有关准备出版物以进行专业印刷的提示

如果需要桌面打印机上没有的打印选项,可以将出版物带至专业印刷机构,该打印机可在偏移量打印机或高质量数字打印机上重现您的工作。

例如,你可能想要打印较大数量的出版物、打印在特殊纸张上 (如斜面或卡片纸) ,或者使用装订、修整和完成选项。

如果需要数百份甚至数千份,则商业印刷机可能是打印出版物最经济高效的方式。

Microsoft Office Publisher 2007 许多功能,使专业印刷商和复印店能够更轻松地准备出版物以完成打印过程。 以下提示将帮助你准备出版物,供商业印刷机构或复印店输出。

提示 1:与商用打印机讨论项目

在设计过程之前和过程中咨询商业打印机,以节省以后的时间和金钱。 在开始项目之前,请描述您的项目和目标,并了解印刷机构的要求。

创建出版物之前,请讨论以下内容:

  • 询问打印机是否接受 Publisher 文件。 如果找不到专业印刷机构,可以询问提交出版物进行打印的其他方法。 大多数商业印刷机构PostScript或 PDF ,他们将提供有关如何从出版物创建这些文件的说明。

  • 告知打印机项目的打印需求,例如数量、质量、纸张纸、纸张大小、推荐的颜色模型、装订、折叠、修剪、预算、文件大小限制和截止日期。 请始终询问打印机是否具有库存中需要的物品。

  • 让打印机知道出版物中是否包含扫描的图片,如果是,是自己扫描图片,还是由商业印刷机构或服务局扫描它们。

  • 询问是否将执行任何预按下任务,例如捕获和页面分页。

  • 请求任何可节省资金的建议。

提示 2:提前选择颜色模型

在花费大量时间设计出版物之前,请决定是否要打印彩色出版物。 如果将出版物打印到高质量的数字彩色打印机,则无需担心颜色。 数字彩色打印机准确再现数百万种颜色。 如果计划在偏移量印刷机上打印出版物,则有几个颜色模型选项。

偏移量打印需要专业印刷操作员设置并运行打印作业。 通常,打印出版物所需的每种墨迹都需要为操作员进行更多的设置,从而增加成本。 所需的墨迹数量取决于选择的颜色模型。

为出版物设置颜色打印时,可以从以下颜色模型中选择:

  • 任何颜色 (RGB)

  • 单一颜色

  • 专色

  • 处理颜色

  • 流程加专色

任何颜色 (RGB)

如果使用数字彩色打印机打印机( (彩色桌面打印机) )进行打印,则使用 RGB (红色、绿色、蓝色) 模型。 打印一些副本时,这是要打印的开销最低的颜色模型。 但是,RGB 颜色具有任何颜色模型的最高可变性,因此很难在打印作业之间匹配颜色。

单一颜色

如果使用一种颜色打印,出版物中所有内容都打印为一种颜色(通常为黑色)。 这是在偏移量按下时打印的成本最低的颜色模型,因为它只需要一个墨迹。

专色

如果使用专色打印,出版物中所有内容都打印为单一墨迹(通常为黑色)和一种其他颜色的色调,即通常用作强调色的专色。 Publisher 使用 PANTONE®颜色进行专色作业。

此颜色模型至少需要两个墨迹,并且每添加一个墨迹,可能会增加按偏移量时打印的成本。

注意: 在某些情况下,打印专色可能比使用处理颜色更昂贵。 这通常适用于短期作业。

处理颜色

如果使用此颜色模型,则出版物会通过组合不同百分比的蓝绿色、洋红色、黄色和黑色(通常缩短为 CMYK (蓝、洋红色、黄色、键) )以全色打印。 虽然你可以组合这四种墨迹以获得几乎全系列的颜色,但无法获取某些颜色。 例如,CMYK 颜色模型无法生成高度饱和的四色或四色。

