将数据从 Excel 移动到 Access

步骤 1：将数据从 Excel 导入到 Access

导入数据是一种操作，如果你花一些时间准备和清理数据，可以更顺利地进行。 导入数据就像移动到新家一样。 如果你在搬家之前清理和整理你的财产，安顿到你的新家要容易得多。

在导入之前清理数据

在将数据导入 Access 之前，在 Excel 中，最好是：

• 将包含非原子数据的单元格 (即，一个单元格中的多个值) 转换为多个列。 例如，“Skills”列中包含多个技能值（如“C# 编程”、“VBA 编程”和“Web 设计”）的单元格应进行细分，以分隔每个仅包含一个技能值的列。

• 使用 TRIM 命令可删除前导、尾随和多个嵌入空格。

• 删除非打印字符。

• 查找并修复拼写和标点错误。

• 删除重复行或重复字段。

• 确保数据列不包含混合格式，尤其是格式为文本的数字或格式为数字的日期。

有关详细信息，请参阅以下 Excel 帮助主题：

• 清理数据的十大方法

• 筛选唯一值或删除重复值

• 将存为文本的数字转换成数字

• 将以文本格式存储的日期转换为日期

在导入时选择最佳数据类型

在 Access 中的导入操作期间，你想要做出正确的选择，以便在任何需要手动干预的) 转换错误时收到少量 (。 下表汇总了将数据从 Excel 导入到 Access 时 Excel 数字格式和 Access 数据类型的转换方式，并提供了一些提示，介绍了在导入电子表格向导中选择的最佳数据类型。

数据进入 Access 后，可以删除 Excel 数据。 在删除原始 Excel 工作簿之前，请不要忘记先备份它。

有关详细信息，请参阅 Access 帮助主题 导入或链接到 Excel 工作簿中的数据。

轻松自动追加数据

Excel 用户遇到的一个常见问题是将具有相同列的数据追加到一个大工作表中。 例如，你可能有一个资产跟踪解决方案，该解决方案最初在 Excel 中推出，但现在已发展为包含来自许多工作组和部门的文件。 此数据可能位于不同的工作表和工作簿中，也可以位于来自其他系统的数据馈送的文本文件中。 在 Excel 中，没有用户界面命令或追加类似数据的简单方法。

最佳解决方案是使用 Access，使用“导入电子表格向导”可以轻松地将数据导入和追加到一个表中。 此外，可以将大量数据追加到一个表中。 可以保存导入操作，将其添加为计划的 Microsoft Outlook 任务，甚至可以使用宏自动执行该过程。

步骤 2：使用表分析器向导规范化数据

乍一看，逐步完成数据规范化的过程似乎是一项艰巨的任务。 幸运的是，由于表分析器向导，在 Access 中规范化表的过程要容易得多。

1. 将所选列拖到新表中并自动创建关系

2. 使用按钮命令重命名表、添加主键、将现有列设为主键，并撤消最后一个操作

可以使用此向导执行以下操作：

• 将表转换为一组较小的表，并在表之间自动创建主键和外键关系。

• 将主键添加到包含唯一值的现有字段，或创建使用自动编号数据类型的新 ID 字段。

• 自动创建关系以使用级联更新强制实施引用完整性。 不会自动添加级联删除以防止意外删除数据，但稍后可以轻松添加级联删除。

• 在新表中搜索冗余或重复的数据 (，例如同一个客户具有两个不同电话号码) ，并根据需要更新这些数据。

• 备份原始表，并通过在其名称后面追加“_OLD”来重命名它。 然后，创建使用原始表名称重建原始表的查询，以便基于原始表的任何现有窗体或报表都将使用新表结构。

有关详细信息，请参阅 使用表分析器规范化数据。

步骤 3：从 Excel 连接到 Access 数据

在 Access 中规范化数据并创建可重构原始数据的查询或表后，从 Excel 连接到 Access 数据就很简单了。 你的数据现在作为外部数据源在 Access 中，因此可以通过数据连接连接到工作簿，数据连接是用于查找、登录和访问外部数据源的信息容器。 连接信息存储在工作簿中，也可以存储在连接文件中，例如 Office 数据连接 (ODC) 文件 (.odc 文件扩展名) 或数据源名称文件 (.dsn 扩展名) 。 连接到外部数据后，还可以在 Access 中更新数据时自动刷新 (或从 Access 更新 excel 工作簿) 。

有关详细信息，请参阅从外部数据源导入数据 (Power Query)。

将数据引入 Access

本部分将引导你完成规范化数据的以下阶段：将 Salesperson 和 Address 列中的值分解为最原子的部分，将相关主题分离到自己的表中，将这些表从 Excel 复制并粘贴到 Access 中，在新创建的 Access 表之间创建关键关系，并在 Access 中创建并运行一个简单的查询以返回信息。

非规范化格式的示例数据

以下工作表包含 Salesperson 列和地址列中的非原子值。 这两列应拆分为两列或更多个单独的列。 此工作表还包含有关销售人员、产品、客户和订单的信息。 此信息还应按主题进一步拆分为单独的表。

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