对 Excel 使用 Access 的10大理由

使用 Office 系列产品时,应该使用 Excel 还是使用 Access 来管理表格数据? 一篇随行 文章(使用 Access或 Excel 管理数据)讨论了每种产品的好处及其在表格中带来的好处。 但为什么要在一个或另一个之间选择? 如果将数据存储在 Access 中,然后从 Excel 连接到它,则两者都从中受益。 下面是将 Excel 和 Access 一起使用的十大理由。

虽然 Excel 不是数据库,但它广泛用于存储数据,并且通常用于解决简单的数据库问题。 但是,Excel 是平面文件数据库,而不是关系数据库。 当简单表需要演变为多个相关数据表时,Access 是信息工作者快速创建数据库应用程序的第一选择。 Access 始终是一个很好的"数据登陆平台",用于收集和合并整个企业的不同数据,其中很多数据位于 Excel 工作簿内。 数据进入 Access 后,可以添加更多表并联接它们、创建查询 (或数据) 视图、构建数据结构和定义数据类型以帮助确保数据完整性、在许多用户之间共享和更新数据,以及创建功能强大的报表和窗体。

与 Excel 的简单电子表格布局不同,Access 的整理方式与几个相关的对象不同,这些对象最初可能看起来令人生畏。 但是,使用 Access 不需要是专家。 Access 专为所有类型的用户设计,你只需在需要的时候才能访问它。

一次后退 Access 层。

访问层

1. 通过三种方式使用 Access:偶尔使用用户、Power 用户或开发人员。

2. 表、查询、窗体和报表彼此构建,构成数据库应用程序的核心。

3. 偶尔用户具有向导、属性生成器、Office Fluent 用户界面和类似 Excel 的功能,可快速完成工作。

4. Power 用户具有宏、属性窗格、表达式和数据库设计工具,可以深入探讨和执行更多操作。

5. 开发人员可以使用模块和开发 VBA 代码来创建自定义数据库解决方案和部署运行时应用程序。

将 excel 数据复制到 access

入门的一个好方法就是将数据从 Excel 复制到 Access。 您可以创建 Access 表,并可在数据表视图中显示该表,该视图与 Excel 工作表非常类似。 可以在数据表视图中执行常见的表创建任务,例如数据类型字段、字段名称或新字段。 例如,如果在空白字段中输入日期,Access 将设置该字段数据类型日期/时间值。 如果输入名称等文本,Access 将文本数据类型字段。 如果要移动字段,只需单击并拖动它。

从 Excel 复制数据并将其粘贴到 Access 中时,甚至无需先创建表,也无需在数据表视图中打开表。 Access 会自动询问数据是否包含标头,正确猜测数据类型,并创建 Access 表。 它不能更简单。

有关详细信息,请参阅"打开空白数据表"。

将 excel 数据链接到 access

获得 Excel 和 Access 优势的最简单方法之一是将 Excel 工作表链接到 Access 表。 计划将数据保留到 Excel 中时,请使用 Access 链接,同时定期利用许多 Access 功能中的一些功能,例如报告和查询。 从 Access 链接数据,而不是从 Excel 链接数据。

Access 支持两种完全不同的数据库表创建方法。 用户可以创建新的本机表以将数据存储在 Access 数据库中,也可以创建指向 Access 数据库外部现有数据的链接。 链接表中的数据以许多方式显示和行为,就像本机表一样。 链接表管理器向导可帮助您跟踪、查找和更新 Excel 工作表或其他数据源(如果移动且链接中断)。

链接到 Excel 工作表或命名区域时,Access 将创建链接到 Excel 数据的新表。 如果要添加、编辑或删除数据,您可以在 Excel 中进行更改,并刷新 (或重新查询) Access 表中的数据。 但是,不能在 Access 中编辑表的内容。 将数据链接到 Excel 后,您可以在 Access 中创建报表、查询和只读窗体。

