对文本、数字或日期值上的记录进行排序

对数据排序可以在使报表或窗体有效且易于使用方面扮演重要角色。 例如,按字母顺序或单价列出产品的产品目录比按随机顺序列出商品的产品目录更易于使用。

本主题介绍如何在查看和设计表、查询、窗体或报表时对记录进行排序。

本文内容

简介

可以针对一个或多个字段对表、查询、窗体或报表的记录进行排序。 只需最少的设计工作,您和窗体或报表的用户就可以选择记录排序方式。

例如,设计产品目录报表时,可以选择按字母顺序列出产品。 设计对象时选择的顺序将成为对象的默认排序顺序。 但是,查看查询或报表时,每个用户都可以按照自己需要的方式(例如按价格或按供应商)对记录进行排序。

注意: 视图可以在视图中显示的任何字段上排序,但包含附件或 OLE 对象的字段除外。

可以通过对多个字段上的记录进行排序来微调结果。 对多个字段排序时,必须确定什么是最外层和最内层的排序字段。 若要获取所需结果,需要将相应的字段指定为内部和外部排序字段。 例如,假设你要对"名字"和"姓氏"字段上的"联系人"表进行排序。 如果希望名字从 A 到 Z 排序 (Z 到 A) 姓氏中,名字是最内层的字段。 另一方面,如果希望姓氏在每个名字中排序,则姓氏是最内层的字段。 换来说之,记录首先 (LastName) 最外层,然后 (FirstName 字段) 最内层。

最内层和最外层的排序字段

1. LastName 是最外侧的字段,FirstName 是最内层的字段

2. FirstName 是最外侧的字段,LastName 是最内层的字段

应用排序顺序时要记住的一件事是,数字、文本和特殊字符根据计算机的所选语言和区域设置进行排序。 如果在"访问选项"对话框中指定的语言和区域设置与控制面板中指定的语言和区域设置不匹配,则生成的排序顺序可能与预期不匹配。

查看或更改默认语言或区域

若要在 Access 中查看语言设置,请单击"文件>选项" 在"创建数据库"下的"常规"选项卡上,查看或更改"新建数据库排序顺序列表"框中的值。 如果要使用以下语言之一,将选项设置为"常规":荷兰语、塞尔维亚语、阿拉伯语、巴斯克语 (巴斯克语) 、保加利亚语、白俄罗斯语、加泰罗尼亚语、荷兰语、英语、法罗语、法西语、德语标准、希腊语、希伯来语、印地语、印度尼西亚语、意大利语、马来语、葡萄牙语、俄语、塞尔维亚语、斯瓦希里语和 Urdu。 请注意,此设置仅影响新数据库。 若要将此设置应用于现有数据库,请 首先压缩 数据库。

压缩数据库:

  • 单击 "数据库工具 > 压缩和修复数据库"。

若要查看计算机的区域设置,请参阅"更改 Windows 区域设置"以 修改某些数据类型的外观

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对视图中的记录进行排序

注意: 在 Access 中,对报表进行排序与对表、查询或窗体排序略有不同。

对报表进行排序

对表、查询或窗体进行排序

对报表进行排序

  1. 在布局视图或设计视图中打开报表。

  2. 如果"分组、排序和总计"窗格未打开,请在"布局"视图的"格式"选项卡上的"分组 & 总计"组中 (,或单击"设计视图") 中的"设计"选项卡上,单击"分组&排序"。

  3. 执行下列操作之一:

    • 如果报表未分组或排序,请单击"分组、排序和总计"窗格中的"添加组",然后选择最外部的排序字段。 单击第二个下拉箭头并选择值排序顺序。 单击"更多",然后单击标题部分右侧箭头,然后选择不带标题节的箭头。 对每个排序字段重复这些步骤,最内部排序字段显示在底部。

    • 如果报表已分组或排序,请查看现有级别并仔细进行更改。 若要更改字段,请使用第一个下拉箭头。 若要更改顺序,请单击第二个下拉箭头。 若要将分组级别更改为仅排序级别,请更改页眉 ,更改为 不带标头节

提示: 若要对单个字段上的报表进行排序,请在布局视图中打开报表,右键单击该字段,然后选择您需要的排序命令。 例如,如果选择"年龄"字段,请单击"从小到大"或"按从大到小排序"。 但是,如果报表已分组,或者想要对多个字段进行排序,则必须使用"分组、排序和总计 " 窗格。

对表、查询或窗体进行排序

  1. 确定要排序的字段。 若要对两个或多个字段进行排序,请标识充当最内层和最外层的排序字段的字段。

  2. 右键单击列或控件中与最内层字段对应的任意位置,然后单击其中一个排序命令。 命令因所选字段中的数据类型而异。

    注意: 对属于"是/否"数据类型 字段的数据进行排序时,值为"是"、"True"或"On"被视为"已选择",值为"否"、"False"或"关"被视为"已清除"。 此类型的字段的默认显示是一个复选框,但您可以设置为显示为文本框或组合框。 如果将此类型的字段的显示更改为文本框或组合框,它仍然按"已选择"或"已清除"排序。

