建立和管理项目利益干系人列表

By Jane Suchan, PMP

那么,项目利益干系人是什么?     有许多定义,它们因源和公司而异。 所有项目利益干系人都是对项目成果具有既得兴趣的人或组。 利益干系人管理与关系管理同义:目标是获得并保持对项目的承诺。

此处,利益干系人是组织中对项目结果感兴趣或受其影响的个人或组。 但在开始建立和管理利益干系人列表之前,请确保利益干系人的定义与组织的定义一致。

为什么管理利益干系人很重要?

只要我们以为情况并非如此,我们必须面对这样一个事实:并非每个人都会百分之百地对项目充满热情。 利益干系人可能必须学习新的工具或流程,放弃控制权,或者在某些情况下失去工作。 为了缓解利益干系人的问题,项目经理和发起人的负担会减轻,您不可能一直让所有人员都满意。 需要以一种无法破坏你努力的方式处理某些问题。

了解动机有助于解决疑虑并避免负面行为和策略,例如:

  • 延迟所需的输入或审批。

  • 启动竞争项目。

  • 将资源重新分配到其他项目。

  • 参与后室策略,破坏项目。

有效管理利益干系人的好处包括:

  • 通过减少项目周期时间,使项目周期不陷入政治中。

  • 简化审批流程。

  • 帮助确保项目资源可用且保持专注。

  • 保持信息流动。

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制定利益干系人列表

在项目早期,与项目发起人协作,创建所有可能的利益干系人的列表。 此列表可能很长,具体取决于定义此角色以及项目对组织的影响。

利益干系人列表是项目经理的工具,也是项目沟通计划的关键输入。 根据列表的评估,可以规划强大的通信策略。 此外,无需在项目发起人之外共享列表详细信息。

大多数项目都来自政治,因此在评估利益干系人时,预期会陷入一些模糊的水。

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评估利益干系人列表

确定每个利益干系人的影响,并按影响级别对利益干系人进行分类。 一些团队将拥有让项目向前移动的一些功能。 这可能包括项目发起人或高管。 由于这些利益干系人的位置和决策角色,需要密切监视这些利益干系人。 其他人可能是虽然无法拉开项目插头,但可能在后台工作以破坏甚至结束项目。

另一级利益干系人是会生存的人 产品 - 有时是每天一次。 此组以必须满足的业务要求的形式提供输入。 如果项目成功,他们获得最大收益,因为它将直接影响他们。 尽管他们通常不能直接或间接结束项目,但他们对于项目的成功仍然至关重要。 如果他们的需求或疑虑未得到满足,他们很快就会从最大的支持者发展到最大的问题。

组织利益干系人的另一种方式是按参与和责任级别对利益干系人进行分组。 一个组可能积极参与项目和工作,另一个组可能在某些时候参与,而另一个组可能是不积极参与但必须接收有关项目的通信的利益干系人。

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使用 RACI 对利益干系人进行分类

负责、负责、咨询并 (RACI) 是组织设计中使用的工具,用于按项目参与和责任级别分配和指定利益干系人。 这是一种对利益干系人进行分类的有用方法,以便你可以为每个人或组计划最有效的沟通策略。 这些利益干系人的定义如下:

  • 责任    此人负责完成任务。

  • 负责    如果任务未完成,将调用此人进行帐户处理,并可以管理负责完成任务的人。 Project管理员通常具有此角色。

  • 咨询    虽然不负责或负责完成,但会就任务的各个方面咨询此人。

  • 已通知    此被动角色的持有者会随时了解情况,但不负责或负责任务。

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一磅防护...

Project管理全部与管理预期有关。 尽早在项目中与发起人合作,确定和评估利益干系人。 确保在项目的整个生命周期内更新列表。 您必须知道利益干系人是谁及其利益干系人,才能有效地管理他们。 从长期来看,它可让你从困难中保存,并确保项目成功。

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关于作者     Jane Suchan 是一位项目经理,具有管理企业业务计划以及开发项目管理方法的经验。 Jane 居住在华盛顿州西雅图。

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