数据库基础

本文对数据库进行了简要概述:什么是数据库、为什么要使用数据库以及数据库不同部件的作用。 本文介绍的术语是专门针对 Microsoft Access 数据库的,但概念适用于所有数据库产品。

本文内容

什么是数据库?

数据库是一种用于收集和组织信息的工具。 数据库可以存储有关用户、产品和订单等的信息。 最初,许多数据库即是文字处理程序中的列表或电子表格。 随着列表的扩大,出现了数据冗余和数据不一致的情况。 对列表形式的数据的理解变得困难,并且搜索数据或拉取数据子集以进行查阅的方法有限。 开始出现这些问题后,将数据转换为由 Access 等数据库管理系统 (DBMS) 创建的数据库就成为一个很好的解决办法。

计算机化的数据库是一种对象容器。 一个数据库可包含一个以上的表。 例如,使用了三个表的库存跟踪系统并不是三个数据库,而是一个包含三个表的数据库。 除非是专门设计为使用另个一源的数据或代码,否则 Access 数据库都将表存储在单个文件中,一同存储的还有其他对象,比如表单、报表、宏和模块。 以 Access 2007 格式创建的数据库(也用于 Access 2016、Access 2013 和 Access 2010)文件扩展名为 .accdb,以早期 Access 格式文件创建的数据库的文件扩展名为 .mdb。 可使用 Access 2016、Access2013、Access2010 或 Access 2007 创建早期文件格式的文件(如 Access 2000 和 Access 2002 - 2003)。

通过使用 Access,您可以:

  • 向数据库中添加新数据,例如库存中的新项

  • 编辑数据库中的现有数据,例如更改某项的当前位置

  • 删除信息,如果某项已售出或被丢弃

  • 以不同的方式组织和查看数据

  • 通过报表、电子邮件、Intranet 或 Internet 与他人共享数据

Access 数据库部件

以下各部分简要介绍了典型 Access 数据库的各部件。

按钮图像 数据库表在外观上与电子表格相似,因为二者都是以行和列存储数据。 这样,通常可以很容易将电子表格导入数据库表中。 将数据存储在电子表格中与存储在数据库中的主要区别在于数据的组织方式不同。

为了从数据库中获得最大的灵活性,需要将数据组织到表中,这样就不会发生冗余。 例如,如果在您存储有关雇员的信息时,每位雇员的信息只需在专门设置为保存雇员数据的表中输入一次。 有关产品的数据将存储在其专用表中,有关分支机构的数据将存储在另外的表中。 此过程称为标准化

表中的每一行称为一条记录。 记录用来存储各条信息。 每一条记录包含一个或多个字段。 字段对应表中的列。 例如,您可能有一个名为“雇员”的表,其中每一条记录(行)都包含有关不同雇员的信息,每一字段(列)都包含不同类型的信息(如名字、姓氏和地址等)。 必须将字段指定为某一数据类型,可以是文本、日期或时间、数字或其他类型。

另一种描述记录和字段的方法类似于图书馆的旧式卡片目录。 目录柜中的每张卡片都与数据库中的一条记录相对应。 各卡片上的每条信息(作者、标题等等)都与数据库中的一个字段相对应。

有关表的详细信息,请参阅文章表简介

表单

按钮图像 窗体允许您创建可在其中输入和编辑数据的用户界面。 窗体通常包含可执行各种任务的命令按钮和其他控件。 只需通过在表数据表中编辑数据,就可以在不使用窗体的情况下创建数据库。 但是,大多数数据库用户更愿意使用窗体来查看、输入和编辑表中的数据。

您可以对命令按钮进行编程来确定在窗体中显示哪些数据、打开其他窗体或报表或者执行其他各种任务。 例如,您可能有一个可用于处理客户数据的称为“客户窗体”的窗体。 该客户窗体中可能包含一个可以打开一个订单窗体的按钮,您可在该订单窗体中输入客户的新订单。

使用窗体还可以控制其他用户与数据库数据之间的交互方式。 例如,您可以创建一个只显示特定字段且只允许执行特定操作的窗体。 这有助于保护数据并确保输入的数据正确。

有关表单的详细信息,请参阅文章表单简介

报表

按钮图像 报表用于设置数据格式、汇总和呈现数据。 报告通常回答特定问题,例如"我们今年从每个客户收到多少资金?"或"我们的客户位于什么城市?" 可以设置每个报表的格式,以尽可能以最可读的方式显示信息。

报表可在任何时候运行,而且将始终反映数据库中的当前数据。 通常将报表的格式设置为适合打印的格式,但是报表也可以在屏幕进行查看、导出到其他程序或者作为附件以电子邮件的形式发送。

有关报表详细信息,请参阅 Access 中的 报表简介一文

查询

按钮图像 查询可以在数据库中执行许多不同功能。 最常用的功能是从表中检索特定数据。 您要查看的数据通常分布在多个表中,通过查询您就可以在一张数据表中查看这些数据。 而且,由于您通常不需要一次看到所有的记录,因此您可以使用查询添加一些条件以将数据“筛选”为所需记录。

某些查询是“可更新的”,这意味着,您可以通过查询数据表来编辑基础表中的数据。 如果您使用的是可更新的查询,请记住您所做的更改实际上是在表中完成的,而不只是在查询数据表中完成的。

查询有两种基本类型:选择查询和动作查询。 选择查询仅仅检索数据以供使用。 您可以在屏幕中查看查询结果、将结果打印出来或者将其复制到剪贴板中。 或者,您可以将查询结果用作窗体或报表的记录源。

顾名思义,动作查询可以对数据执行一项任务。 动作查询可用来创建新表、向现有表中添加数据、更新数据或删除数据。

有关查询的详细信息,请参阅文章查询简介

按钮图像 可将 Access 中的宏看作是一种简化的编程语言,可用于向数据库中添加功能。 例如,可将一个宏附加到窗体上的某一命令按钮,这样每次单击该按钮时,所附加的宏就会运行。 宏包括可执行任务的操作,例如打开报表、运行查询或者关闭数据库。 大多数手动执行的数据库操作都可以利用宏自动执行,因此宏是非常省时的方法。

有关宏的详细信息,请参阅文章宏简介

模块

按钮图像 与宏一样,模块是可用于向数据库添加功能的对象。 在 Access 中创建宏时,方法是从宏操作列表中进行选择,而编写模块则是使用 Visual Basic for Applications (VBA) 编程语言进行编写。 模块是作为一个单元存储在一起的声明、陈述和过程的集合。 模块可分为类模块和标准模块。 类模块附加在表单或报表上,常包含特定于其所附加的表单或报表的过程。 标准模块包含未与其他对象相关联的常规过程。 标准模块列于“导航窗格”中的“模块”下,类模块则未列出。

有关模块的详细信息,请参阅文章 Access 编程简介

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