有关详细信息,请参阅"导入或链接到 Excel 工作簿中的数据"。

将 Excel 中的数据导入到 Access

如果决定剪切数据线,可以通过将数据导入 Access 将数据移动到 Excel。 请注意,单词 import 在 Excel 和 Access 之间具有两种不同的含义。 在 Excel 中,导入 (或) 时,与可以刷新的数据建立永久连接。 在 Access 中,导入时,将数据导入 Access 一次,但没有永久性数据连接。 导入数据时,Access 将数据存储在新表或现有表中,而不更改 Excel 中的数据。 在 Access 中,可以通过一个操作导入 Excel 工作簿中的任意或所有工作表。

导入向导将引导你完成导入步骤,并帮助你决定是否更改数据类型和添加标头。 如果在导入数据时遇到错误,Access 会发出警报,并会将错误保存在表中,以便可以快速查找和更正错误。 例如,可能有一个字母数字邮政编码深藏于你认为所有数字的列中,或者检测到主键字段的重复 ID。 您可以在 Excel 工作簿中进行更改,然后重新导入数据,或在新的 Access 表中进行更改。 完成操作后,可以保存已使用的步骤,甚至可以创建 Outlook 任务来提醒你何时定期执行导入操作。

导入数据后,它现在是 Access 的本机数据,可以使用数据表和窗体添加、编辑和删除数据。 导入数据后,您可以决定是否从 Excel 中删除数据。 通常,建议只有一个位置来更新数据。

注意: 将数据从 Excel 导入 Access 不会导入公式,只会导入这些公式的结果。

有关详细信息,请参阅:

连接以访问 excel 数据

您也可以将 Access 数据重新连接到 Excel。 为此,在 Excel 中创建一个连接(通常存储在 Office 数据连接文件 (.odc) 中)到 Access 数据库,然后从表或查询中检索所有数据。 连接到数据后,每当使用新 (更新数据库) ,您也可以从原始 Access 数据库自动刷新或更新 Excel 工作簿。

有关详细信息,请参阅:

采用表格式布局的员工报表

一旦数据位于 Access 中,就可以利用一系列令人赞叹的报表创建和自定义工具。 只想单击几下鼠标即可创建报表? 使用报表向导。 想要使用实时数据实时设计和修改报表布局、移动数据块和调整其大小、添加和删除字段,以及生成更改时立即看到更改? 使用布局视图。 想要与报表交互以搜索、筛选和排序实时数据? 使用"报表"视图。 想要自行添加命令按钮、页码、图片、超链接和具有专业水准的样式? 使用功能区"设计"选项卡上"控件和布局"组中许多控件向导和库。 使用 Access 可以轻松创建简单的报表、分组和摘要报表、邮件标签、图形报表和子报表。

创建报表后,使用 Access 以电子方式分发报表。 例如,您可以使用电子邮件发送报表,或将报表保存为不同格式(如 Access 快照或 PDF 文件)以将其添加到网页或 SharePoint 网站。

有关详细信息,请参阅:

示例表单

一旦数据位于 Access 中,就可以利用许多表单创建和自定义工具。 想要创建一个只需单击几下鼠标的表单? 使用窗体向导。 想要使用实时数据实时设计和修改窗体布局、移动数据块和调整其大小、添加和删除字段,以及生成更改时立即看到更改? 使用布局视图。 想要自行添加命令按钮、列表框、组合框、选项组、图片、输入掩码、图表、超链接和具有专业水准的样式? 使用功能区"设计"选项卡上"控件和布局"组中许多控件向导和库。 通过使用 Access,可以轻松创建简单的窗体、选项卡式窗体、连续窗体、弹出窗体、模式对话框和子窗体。

在 Access 中,可以轻松创建一个拆分窗体,该分割窗体显示已同步的数据表和窗体视图,以便同时利用这两者。 创建经过完善后的窗体后,使用窗体底部的标准导航按钮和搜索框可以轻松滚动、筛选甚至搜索窗体后面的数据。

分割窗体

有关详细信息,请参阅:

自动筛选

无论使用哪种产品,都筛选数据以使用一部分数据,并按所需的方式对数据进行排序。 在 Access 中,Excel 用户可以在数据表视图中筛选和排序数据,而无需重新学习全新的用户界面。 无论使用文本、数字、日期还是空白,图标、命令菜单、命令、条件以及对话框都非常相似。 您甚至可以保存筛选器,并连同数据表视图一起进行排序。

