对工作表中的数据进行分级显示(分组)

如果要对数据列表进行分组和汇总,可以创建最多八个级别的分级显示。 每个内部级别在分级显示符号中由较大的数字表示,它们分别显示其前一外部级别的明细数据,这些外部级别在分级显示符号中均由较小的数字表示。 使用分级显示可以对数据分组并快速显示汇总行或汇总列,或者显示每组的明细数据。 可创建行的分级显示(如下面示例所示)、列的分级显示或者行和列的分级显示。

1. 若要显示某一级别的行,请单击相应的 1 2 3 分级显示符号。

2.  第 1 级包含所有明细数据行的总销售额。

3.  第 2 级包含每个区域中每个月的总销售额。

4. 级别 3 包含明细数据行 - 本例中为第 17 到第 20 行。

5. 若要展开或折叠分级显示的数据,请单击 加号减号 分级显示符号,或按 Alt+SHIFT+= 展开,按 Alt+Shift+- 可折叠。

  1. 确保要分级显示的数据的每一列的第一行(例如 (区域) )中都有一个标签,在每列中都包含类似的事实,并且要分级显示的区域没有空白行或空白列。

  2. 如果需要,分组的详细信息行可以有相应的汇总行-小计。 若要创建这些项,请执行下列操作之一:

    • 使用“分类汇总”命令插入汇总行    

      使用“分类汇总”命令,可在每组明细行的紧下方或上方插入 SUBTOTAL 函数,并自动为您创建分级显示。 有关使用 Subtotal 函数的详细信息,请参阅 SUBTOTAL 函数

    • 插入自己的汇总行    

      在每组明细行的紧下方或紧上方插入您的含有公式的汇总行。 例如,在三月和四月销售数据行的下方(或上方),使用 SUM 函数对这两个月的销售额进行分类汇总。 本主题稍后将显示此示例表格。

  3. 默认情况下,Excel 在汇总的详细信息下方查找汇总行,但可以创建在详细信息行上方的汇总行。 如果创建了详细信息下方的汇总行,请跳到步骤 4 (的下一) 。 如果在详细信息行上方创建了汇总行,请在"数据"选项卡上的"大纲"组中单击对话框启动器。

    在“分级显示”组中,单击对话框启动器

    "设置"对话框随即打开。

    大纲的"设置"对话框

    然后在"设置"对话框中,清除详细信息下方的"摘要行"复选框,然后单击"确定"。

  4. 分级显示数据。 请执行下列操作之一:

    自动分级显示数据

    1. 选择要分级显示单元格区域中的单元格。

    2. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分组”下的箭头,然后单击“自动建立分级显示”。

      单击“分组”下方的箭头,然后单击“自动建立分级显示”

    手动分级显示数据

    重要: 在手动组合分级显示级别时,最好显示出所有数据以避免执行错误的行组合。

    1. 若要分级显示外部组 (级别 1) ,请选择外部组将包含的所有行 (即详细信息行,如果添加了明细数据行,则选择其摘要行) 。

      准备创建外部组的数据选择

      1. 第一行包含标签,未选中。

      2. 由于这是外部组,因此请选择包含小计和详细信息的所有行。

      3. 不要选择总计。

    2. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分组”。 然后在"组"对话框中,单击"行",然后单击"确定"。

      提示: 如果选择整行而不是仅选择单元格,Excel 会自动按行分组 - 甚至不会打开"分组"对话框。

      单击“行”,然后单击“确定”

      分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

    3. 或者,分级显示一个内部嵌套组,即给定数据部分的明细数据行。

      注意: 如果不需要创建任何内部组,请跳到下面的步骤 f。

      对于每个内部嵌套组,请选择与包含汇总行的行相邻的明细数据行。

      选择在层次结构中的级别 2 分组的数据。

      1. 可以在每个内部级别创建多个组。 此处,两个部分已在级别 2 分组。

      2. 此分区已选中并可供分组。

      3. 不要为要分组的数据选择汇总行。

    4. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分组”。

      单击“数据”选项卡上的“分组”

      然后在"组"对话框中,单击"行",然后单击"确定"。 分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

      提示: 如果选择整行而不是仅选择单元格,Excel 会自动按行分组 - 甚至不会打开"分组"对话框。

    5. 继续选择并组合内部行,直到创建了分级显示中需要的所有级别。

    6. 如果要对行取消组合,请选中这些行,然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“取消组合”。

      还可以取消组合分级显示的各个部分,而不删除整个级别。 按住 SHIFT 的同时单击组的 加号框减号框 ,然后在"数据"选项卡上的"大纲"组中单击"取消组合"。

      重要: 如果在明细数据处于隐藏状态时对分级显示取消组合,则明细数据行可能仍然隐藏。 要显示数据,请拖动与隐藏的行相邻的可见行号。 然后在"开始"选项卡上的"单元格"组中,单击"格式",指向"隐藏"&取消隐藏,然后单击"取消隐藏行"。

