打开并查找 Outlook 数据文件 (.pst) 中的项目

打开并查找 Outlook 数据文件 (.pst) 中的项目

如果用户使用的是 POP 或 IMAP 帐户,则所有 Outlook 信息将存储在 Outlook 数据文件,也称为个人文件夹文件 (.pst) 中。 用户还可使用 Outlook 数据文件来备份邮件或存储较旧的邮件,使邮箱大小较小。

默认情况下,使用 Outlook 的搜索工具时,Outlook 仅搜索当前邮箱。 除非用户将搜索范围改为“所有邮箱”,否则不搜索计算机上存储的其他 Outlook 数据文件。

如果通过 Exchange Server 电子邮件帐户使用“自动存档”功能,用户可能还有 Outlook 数据文件。 此功能与 Outlook 2016 中的“存档”按钮不同。 有关详细信息,请参阅在 Outlook 2016 中存档。 如需了解“自动存档”的设置和位置,以及关闭“自动存档”功能的相关说明,请参阅通过“自动存档”功能自动移动或删除较旧的邮件

搜索其他 Outlook 数据文件

打开 Outlook 数据文件

要让 Outlook 在个人文件夹文件中搜索特定字词、短语或发件人,必须在 Outlook 中打开该文件。

  1. 在 Outlook 桌面版(Outlook 2016、Outlook 2013、Outlook 2010)中,选择“文件”>“打开和导出”>“打开 Outlook 数据文件”

  2. 选择要打开的 Outlook 数据文件。

  3. 选择名为“存档”的文件。

  4. 在 Outlook 导航窗格中展开最上级的 Outlook 数据文件,以查看该文件中的子文件夹。 通过单击每个子文件夹来查看内容。

    在导航窗格中展开存档文件,以查看其下的子文件夹。

  5. 若要搜索特定电子邮件,请使用 Outlook 内置的搜索工具。

  6. 如果希望将已存档邮件导入回收件箱,请按照导入 .pst 文件中的说明进行操作。

.PST 文件的位置

在 Outlook 2016、Outlook 2013 和 Outlook 2010 中,新的 Outlook 数据文件默认保存在以下位置:

  • Windows Vista、Windows 7、Windows 8 和 Windows 10    驱动器:\Users\user\Documents\Outlook Files\archive.pst

  • Windows XP   驱动器:\Documents and Settings\user \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

在较早版本的 Outlook 中,存档文件保存在以下位置:

  • Windows 7、Windows 8、Windows 10 和 Windows Vista   驱动器:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst

  • Windows XP   驱动器:\Documents and Settings\user \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

在 Microsoft Outlook 中创建的所有邮件、联系人信息和日历等数据均保存在 个人文件夹文件 (.pst) 中;如果使用的是 Microsoft Exchange Server 帐户,则保存在组织的 Exchange Server 上。 Outlook 提供的存档功能可清除常用文件夹中用户不再需要但不想删除的较旧内容。 可借助 自动存档 功能自动执行此操作,也可根据需要手动存档。 用户还可在 Outlook 数据文件之间手动移动邮件,以方便管理。

默认情况下,Outlook 的搜索仅返回当前邮箱或 Outlook 数据文件中的邮件。 如需搜索多个 .PST 文件,请先打开其他 Outlook 数据文件,然后更改搜索范围。

打开 Outlook 数据文件

  1. 在“文件”菜单上,单击“打开”>“Outlook 数据文件”。

  2. 选择要打开的 Outlook 数据文件,然后选择“打开”。

    重要: 如果找不到 .pst 文件,该文件可能处于隐藏状态,用户需要显示该文件位置。

更改搜索范围

默认情况下,Outlook 搜索仅返回当前邮箱或 Outlook 数据文件中的邮件。 如需搜索多个数据文件,请按以下步骤更改搜索范围。

  • 在“工具”菜单上,单击“即时搜索”,然后单击“搜索选项”。 也可单击即时搜索窗格中的箭头,然后单击“搜索选项”。

  • 在“搜索时显示来自以下目标的结果:”标题下,选择“所有文件夹”复选框,请不要选择“仅当前选中的文件夹”。

找不到 .pst 文件

存档文件是个人文件夹文件 (.pst),这是一种特殊类型的数据文件。 首次运行自动存档时,Outlook 会在以下位置自动创建存档文件:

  • Windows 7、8、10 和 Vista     C:\Users\YourUserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

  • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\YourUserName \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

如果看不到“Local Settings”或“Local”文件夹,该文件夹可能处于隐藏状态。 若要显示隐藏的 .pst 文件,请完成你所使用的操作系统对应的步骤。

Windows 7、Windows 8、Windows 10 和 Windows Vista

  1. 单击“开始”按钮,然后单击“控制面板”。

  2. 单击“外观和个性化”。

  3. 单击“文件夹选项”。

  4. 在“查看”选项卡->“高级”设置->“文件和文件夹”->“隐藏文件和文件夹”下,选择“显示隐藏的文件和文件夹”。

Windows XP

  1. 单击“开始”,然后单击“控制面板”。

  2. 单击“文件夹选项”。

    文件夹选项

  3. 在“查看”选项卡上,单击“显示隐藏的文件和文件夹”选项。

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