更新外部引用(链接)时的控制

当您创建对其他工作簿的外部引用 (也称为链接) ,您可以控制它们更新的时间和时间。 这一点很重要,因为如果其他人更改了链接单元格的值,Excel 不会更新链接并显示新值,除非你告诉它。

包含链接的工作簿称为目标工作簿,链接到的工作簿称为工作簿。 您可以将多个源工作簿链接到单个目标工作簿。

工作簿包含链接

1. 目标工作簿包含外部引用 (链接) 。

2. 外部引用 (链接) 引用源工作簿中的单元格或区域。

3. 源工作簿包含链接的单元格或区域,以及实际值返回到目标工作簿的单元格。

注意: 尽管您可以链接到的工作簿数量没有限制,但通常建议尽可能少地链接到工作簿。 否则,公式重新计算时可能会遇到性能问题。 还可以跨链接工作簿,其中每个工作簿都充当源和目标,但这可能会令人困惑且难以管理。

在同一计算机上打开源工作簿和目标工作簿时,链接将自动更新。 当打开了目标工作簿而未打开源工作簿时,信任栏可能会对您发出警告,询问是否更新链接。 可以控制信任栏是否向您发出警告,以及当警告不出现时是否更新所有链接。 如果工作簿包含多个链接,您也可以选择仅更新某些链接。

以下部分介绍用于管理链接更新方式的最常见选项。

  1. 关闭所有源工作簿。 如果某个源工作簿处于打开状态,而其他工作簿已关闭,则更新将不一致。

  2. 打开目标工作簿。

  3. 若要更新链接,请在信任栏上单击"更新"。 如果不想更新链接,请关闭信任栏 (在右侧查找 X) 。

  1. 打开包含链接的工作簿。

  2. 转到"数据>查询&连接>编辑链接

    数据连接

  3. 在“”列表中,单击要更新的链接对象。

    您可以通过 Ctrl+单击来选择单个工作簿,或者使用 Ctrl+A 选择所有工作簿

  4. 单击“更新值”。

    Excel 的"编辑链接"对话框,来自数据>查询&连接>编辑链接

  1. 找到要用作外部引用的新源的工作簿,并记下其位置。

  2. 在目标工作簿中,选择要更改的外部引用的单元格。

  3. 在 编辑栏 按钮图像 中,查找对另一个工作簿的引用,例如 C:\Reports\[Budget.xlsx],并将其替换为新源工作簿的位置。

您可以决定根据用户的设置打开文件时,此工作簿中的链接是更新的,打开文件时不会更新,还是自动更新而不提示用户。

警告: 此选项影响该工作簿的所有用户。 如果选择不更新链接并且不显示提示,则该工作簿的用户将不知道数据是否过期。

  1. 转到"数据>查询&连接>编辑链接

  2. 单击“启动提示”。

  3. 从以下三个选项中选择一个:

  • 允许用户选择是否显示警报

  • 不显示警报,并且不会更新自动链接

  • 不显示警报和更新链接。

注意: 

  • 自动更新与手动更新选项 - 公式链接始终设置为"自动"。

  • 即使指定 Excel 不应该询问是否更新链接,如果存在任何断开的链接,您仍然会得到通知

打开"编辑链接"对话框 (数据>查询&连接>编辑链接) 时,会显示用于处理现有链接的多种选项。 您可以通过 Ctrl+单击来选择单个工作簿,或者使用 Ctrl+A 选择所有工作簿

Excel 的"编辑链接"对话框,来自数据>查询&连接>编辑链接
  • 更新值

    这将更新所有选定的工作簿。

  • 更改源

    当你想要将现有链接指向另一个源时,此选项很有用。 例如,您可能有一个上一年的工作簿,并且需要在新的一年开始时指向新的工作簿。 选择 " 更改源"将启动文件资源管理器对话框,可在其中浏览到新的源工作簿。 如果工作簿具有多个工作表,系统将提示您指定要链接到哪个工作表 - 只需单击要链接到的工作表,然后单击"确定"。

