模式时,“会议”选项卡将更改为“会议系列”。

  3. 若要发送会议请求,请单击“发送”。

向现有会议添加人员

可向现有会议添加其他与会者。

如果你是会议所有者:

  1. 双击打开会议,然后使用“收件人”行或“日程安排助理”将一个或多个人员添加到会议。

  2. 单击“发送”,然后选择下列选项之一:

    • 仅将更新发送到添加或删除的与会者。

    • 将更新发送给所有与会者。

如果你不是会议所有者

  1. 打开会议请求。 在功能区上的“响应”组中,选择“响应”,然后选择“转发”。 将一个或多个收件人添加到会议请求。

  2. 单击“发送”。 会议所有者将收到通知,告知你已将会议请求转发给其他人。 有关详细信息,请参阅转发会议

及早结束会议

如果使用的是 Outlook for Microsoft 365,则现在可以让 Outlook 提前几分钟结束会议。 这可以帮助你在会议之间增加差旅时间。 你可以为一小时以下的会议和一小时以上的会议选择不同的持续时间。

  1. 选择“文件”>“选项”>“日历”>“日历选项

  2. 选中“提早结束约会和会议”选项。

    “日历选项”对话框,已选中“提前结束约会和会议”复选框
  3. 使用下拉列表为一小时以下的会议和一小时或以上的会议选择分钟数,然后单击确定

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