可以在 Access 中创建查询,甚至不知道SQL代表什么。 四个查询向导可帮助你创建简单查询、查找重复项、查找不匹配的记录以及创建交叉表查询。 甚至不需要创建查询;只需按想要的方式筛选和排序数据,然后使用数据表保存数据。

国家/地区条件

有关详细信息,请参阅:

标签向导的第一页

现在,你的家庭已增长,你的节日卡片列表突然变大,你需要跟踪更多的生日和周年纪念日。 没问题。 可以使用 Access 表或查询作为邮件合并数据源,并使用 Word 邮件合并向导为信函、卡片、电子邮件和信封创建邮件合并操作。 如果只需创建邮件标签,请使用 Access 中的标签向导从创建的报表创建和打印标签。 甚至可以自动添加对应于每个客户地址的条形码。

有关详细信息,请参阅:

Access 和 Excel 都提供用于连接到 SharePoint 列表中数据的命令。 Excel 提供只读的 (链接 SharePoint) 单向连接;而 Access 允许您读取和写入 (SharePoint) 的双向数据。 Access 和 SharePoint 列表协同工作良好。 Access 和 SharePoint 数据类型(例如格式文本,仅追加 (以支持在备注字段) 、附件、自动编号、查找和多值字段中跟踪修订历史记录)可以顺利集成,并且几乎不会出现数据不一致情况(如果有)。

将 SharePoint 列表数据链接到 Access 数据库后,您甚至可以在本地 Access 数据库中使 SharePoint 列表数据脱机,在本地处理数据,然后重新连接到 SharePoint 网站以上载任何更改。 其他用户进行的任何冲突数据更改都将由冲突解决向导处理。 在 Access 中创建的窗体和报表基于相同的数据,但链接到 SharePoint 列表。

Excel 提供与 SharePoint Server 的以下集成点。

Excel 以数据为核心的集成点

1. 将 Excel 工作表数据一次导入 SharePoint 列表,或者将 Excel 工作表数据导出到 SharePoint 列表,创建一个永久的单向数据连接。

2. 使用该永久的单向数据连接从 SharePoint 列表刷新 Excel 工作表中的数据。

3. 在 Excel Services 中发布 Excel 工作簿,然后通过使用 Web 部件 页面上的 Excel Web Access Web 部件 显示数据并与之交互。

4. 将 (数据) OLAP 服务器、SQL Server和 Access 数据库以及平面文件连接到 Excel 工作簿。

Access 提供与 SharePoint Server 的以下集成点。

1. 在 Access 视图和 SharePoint 列表之间一次性导入或导出数据。

2. 通过创建永久的双向连接,在 Access 表和 SharePoint 列表之间链接数据。 (更新的列表数据可以在 Access 表中看到;可以在 list.)

3. 使列表数据脱机,在 Access 中更新,使数据再次联机,同步更新并解决冲突。

4. 在 Access 数据表视图、窗体视图和报表视图中显示和编辑列表数据。

有关详细信息,请参阅:

无需编写一行 VBA 代码,即可创建相当复杂的桌面数据库应用程序。 每个 Access 对象都有一组广泛的属性和事件,可以轻松地从 属性表访问,以帮助你自定义解决方案。 每个对象都有详细的设计器,其中显示了所有可用的功能。 Office Online 上提供了其他数据库模板。 字段和表模板可帮助您快速创建和自定义新表。 可以使用内置的数据库设计工具从头开始设计新数据库。

Access 宏使用声明性环境,不需要编写任何 VBA 代码,因此无需是开发人员。 每个宏操作执行一个任务,例如打开窗体、运行查询、查找记录或显示消息。 您可以在报表、窗体或控件的任何事件中嵌入宏。 大多数宏都有参数,你可以向这些宏添加条件逻辑,让他们执行想要执行什么操作。 甚至可以定义变量并再次执行错误检查,而无需编写 VBA 代码。

设计一个原型,然后由 IT 部门运行它。 在团队需要解决方案时尽快创建一个解决方案,并像空手一样与员工一起进行部署。 跟踪公司聚会售出的门票、跟踪制造材料的保质期或打印部件验收标记。 跟踪团队项目中的任务、问题和可交付结果。 创建销售管道数据库,以监视一小组销售专业人员组内的潜在销售。

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