    注意: 从"更改源"对话框中选择工作簿,即可将工作簿指向自身。 这会断开指向最初链接的源工作簿的任何公式链接。

  • 开源

    这将打开源工作簿。

  • 断开链接

    重要: 如果要断开与源的链接,则所有使用源的公式都将转换为其当前值。 例如,链接 =SUM ([Budget.xlsx]Annual!C10:C25) 将转换为源工作簿中的值之和。 由于此操作无法撤消,因此可能需要先保存文件的版本。

    1. 在"数据"选项卡上的"查询和连接&,单击"编辑链接"。

    2. 在“”列表中,单击要断开的链接。

      您可以通过 Ctrl+单击来选择单个工作簿,或者使用 Ctrl+A 选择所有工作簿

    3. 单击“断开链接”。

      注意: 

      • 如果链接使用了已定义的名称,该名称不会自动删除,因此你可能还希望删除该名称。

      • 删除名称:

      • 如果使用外部数据区域,查询的参数也可能使用另一个工作簿的数据。 您可能需要检查或删除任何这些类型的链接。

      • “公式”选项卡上的“已定义名称”组中,单击“名称管理器”

      • 在“名称”列中,单击要删除的名称,然后单击“删除”。

  • 检查状态

    这只会在"编辑链接"窗格中显示一条通知,说明链接的工作簿是否仍有效。 它应 显示"正常",但如果未显示,则需要检查源工作簿。 在许多情况下,源工作簿可能已被移动或删除,因此会剪切链接。 如果工作簿仍然存在,您可以使用"更改源 "选项重新 链接工作簿。

  • 我能否将单个公式替换为其计算值?

    是。 如果用公式的值来替换公式,则 Excel 将永久删除该公式。 如果意外将公式替换为值,并且想要还原公式,请在输入或粘贴 “撤消”按钮 立即单击"撤消"。

    1. Ctrl+C 复制公式。

    2. Alt+E+S+V将公式粘贴为值,或转到"开始">剪贴板>粘贴>

  • 如果未连接到源,该做什么?

    单击“不更新”。 Excel 无法更新没有连接的源。 例如,源可能在网络上,而您无法连接到该网络。

  • 我不希望将当前数据替换为新数据

    单击“不更新”。

  • 我上次尝试更新,但更新时间太长

    单击“不更新”。 如果数据不需要保持最新,则可以不更新全部链接以便节省时间。 打开工作簿之后,在“数据”选项卡上的“连接”组中,单击“编辑链接”,然后仅从所需的源更新链接。

  • 其他人创建了工作簿,我不知道为什么看到此提示

    单击 "不更新",然后联系工作簿的所有者。 还可以调查工作簿中的链接。 在"数据"选项卡上的"查询和连接&,单击"编辑链接"。

  • 我每次以相同方式回答提示,不想再次看到提示

    您可以固定的方式回答启动提示,以及避免在此工作簿中看到启动提示。

    • 对所有打开的工作簿都不提示,并自动更新链接    

      此选项影响计算机上打开的每个工作簿。 在另一台计算机上打开该工作簿的用户不会受到影响。

      1. 转到"文件>选项">"。

      2. 在“常规”下,清除“请求自动更新链接”复选框。 如果清除此复选框,则链接将自动更新,并且不显示任何警告。

    • 对此工作簿的所有用户都以相同方式进行提示    

      警告: 此选项会影响该工作簿的所有用户。 如果选择不更新链接且不显示提示,则该工作簿的用户将不知道数据过期。

      转到">查询&连接>">"启动提示"中编辑链接,然后选择需要的选项。

      注意: 如果有任何失效链接,你仍会收到通知。

  • 如果我使用参数查询,该做什么?

    1. 单击“不更新”。

    2. 关闭目标工作簿。

    3. 打开源工作簿。

    4. 打开目标工作簿。

    5. 单击“更新”。

    如果源工作簿没有打开,指向参数查询的链接就不能更新。

  • 为什么无法选择"手动"作为特定外部链接的更新选项?

    公式链接始终设置为"自动"。

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