开始在小型企业中使用 Microsoft Teams

过去几周中,我们的工作和生活方式发生了巨大变化,许多小型企业正在迅速过渡到远程工作。 当企业致力于使员工能够远程工作并与客户建立虚拟联系时,以下是一组简短指南,帮助您快速入门和使用 Microsoft Teams。 

如果只是想要将你的企业更改为远程工作,那你就来对地方了。 借助 Microsoft 365,可以虚拟管理业务并通过 Microsoft Teams 在线会议、聊天、文件共享和电话与员工、合作伙伴和客户保持联系。 

通过公告产生巨大影响

有关远程协作的帮助,我们建议从以下三个步骤开始:

1.准备就绪

入门非常简单。 如果你已有 Microsoft 365 订阅,请确保每个人都拥有包含 Microsoft Teams 的许可证。 如果公司还没有Microsoft Teams,则可以注册为期 6 个月的 Microsoft 365 Business Basic 免费试用版,其中包含完整版本的 Microsoft Teams。 

为客户准备好 Microsoft Teams

来宾访问通过向组织外部的人员授予对 Microsoft Teams 团队和频道的访问权限,允许组织内的团队与组织外部的人员进行协作。 拥有企业或消费者电子邮件帐户(例如Outlook、Gmail或其他帐户)的任何人都可以使用来宾身份加入 Microsoft Teams,并拥有对团队聊天、会议和文件的完全访问权限。 作为 Microsoft Teams 管理员,可以控制在 Microsoft Teams 中来宾可以(和不可以)使用的功能 -查看管理来宾访问

2.开始使用 Microsoft Teams

现在可以开始使用 Microsoft Teams了。 可以从网络上使用,也可以在计算机、笔记本电脑或移动设备上安装应用程序。

随时随地召开会议

借助 Microsoft Teams,人们可以使用视频会议与高清视频进行安全通信,同时实时查看和与其他参与者交谈。 由于肢体语言和面部表情促进了更高程度的协作和理解,因此在提升了会话的参与度和互动度。

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随时随地聊天

实时进行一对一私聊、群聊或整个团队可见的频道对话。 聊天记录可随时用于回顾过去的讨论和决定。 这为新加入团队的人员,或希望再次查看对话内容的当前团队成员带来许多好处。

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与客户和员工协作

Microsoft Teams 提供了一种与员工和客户保持联系的绝佳方式。

帮助组织中的每个人在其设备上安装 Microsoft Teams。 有关更多信息,请参阅下载 Microsoft Teams

借助 Microsoft Teams,可以发送即时消息、共享文件和召开会议。 即使没有 Microsoft Teams,你也可以邀请任何人参加会议。 若要实时协作处理聊天、文档共享和通话,可邀请公司外部的人员成为团队成员。

创建和组织团队

Microsoft Teams 中的团队用于将一组在工作中密切合作的人组织在一起以完成工作。 根据公司部门或办公室的位置,Teams 可以动态进行基于项目的工作(如产品上市)。 还可以建立组织范围内的团队,以包括组织中的每个人。

频道是团队中的专用部分,可以按特定主题、项目或学科组织对话。 每个频道的对话,文件和注释仅对该组成员可见。

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存储和共享文件

团队在远程工作时,公司内外部都会有希望共享和协作的文件。 Microsoft Teams 可让你轻松共享文件并共同协作。 如果文档是Word、Excel 或 PowerPoint 文件,同事和客户甚至可以在 Microsoft Teams 内查看、编辑和协作。

确保将公司的关键文档保存在云中,并可以与顾客、客户、合作伙伴、供应商和企业中的其他人安全共享。 将文件保存在云中还意味着您可以获得备份的好处,并具有从硬盘故障、勒索软件攻击和其他灾难中恢复的能力。

3.让每个人准备就绪

为了帮助员工充分利用Microsoft Teams,可以与他们共享以下链接以获取最终用户培训资源:

后续步骤

深入了解 Microsoft Teams 的功能...

远程运营时保护业务安全

强烈建议的安全功能是多重身份验证(MFA)。 为远程员工添加 MFA 时,系统会要求他们在登录 Microsoft 365 时输入通过短信、电话通话或身份验证应用收到的安全代码。 如果黑客通过钓鱼攻击获得某人的密码,他们将无法使用它来访问公司的帐户和数据。 可从 Microsoft 365 管理中心 中添加 MFA 保护:设置适用于移动设备的 MFA

Microsoft Teams 模板

若要使组织中的部署更轻松、更简化,请查看专为小型企业提供的模板。 使用 Microsoft Teams 模板,可以通过提供预定义的设置、频道和预安装应用程序模板来快速轻松创建团队,同时使用户能够高效地开始使用 Microsoft Teams。 请参阅 小型企业和中型企业 Teams 模板入门。

业务电话系统

Microsoft 365 商务语音添加到订阅,把任何电脑、Mac 或移动设备变为工作商务手机。 为员工提供工作电话号码以拨打和接听电话,设置通话菜单系统以路由通话、添加音频会议以及为企业设置收费和免费电话号码。 在取代昂贵的且难以管理的传统电话提供商和内部电话系统的同时,执行所有这些操作。

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