可以将保留期标签应用于 SharePoint 和 OneDrive 的文件,不管是单独还是共同的。 

你看到的标签已由组织自定义。 如果对要应用哪个标签有疑问,请联系技术支持或 IT 部门。  

将保留标签应用于项目

在 OneDrive 或 SharePoint 库中,可以标记大多数文件,例如Word 、 PowerPoint 、 Excel 等中创建的 Office 文档,甚至是OneNote 文件。 还可以标记非Office文件,如 PDF.)

在库中,还可以标记文件夹。 标记文件夹时,该保留标签将应用于该文件夹中的所有文件。

在 SharePoint 列表中,您可以标记某些类型的项目。

在标签或 OneDrive 中 SharePoint

  1. 选择项目。 

  2. 在右上角,选择"打开详细信息窗格" "信息"或"打开详细信息窗格"按钮

    突出显示"打开详细信息窗格"按钮

  3. "应用标签"下,选择"选择标签"以打开选项列表。

    在"属性"部分,在"应用标签"下,单击 以打开选项列表。

  4.  为文档选择合适的保留标签。 (若要了解标签之间的差异,可以指向每个标签以查看其说明及其保留期。)

  5. 如果显示 "保存" 选项,请选择它。

设置文档库的默认保留SharePoint标签

  1. 打开文档库。

  2. 在窗口右上角附近,选择设置图标 设置库或列表中的SharePoint图标。  

  3. 选择"库设置"。

  4. 设置"权限和管理"下,选择"将标签应用于此列表或库中的项目"。

  5. "应用标签 "页上,选择下拉框,然后选择要应用的标签。

    从现在开始,选择的标签将自动应用到添加到文档库的所有新文件。

  6. 可选:若要自动将标签应用到文档库中当前的所有文件,请选择"将标签应用于库中的现有项目"。

  7. 选择“保存”。

注意: 可以在文件级别覆盖保留标签。 换言之,为库设置默认标签后,您仍可以在必要时为库中的单个项目分配备用标签。

创建包含保留标签的视图

在 SharePoint (和Teams) 中, OneDrive ) 创建包含"标签"列或"项目是记录"列的库的视图。 通过此视图,可以一目了然地查看分配给所有项目的保留标签以及记录的项目。 但是请注意,不能按"项是 记录 "列筛选视图。 下面将了解如何创建此类视图。

首先,使"保留标签"列可见: 

  1. 在任何列的顶部,选择向下箭头 点击 V 形图标,展开详细信息。,然后选择"列"设置>显示/隐藏列"。

    在新式>列表或库中选择列标题时,"列设置"SharePoint显示/隐藏列"选项
  2. 在" 编辑视图列" 窗格中,选中"保留期 标签"框

    选择"保留标签",使该列在库或列表中可见。
  3. 完成后,选择"应用"。

如果需要,可以保存视图以便以后快速访问:

  1. 在命令栏的右端,选择"视图选项">"将视图另存为":

    在"切换视图选项"下,选择"将视图另存为"。
  2. 为视图分配名称。

  3. 选择是否希望视图公开供其他人查看。

  4. 选择“保存”。

某些操作不允许用于标记的项目

当项目具有保留标签时,将不允许执行某些操作,具体取决于管理员所选的设置。 

如果你看到一条消息SharePoint无法编辑标记的项目,这是因为它已被标记为记录。 如果第一次解锁此项目,你或许可以编辑它。 有关说明,请参阅下一部分。

解锁记录 

某些保留标签能够"锁定"项目, 因为它是必须保留 的记录 例如,这可以防止项被删除。 对于合约等内容,这是一个重要的记录记录度量值。 但是,你或许能够解锁项目,以便可以使用新版本来修改或更新它们。 

注意: 是否可以解锁项目取决于管理员控制的设置,包括标签配置、网站配置以及您是否具有"参与"权限。

  1. 在库或列表中,选择要解锁的项目。

  2. 在窗口右上角附近,选择"打开详细信息窗格" "信息"或"打开详细信息窗格"按钮

    突出显示"打开详细信息窗格"按钮

  3. 在"详细信息"窗格的"记录状态"下,选择"锁定"。

  4. 切换控件显示在设置名称旁边。 单击开关以从"锁定"切换到"未锁定"。

    选择切换控件以从"锁定"切换为"已解锁",反之亦然。

解锁项目后,可对其进行编辑。 完成编辑后,还可按照上述步骤将"记录状态"切换回"锁定",再次锁定该项目。   

另请参阅

对于管理员:比较允许或阻止哪些操作的限制

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