    排序选项

    1. 数字、货币、自动编号

    2. 短文本 (文本) 、长文本 (备注) 超链接

    3. 是/否

    4. 日期/时间

  3. 对每个排序字段重复上一步,以最外部的排序字段结尾。

    重新排列记录以匹配排序顺序。

    注意: 如果文本字段包含 null 和零长度字符串,则按升序排序时,将首先列出具有 null 值的记录,然后列出具有零长度字符串的记录,然后列出具有非空值的记录。

    了解在排序期间如何处理特殊字符、前导空格和负值

    如果字段中的值以特殊字符(如连字符、括号或其他符号)开头,则按升序排序时将观察到以下行为:

    • 以空格字符开始的值将显示在字母数字值之前。

    • 括在引号中的值遵循以空格开始但位于字母数字值之前的值。

    • 以减号为 (的值 -) 以加号 + (表示) 的值。

    • 对于所有其他符号,通过查看字符的 ASCII 字符代码来确定顺序。 例如,美元符号 ($) 的代码为 36,等号 (=) 的代码为 61,因此以 $ 开始的值显示在以 =开始的值之前。

      若要替代此顺序,可以选择忽略字段中所有值的第一个字符。 如果字段中的值始终以单个特殊字符(如减号)或相同数量的特殊字符开始,则此方法有效 - 这样,你知道要忽略的字符数。 有关如何对部分值进行排序的分步信息,请参阅基于字段中的部分值对 记录进行排序一文。 如果要忽略的字符数各不相同,可以指定自定义排序顺序。 有关分步信息,请参阅文章"按自定义顺序对记录进行排序"。

请记住,不能只删除单个字段的排序顺序。 若要从所有排序字段中删除排序,请在"开始"选项卡上的"排序&筛选"组中,单击"清除所有排序",然后应用您需要的排序顺序。

其他排序方案    

使用排序命令时,数据类型字段的字段值和每个字段的完整值用于确定记录的顺序。 但是,如果希望文本值(如星期一、星期二等)按自定义顺序排序,而不是按字母顺序排序,又如何? 或者,想要对包含 IP 地址的文本字段进行排序? 如果排序命令不满足排序需求,请参阅以下主题:

  • 基于字段中的部分值对记录排序 想要基于字段中的前几个或最后几个字符对记录进行排序? 如果你习惯编写简单的表达式,请参阅本主题,其中介绍了如何使用表达式提取部分值。

  • 按区分大小写次序对记录排序 Access 将忽略文本值的大小写。 例如,将值 smithSmith 视为完全相同,并且你无法控制哪个值将首先出现。 如果要执行区分大小写的排序,请参阅本主题。

  • 按存储在文本字段中的数值对记录排序 是否看到按各个数字而不是数值排序的记录? 例如,如果值 11 和 121 的记录显示在值为 2 或 25 的记录之前,请参阅本文。

  • 按自定义顺序对记录进行排序 如果要按对 (星期一、星期二等日期的名称) 或员工职务 (经理、经理) 等特定值进行排序,请参阅本文。

  • 对 IP 地址排序 存储 IP 地址的字段包含多个数字和句 (。) ,因此简单的文本或数字排序对 IP 地址不起作用。 请参阅本主题,了解如何对 IP 地址进行排序。

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删除排序顺序

  • 若要从表、查询或窗体中删除排序顺序,请在"开始"选项卡上的"排序和筛选&,单击"清除所有排序"。

    这将从视图中的所有字段中删除排序顺序。

  • To remove a sort order from a report, open the Group, Sort, and Total pane by clicking Group & Sort in the Grouping & Totals group (on the Format tab in Layout view, on the Design tab in Design view). 然后,单击要删除的排序级别,然后单击"删除"。 与排序字段对应的条目以单词 "排序方式"开始。 避免删除以 Group by为起点的条目,因为这会更改报表的设计。

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使用对象保存排序顺序

最后应用的排序顺序会自动与表、查询、窗体或报表一起保存。 如果希望下次打开对象时自动应用该对象,请确保对象的OrderByOnLoad属性设置为"是"。

由于上次应用的排序顺序会时而更改,因此你可能希望定义一个永久 (或默认) 排序顺序。 可以指定查询或报表的默认排序顺序。 需要注意的是,尽管默认排序顺序不会被当前或上次保存的排序顺序覆盖,但它仅在从视图中删除当前或上次保存的排序顺序时生效。

  • 若要定义查询的默认排序顺序,请在设计视图中打开它。 将排序字段添加到设计网格,在"排序"行中指定需要的顺序。

  • 若要定义报表的默认排序顺序,请使用布局或设计视图中的"分组、 排序 和总计"窗格。 有关分步信息,请参阅"对 报表排序"部分

若要查看按默认排序顺序排序的记录,请在"开始"选项卡上的"排序&"组中,单击"清除所有排序"。 这会从视图中删除当前或上次保存的筛选器,并允许您按默认顺序查看记录。

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