手动将项目存档

您的 Outlook 邮箱大小是固定的，可以预见，用不了多久，您将无法继续收到电子邮件。为防止邮箱被塞满，您可以将要保留的旧项目移动到存档，这是您在需要时可从 Outlook 打开的单独 Outlook 数据文件 (.pst)。

注意: 如果您在 Outlook 配置文件中包括一个帐户，并且您的组织使用"联机存档"，Exchange Server"存档"命令Microsoft Exchange Server功能。网络管理员还可以禁用此功能。

较新版本 Office 2010 Office 2007



默认情况下，Outlook 使用自动存档功能定期将项目存档。要了解详细信息，请参阅自动存档较旧项目。

您也可以在需要时手动存档项目。这样，您可以控制存档哪些项目、存储位置以及项目经过多久后进行存档。

执行下列操作之一：
- 在Outlook 2013：单击"文件">">"清理工具>存档"。
- 在 Outlook 2016 中：单击“文件”>“信息”>“工具”>“清理旧项目”
提示: 如果您的邮件配置文件连接到 Exchange Server，则存档和自动存档可能不可用。您的组织的邮件保留策略可能会覆盖自动存档。有关详细信息，请与系统管理员联系。
单击“将该文件夹及其子文件夹存档”选项，然后选择要存档的文件夹。
在“将早于该时间的项目存档”下，输入日期。
如果希望使用不同设置存档一些文件夹，您可以创建多个 .pst 文件。例如，您可能希望“已发送邮件”文件夹中项目的保留时间长于“收件箱”文件夹中的项目
选中“包含标记为‘此项目不自动存档’的项目”框，以便存档从自动存档操作中排除的各个项目。此选项并不是解除对这些项目的排除，而是仅在这次存档操作中忽略“不自动存档”设置。
单击“确定”。

要仅在需要时存档，请关闭自动存档。

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默认情况下，较旧的 Outlook 项目会定期自动存档。若要详细了解自动存档，请参阅使用自动存档来备份或删除项目。

除了自动存档或替换项外，还可以手动备份和存档项目。手动存档提供了灵活性，允许您准确指定存档中包含哪些文件夹，以及使用哪个存档 Outlook 数据文件 (.pst) 存档。

若要手动存档 Outlook 项目，请执行下列操作：

单击“文件”选项卡
单击"清理工具"。
单击"存档"。
单击" 存档此文件夹和所有子文件夹 "选项，然后单击要存档的文件夹。此手动存档中包含你选择的文件夹的任何子文件夹。
在“将早于该时间的项目存档”下，输入日期。
如果不想使用默认文件或位置，请在"存档文件"下单击"浏览"以指定新文件或位置。浏览找到想要的文件，或输入文件名，然后单击"确定"。 "目标文件位置会显示在"存档 文件" 框中。
选中 "包含具有"不 自动存档"的项目复选框，以包含可能单独标记为从自动存档中排除的任何项目。此选项不会从这些项目中删除该排除项，而是仅忽略此存档的"不自动存档"复选框。

如果只想手动存档，则必须关闭自动存档。请执行以下操作：

自动存档（默认情况下处于打开状态）会自动按计划的时间间隔将旧项目移动到存档位置。但是，可以手动将项目备份和存档到指定的位置。

注意: 可 Microsoft Office Outlook 2007 自动存档设置。你可能发现自动存档可满足你的需求，而不是手动备份或存档项目。有关详细信息，请参阅使用自动存档备份或删除项目。

在"文件"菜单上，单击"存档"。
选择" 存档此文件夹和所有子文件夹 "选项，然后在"存档低于的项目 "下指定日期。
在 "存档文件" 下，单击"浏览"以指定新文件或位置（如果不想使用默认文件或位置）。
如果要 覆盖以前的设置， 以不自动存档特定项目，请选中"包含项目并选中"不自动存档"复选框。如果选择在此过程中手动存档这些项目，则这些项目将再次受到"请勿自动存档"设置影响，除非以后再次手动替代该设置。
单击“确定”。

注意: Outlook 会自动为指定文件夹和位置中的项目创建另一个存档文件。

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