  1. 确保要分级显示的每行数据在第一列中都有一个标签,在每行中都含有相似的内容,并且该区域不包含空白行或空白列。

  2. 在每组明细列的紧右侧或紧左侧插入自己的带公式的汇总列。 下面的步骤 4 所列的表格为所示的示例。

    注意: 要按列分级显示数据,必须插入汇总列,并使其包含的公式引用该组中每个明细列中的单元格。

  3. 如果汇总列位于明细数据列的左侧,请在"数据"选项卡上的"大纲"组中单击对话框启动器。

    在“分级显示”组中,单击对话框启动器

    "设置"对话框随即打开。

    大纲的"设置"对话框

    然后在"设置"对话框中,清除详细信息右边的"摘要列"复选框,然后单击"确定"。

  4. 若要分级显示数据,请执行下列操作之一:

    自动分级显示数据

    1. 选择区域中的单元格。

    2. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分组”下的箭头,然后单击“自动建立分级显示”。

    手动分级显示数据

    重要: 在手动组合分级显示级别时,最好显示出所有数据以避免执行错误的列组合。

    1. 若要分级显示级别 1 (外部组) ,请选择所有从属摘要列及其相关详细信息数据。

      按列排列的数据进行分组

      1. 列 A 包含标签。

      2. 选择所有明细和小计列。 请注意,如果未选择整列,单击"大纲"组 ("数据"选项卡上的"分组") "组"对话框将打开,并要求选择"行"或"列"。

      3. 不要选择总计列。

    2. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分组”。

      单击“数据”选项卡上的“分组”

      大纲符号显示在组上方。

    3. 若要分级显示内部嵌套的详细信息列 (级别 2 或) ,请选择与包含汇总列的列相邻的详细信息列。

      按列分组的数据

      1. 可以在每个内部级别创建多个组。 此处,两个部分已在级别 2 分组。

      2. 这些列已选中并可供分组。 请注意,如果未选择整列,单击"大纲"组 ("数据"选项卡上的"分组") "组"对话框将打开,并要求选择"行"或"列"。

      3. 不要为要分组的数据选择汇总列。

    4. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分组”。

      单击“数据”选项卡上的“分组”

      分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

  5. 继续选择并组合内部列,直到创建了分级显示中需要的所有级别。

  6. 如果要对列取消组合,请选中这些列,然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“取消组合”。

在“数据”选项卡上,单击“取消组合”

还可以取消组合分级显示的各个部分,而不删除整个级别。 按住 SHIFT 的同时单击组的 加号框减号框 ,然后在"数据"选项卡上的"大纲"组中单击"取消组合"。

如果在明细数据处于隐藏状态时对分级显示取消组合,则明细数据列可能仍然隐藏。 要显示数据,请拖动与隐藏的列相邻的可见列标。 在“开始”选项卡上的“单元格”组中,单击“格式”,指向“隐藏和取消隐藏”,然后单击“取消隐藏列

  1. 如果没有看到大纲符号 1 2 3加号减号 ,请转到"文件>选项> 高级",然后在此工作表分区的"显示选项"下,选中"如果应用了大纲,则显示大纲符号"复选框,然后单击"确定"。

  2. 执行下列一项或多项操作:

    • 显示或隐藏组的明细数据    

      若要显示组内的详细信息数据,请单击组的 加号 按钮,或按 Alt+Shift+=

    • 若要隐藏组的详细信息数据,请单击组的 减号 按钮,或按 Alt+Shift+-

    • 展开或折叠特定级别的整个分级显示    

      1 2 3 分级显示符号中,单击要添加的级别数。 处于较低级别的明细数据将变为隐藏状态。

      例如,如果一个分级显示包含四个级别,则单击 3 可隐藏第四个级别,同时显示其他级别。

    • 显示或隐藏所有分级显示的明细数据    

      若要显示所有明细数据,请单击 1 2 3 分级显示符号中的最低级别。 例如,如果存在三个级别,请单击 3

    • 若要隐藏所有明细数据,请单击 1

对于分级显示行,Microsoft Excel 使用 RowLevel_1 和 RowLevel_2 之类的样式。 对于分级显示列,Excel 则使用 ColLevel_1 和 ColLevel_2 之类的样式。 这些样式使用加粗、倾斜及其他文本格式来区分数据中的汇总行或汇总列。 通过更改每个样式的定义方式,可以应用不同的文本和单元格格式,进而自定义分级显示的外观。 无论在分级显示的创建过程中,还是在创建完毕之后,都可以向分级显示应用样式。

执行下列一项或多项操作:

自动将样式应用于新的汇总行或列    

  1. 在" 数据" 选项卡上的"大纲 " 组中,单击对话框启动器。

    在“分级显示”组中,单击对话框启动器

    "设置"对话框随即打开。

    大纲的"设置"对话框

  2. 选中“自动设置样式”复选框。

对现有的汇总行或汇总列应用样式    

  1. 选择要应用样式的单元格。

  2. 在" 数据" 选项卡上的"大纲 " 组中,单击对话框启动器。

    在“分级显示”组中,单击对话框启动器

    "设置"对话框随即打开。

    大纲的"设置"对话框

  3. 选中"自动样式"复选框,然后单击"应用样式"。

    选中了"自动样式"的"设置"对话框

还可以使用自动套用格式来设置分级显示数据的格式。

  1. 如果没有看到大纲符号 1 2 3加号减号 ,请转到"文件 > 选项>高级",然后在此工作表分区的"显示选项"下,选中"如果应用了大纲,则显示大纲符号"复选框。

