您的 Outlook 邮箱大小是固定的,可以预见,用不了多久,您将无法继续收到电子邮件。 为防止邮箱被塞满,您可以将要保留的旧项目移动到存档,这是您在需要时可从 Outlook 打开的单独 Outlook 数据文件 (.pst)。
注意: 如果包含一个 Outlook 帐户,并且组织使用 Exchange Server Online 存档,则配置文件中不会显示"存档"命令Microsoft Exchange Server功能。 网络管理员还可以禁用此功能。
默认情况下,Outlook 使用自动存档功能定期将项目存档。 要了解详细信息,请参阅自动存档较旧项目。
您也可以在需要时手动存档项目。 这样,您可以控制存档哪些项目、存储位置以及项目经过多久后进行存档。
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执行下列操作之一:
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在Outlook 2013:单击"文件">">工具">存档"。
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在 Outlook 2016 中:单击“文件”>“信息”>“工具”>“清理旧项目”
提示: 如果您的邮件配置文件连接到 Exchange Server,则存档和自动存档可能不可用。 您的组织的邮件保留策略可能会覆盖自动存档。 有关详细信息,请与系统管理员联系。
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单击“将该文件夹及其子文件夹存档”选项,然后选择要存档的文件夹。
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在“将早于该时间的项目存档”下,输入日期。
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如果希望使用不同设置存档一些文件夹,您可以创建多个 .pst 文件。 例如,您可能希望“已发送邮件”文件夹中项目的保留时间长于“收件箱”文件夹中的项目
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选中“包含标记为‘此项目不自动存档’的项目”框,以便存档从自动存档操作中排除的各个项目。 此选项并不是解除对这些项目的排除,而是仅在这次存档操作中忽略“不自动存档”设置。
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单击“确定”。
关闭自动存档
要仅在需要时存档,请关闭自动存档。
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单击“文件”>“选项”>“高级”。
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在“自动存档”下,单击“自动存档设置”。
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取消选中“自动存档时间间隔为 n 天”框。
重要:
不再支持 Office 2010。 升级到 Microsoft 365 以在任何设备上随时随地工作,并继续获得支持。
立即升级
默认情况下,较Outlook定期自动存档的项目。 若要详细了解自动存档,请参阅 使用自动存档来备份或删除项目。
除了自动存档或替换项外,还可以手动备份和存档项目。 手动存档提供了灵活性,允许您准确指定存档中包含哪些文件夹,以及使用Outlook.pst (.pst) 存档。
若要手动存档Outlook,请执行下列操作:
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单击“文件”选项卡
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单击"清理工具"。
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单击"存档"。
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单击" 存档此文件夹和所有子文件夹 "选项,然后单击要存档的文件夹。 此手动存档中包含你选择的文件夹的任何子文件夹。
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在“将早于该时间的项目存档”下,输入日期。
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如果不想使用默认文件或位置,请在"存档文件"下单击"浏览"以指定新文件或位置。 浏览找到想要的文件,或输入文件名,然后单击"确定"。 "目标文件位置会显示在"存档 文件" 框中。
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选中 "包含带有"不 自动存档"的项目复选框,以包括可能单独标记为从自动存档中排除的任何项目。 此选项不会从这些项目中删除该排除项,而是仅忽略此存档的"不自动存档"复选框。
关闭自动存档
如果只想手动存档,则必须关闭自动存档。 请执行以下操作:
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单击“文件”选项卡。
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单击“选项”。
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在"高级"选项卡上的"自动存档"下,单击"自动存档设置"。
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清除" 每隔 n 天运行自动 存档"复选框。
重要:
Office 2007 不再受支持。 升级到 Microsoft 365 以在任何设备上随时随地工作,并继续获得支持。
立即升级
自动存档(默认情况下处于打开状态)会自动按计划的时间间隔将旧项目移动到存档位置。 但是,可以手动将项目备份和存档到指定的位置。
注意: 可 Microsoft Office Outlook 2007 自动存档设置。 你可能发现自动存档可满足你的需求,而不是手动备份或存档项目。 有关详细信息,请参阅 使用自动存档备份或删除项目。
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在"文件"菜单上,单击"存档"。
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选择" 存档此文件夹和所有子文件夹 "选项,然后在"存档低于 的项目 "下指定日期。
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在 "存档文件" 下 ,单击"浏览"以指定新文件或位置(如果不想使用默认文件或位置)。
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如果要 覆盖以前的设置, 以不自动存档特定项目,请选中"包含项目并选中"不自动存档"复选框。 如果选择在此过程中手动存档这些项目,则这些项目将再次受到"请勿自动存档"设置影响,除非以后再次手动替代该设置。
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单击“确定”。
注意: Outlook为指定文件夹和位置中的项目自动创建另一个存档文件。