开始使用 Outlook 中的 Microsoft 365 组

您已听说过 Microsoft 365 组以及如何在 Outlook 中使用它们,但您不确定如何开始使用。 在本文中,我们将引导你完成几个基本步骤,以了解你和你的团队可以如何在 Outlook 中开始使用 Microsoft 365 组。 我们还将向你提供更深入的内容的链接,以便你可以更深入地完成更多工作。

如果不确定哪些组,你可能需要首先访问 有关 Microsoft 365 组的详细信息

若要充分利用 Outlook 中的 Microsoft 365 组,你需要拥有支持 Exchange online 和 SharePoint online 的 Microsoft 365 计划,例如 Business Premium、E3 或 E5。

注意: 为了在 Windows Outlook for Windows 中使用 Microsoft 365 组,你需要在 "缓存 Exchange 模式" 下使用 Outlook。 有关详细信息,请参阅 打开缓存 Exchange 模式

选择下面的选项卡,查找有关该功能入门的详细信息。

你需要做的第一件事就是创建你的组。 在 Outlook 中创建组是一个非常简单的过程。 故事的简短版本是:

  1. 从功能区的 "组" 部分中单击 " 新建组 "。 如果您使用的是 Outlook 网页版 而不是桌面版本,您可以通过单击 " 新建 " 旁边的下拉箭头并选择 " " 来启动此过程。

    Outlook 中的“新组”信息页
  2. 为您的组提供一个名称。

  3. 设置 "隐私" 设置。 默认情况下,组是私有的。 这意味着它们仅可由组成员查看,并且需要组所有者的加入权限。 您的组织中的任何人都可以查看和加入公共组。 除非您特别邀请他们作为来宾,否则这两个设置都不会向组织外部的人员公开您的组。

    提示: 默认情况下,当使用 Outlook 网页版创建时,组是私有的。 在未来的几个月内,当使用任何 Outlook 应用创建时,它们将默认为私密。

  4. 确定是否希望新成员关注组 (" 高级选项 ") 。 关注组的成员将获取其个人收件箱中每个组邮件的副本。 仅已加入成员的成员将必须转到组的共享收件箱,才能参与组对话。

执行更多操作:

创建组后,您可以将成员添加到组中。 要添加新成员,请执行以下操作:

  1. 通过在左侧的导航窗格中找到你的组,在 Outlook 中转到该组。 它应位于邮箱的 " " 部分中。

  2. 一旦位于组中,请单击功能区上的 " 添加成员 "。 如果您使用的是 Outlook 网页版 请单击显示组的成员数,靠近窗口右上角,然后单击 " 添加成员"。

    键入要添加到组的人员的姓名或电子邮件地址,然后单击 "确定"。
  3. 在提供的字段中键入要添加的每个人员的姓名或电子邮件地址。 完成后,单击 "确定",它们将被添加。 每个用户都将收到一封电子邮件,欢迎他们加入组,并为他们提供方便的链接来访问组内容。

    提示: 如果想要添加现有通讯组列表中的所有成员,只需键入通讯组列表的名称,即可在一个步骤中添加它们。

执行更多操作:

Microsoft 365 组中的对话在 Outlook 发生在组的共享收件箱中。 用户可以阅读和答复邮件,成员可以轻松地搜索或向后滚动邮件历史记录,以了解以前讨论过的内容。 共享收件箱看起来与 Outlook 用户熟悉的个人收件箱非常相似。 每个对话分别显示在左侧的邮件列表中,单击一次即可在阅读窗格中打开。

您的 Office 365 组的共享收件箱是对话出现的位置。

提示: 在 " Outlook " 导航窗格中,在 "邮件" 的显示方式和计数的最新更改可能会重置您的组名称旁边的 "您看到的号码"。 如果要将该号码重置为零,可以右键单击该组,然后选择 " 全部标记为已读"。

现在,你已创建了组,让我们开始一个新对话。 您可以通过打开组的共享收件箱,然后单击功能区上的 " 新建对话 " 来发布新邮件。 或者,您只需将电子邮件发送到组的别名。 组中的所有成员都将能够阅读已发布的新消息,并且关注该组的任何成员都将在其个人收件箱中获取您的邮件的副本。

执行更多操作:

每个 Microsoft 365 组获取一个共享文件库,您可以在其中存储、共享和协作处理文档、工作簿、演示文稿或几乎任何类型的文件。

通过转到左侧导航窗格 Outlook (中的组访问 "文件" 库) 然后单击功能区上的 " 文件 "。 将在浏览器中打开文件库,并从此处创建新文件,从计算机上传文件,并执行任何其他 SharePoint 文档库可以执行的操作。 考虑哪些类型的文件可与你的组共享,并且不会受到 Microsoft Office 文件的限制。 你还可以共享 Pdf、照片或你的组将认为有用的任何其他类型的文件。

单击 Office 365 组中的 "文件" 以查看组中存储的文件和文件夹列表

若要下载或删除文件,只需选中它,这些选项将显示在工具栏顶部。

执行更多操作:

  • 有关使用组中的文件的详细信息,请参阅 共享组文件

每个 Microsoft 365 组获取其自己的共享 OneNote 笔记本,他们可以在其中收集想法、协作和存储研究。

通过在左侧导航窗格中找到组,Outlook 网页版 或转到 "人员" 磁贴,在 Outlook 中找到你的组。 一旦你进入功能区上的 " 笔记本 ",即可打开组的共享笔记本。

在共享的 OneNote 笔记本中收集笔记和想法并进行协作

第一次打开组的共享笔记本时,它将在浏览器中在 OneNote 网页版 中打开。 你可以在此处进行编辑,或者如果你有 Outlook 并且希望使用该功能,只需单击功能区中的 " 在 OneNote 中编辑 " 即可。 在 OneNote 2016 打开笔记本后,笔记本将同步到 OneNote 2016 中打开的笔记本列表,您可以直接从 OneNote 中访问它,而无需先转到组。

尝试转到你的组的 OneNote 笔记本,并考虑对组收集想法和进行协作的可能有用的内容。 例如,你可能有一个用于收集和评论 web 内容以及与你的团队相关的文章的分区。

注意: 您也可以在智能手机或平板电脑上使用 OneNote for iOS 或 Android 使用您的群组笔记本。

执行更多操作:

你的组有可能会从共享日历中受益的事件、会议、里程碑或其他项目的可能性很大。 每个 Microsoft 365 组都有一个共享日历,所有成员都可以查看和参与。

Outlook 桌面中显示的组日历

使用您的组的日历与处理个人日历没有什么不同。 如果选择 "导航窗格" 中的 "日历" 按钮,您将看到您的个人日历以及您所属的任何组的共享日历。 可以选中要查看的每个日历旁边的框,并并排或重叠查看它们。

向共享日历添加项目的工作方式与在您的个人日历上的工作方式一样。 你添加到共享日历中的任何会议都将邀请该组的其他成员加入该事件,以便他们可以将其添加到自己的日历中。 添加到共享组日历的约会不会显示在其他成员的个人日历上。

既然你已拥有共享日历,请尝试添加你的组可能参与的任何即将到来的会议或事件。

执行更多操作:

现在,你已完成了组的运行,你可以从哪里开始?

另请参阅

遇到问题?

请访问 Microsoft 技术社区 发布问题,并参与有关 Microsoft 365 组的对话。

我们将认真倾听

Ben 最后在2020 年10月16日(即您的反馈)更新此文章。 如果你发现它有帮助,尤其是如果你不是这样,请单击下面的反馈控件,让我们看一些建设性的意见,以便我们可以继续改进。 谢谢!

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