整理和设置工作表上的数据的指南

Microsoft Office Excel 提供各种有助于轻松管理和分析数据的功能。 若要充分利用这些功能,请务必根据以下指南在工作表中整理数据和设置数据格式。

本文内容

数据整理指南

数据格式设置指南

数据整理指南

在同一列中放入类似的项目    设计数据,以便所有行在同一列中具有类似的项。

将数据区域分开    在工作表上的相关数据区域和其他数据之间保留至少一个空白列和一个空白行。 然后,当您排序、筛选或插入自动分类汇总时,Excel 可以更轻松地检测和选择区域。

将关键数据放置于区域上方或下方    避免将关键数据放在区域左侧或右侧,因为筛选区域时数据可能会隐藏。

避免区域为空行和空列    避免在数据范围内放置空白行和空列。 这样做可确保 Excel 可以更轻松地检测和选择相关的数据区域。

显示区域内的所有行和列    在更改数据区域之前,请确保显示任何隐藏的行或列。 当未显示某个范围的行和列时,可能会无意中删除数据。 有关详细信息,请参阅"隐藏或显示行和列"。

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数据格式设置指南

使用列标签标识数据    通过向数据应用不同的格式,在数据区域的第一行创建列标签。 然后,Excel 可以使用这些标签创建报表以及查找和组织数据。 对不同于分配给区域数据的格式的列标签使用字体、对齐方式、格式、图案、边框或大写样式。 在键入列标签之前,将单元格的格式设置为文本。 有关详细信息,请参阅 设置工作表格式的方法

使用单元格边框区分数据    若要将标签与数据分开,请使用单元格边框(而不是空白行或虚线)在标签下方插入线条。 有关详细信息,请参阅"应用或删除工作表上的单元格边框"。

避免前导空格或尾随空格以避免错误    避免在单元格的开头或末尾插入空格来缩进数据。 这些额外的空格可能会影响对单元格的排序、搜索和格式。 可以在单元格内使用"增加缩进量"命令,而不是键入空格来缩进数据。 有关详细信息,请参阅"重新定位单元格中的数据"。

扩展数据格式和公式    向数据区域末尾添加新数据行时,Excel 会扩展一致的格式和公式。 上述五个单元格中的三个必须使用相同的格式来扩展该格式。 要扩展公式,上述所有公式都必须一致。 有关详细信息,请参阅"自动填充工作表单元格中的数据"。

使用 Excel 表格格式处理相关的数据    您可以将工作表上的连续单元格区域转换为 Excel 表格。 可以独立于表外部的数据操作表定义的数据,并且可以使用特定表功能对表中的数据进行快速排序、筛选、总计或计算。 您也可以使用表功能将相关的数据集组织到单个工作表的多个表中,以对相关的数据集进行隔离。 有关详细信息,请参阅 Excel 表格概述

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