  2. 使用分级显示符号 1 2 3减号加号 来隐藏不需要复制的明细数据。

    有关详细信息,请参阅显示或隐藏分级显示的数据部分。

  3. 选择汇总行的区域。

  4. 在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“查找和选择”,然后单击“定位”。

    单击“查找和选择”,然后单击“定位”

  5. 单击“定位条件”。

  6. 单击“可见单元格”。

  7. 单击“确定”,然后复制数据。

注意: 隐藏或删除分级显示时,不会删除任何数据。

隐藏分级显示

  • 转到"文件>选项">",然后在此工作表分区的"显示选项"下,取消选中"如果应用了大纲,则显示大纲符号"复选框。

删除分级显示

  1. 单击工作表。

  2. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“取消组合”,然后单击“清除分级显示”。

    单击“取消组合”,然后单击“清除分级显示”

    重要: 如果在明细数据处于隐藏状态时删除了分级显示,则明细数据行或列可能仍然隐藏。 要显示数据,请拖动与隐藏的行和列相邻的可见行号或列标。 在“开始”选项卡上的“单元格”组中,单击“格式”,指向“隐藏和取消隐藏”,然后单击“取消隐藏行”或“取消隐藏列”。

假设您要为数据创建一个汇总报表,并在其中仅显示总计,同时附有这些总计的图表。 一般而言,您可以执行下列操作:

  1. 创建摘要报表

    1. 分级显示数据。

      有关详细信息,请参阅创建行的分级显示创建列的分级显示部分。

    2. 通过单击大纲符号 1 2 3 加号减号 来仅显示总计,如以下行轮廓示例所示:

      仅显示汇总行的分级显示列表

    3. 有关详细信息,请参阅显示或隐藏分级显示的数据部分。

  2. 绘制摘要报表图表

    1. 选择要绘制图表的汇总数据。

      例如,若要仅绘制林丹和李小强的总计,而不是总计,请选择单元格 A1 到 C19,如上例所示。

    2. 单击">图表>推荐的图表,然后单击"所有图表"选项卡并选择图表类型。

      "插入图表"对话框

      例如,如果选择"簇状柱形图"选项,则图表将如下所示:

      用分类汇总数据创建的图表

      如果显示或隐藏分级显示数据列表中的明细,图表也会随之更新以显示或隐藏这些数据。

可以在行 (中对) 和列进行分组或 Excel 网页版 。

注意: 尽管可以使用 SUM 或 SUBTOTAL) 等函数将汇总行或列添加到数据 (,但是不能在 Excel 网页版 中应用样式或设置汇总行和列的位置。

创建行或列的分级显示

Excel Online 中行的轮廓

Excel Online 中列的大纲

Excel Online 中行的轮廓

  1. 第一列包含标签。

  2. 明细数据行和汇总行在大纲中分组。

  3. 总计未在大纲中分组。

Excel Online 中列的大纲

  1. 第一行包含标签。

  2. 明细数据列和汇总列在大纲中分组。

  3. 总计未在大纲中分组。

  1. 确保要分级显示的数据的每一列 (或行) 的第一行 (或第) 列中都有一个标签,在每一列 (或第) 行中包含类似的事实,并且区域没有空白行或空列。

  2. 选择包含 (汇总行或列的数据) 。

  3. 在"数据"选项卡上的"大纲"组中,单击"分组>行或列。

  4. (可选)如果要分级显示内部嵌套组,请选择分级显示的数据范围内的行或列,然后重复步骤 3。

  5. 继续选择和分组内部行或列,直到在大纲中创建所有需要的级别。

取消组合行或列

  • 若要取消组合,请选择行或列,然后在"数据"选项卡上的"大纲"组中单击"取消组合",然后选择"取消组合行"或"取消组合列"。

显示或隐藏分级显示的数据

执行下列一项或多项操作:

显示或隐藏组的明细数据    

  • 若要显示组内的详细信息数据,请单击 加号 组的详细信息,或按 Alt+Shift+=

  • 若要隐藏组的详细信息数据,请单击 减号 的详细信息,或按 Alt+Shift+-

展开或折叠特定级别的整个分级显示    

  • 1 2 3 分级显示符号中,单击要添加的级别数。 处于较低级别的明细数据将变为隐藏状态。

  • 例如,如果一个分级显示包含四个级别,则单击 3 可隐藏第四个级别,同时显示其他级别。

显示或隐藏所有分级显示的明细数据    

  • 若要显示所有明细数据,请单击 1 2 3 分级显示符号中的最低级别。 例如,如果存在三个级别,请单击 3

  • 若要隐藏所有明细数据,请单击 1

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另请参阅

对数据透视表中的数据进行分组或取消分组

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