流程颜色打印始终需要使用四种 CMYK 墨迹设置打印。 它还要求按下操作者具备技能,才能将一个墨迹的印象与另一个墨迹(称为注册)相一并排。 与专色打印不同,这些要求使得流程颜色打印的成本更高。

流程加专色

此颜色模型是打印成本最大的模型,因为它将流程颜色打印 (四种墨迹) 一个或多个专色墨迹。 只有在需要全色以及使用 CMYK 无法生成的高度饱和或金属颜色时,才使用此颜色模型。

选择颜色模型

在 Publisher 中选择颜色Microsoft Office时,颜色选取器仅显示在选择的颜色模型中可用的颜色。 例如,如果将颜色模型设置为"单一颜色",则只能选择可以使用该单个墨迹颜色设置的线条、填充和文本颜色。 如果将颜色模型设置为专色,则只能选择可以使用专色墨迹的线条、填充和文本颜色。

提示 3:确保出版物页面的大小正确

创建出版物之前,应确定希望完成的打印出版物的大小。 请务必咨询专业印刷机构。

确定页面大小后,在"页面设置"对话框中 设置 它。

在此阶段,请确保在"页面设置"对话框中选择的页面大小是您需要的大小。 开始设计出版物后,很难更改页面大小。 此外,专业印刷机构将很难将出版物打印为与设置的页面尺寸不同的页面大小。

必须注意,在页面设置和打印中,页面大小和纸张大小有两种不同的内容:

  • 页面大小在剪裁后始终指已完成页面的大小。

  • 纸张大小始终指在剪裁前打印出版物的纸张大小。

在许多情况下,纸张大小需要大于页面大小,以便允许使用 出血 和 打印机标记 或允许每张纸打印多页。

如果要在一张纸上打印多个副本或页面以创建小册子,可在 Publisher 中轻松执行。 在单个工作表上打印多个页面,以便可折叠和剪裁以形成一系列页面,这称为"打印"。

提示: 若要通过打印获得最佳效果,在设置出版物之前,与商业印刷机构交谈。 商业印刷机构可能会使用第三方印刷程序来实施出版物。

作为一般规则,无论你是否要使用网站,都应将页面大小设置为项目的最终大小。

  • 名片、索引卡和明信片大小    如果要在单个字母大小的 (8.5 英寸 x 11 英寸) 工作表上打印多个小项目(如名片),请为名片 (设置 2 英寸 x 3.) 5 英寸的名片大小,而不是要打印的纸张大小。 在 "页面设置 "对话框中,可以设置每版打印份数。

    操作方法

    1. 在" 页面设计" 选项卡上,单击"页面设置"组中对话框 启动 器。

    2. 在" 页面设置 "对话框中的" 布局类型"下,单击每个工作表 的多个页面 或其他适当的选项。

    3. "选项"下,在"侧边距"、"上边距"、"水平间距"和"垂直间距"框中输入需要的值。

    4. 单击“确定”

      根据选择的纸张大小和输入的页边距值,Publisher 在页面上可以容纳该项目的份数。 出版物窗口中仍只显示一个副本,但打印出版物时,Publisher 在一张纸上打印多个副本。

  • 折叠的小册子大小    如果出版物是一张纸,将折叠一次或多次(如三折小册子或贺卡)时,页面大小应与折叠前完成的纸张大小相同。 不应将小册子的每个面板都考虑为单独的页面。 例如,如果出版物是一个三折小册子,将在信纸尺寸的纸张上打印,请单击"页面设置"对话框中的"信函"页面大小。

  • 小册子大小    如果出版物是具有多个折叠页的小册子 (例如目录或杂志) ,则折叠该页后的页面大小应该与单页相同。 例如,如果出版物页面大小为 5.5 英寸 x 8.5 英寸,可以在单字母大小的纸张的两面并排打印这些页面。 Publisher 中的小册子打印功能可排列页面,以便合并和折叠打印的纸张时,页面的顺序正确。

    若要设置小册子,请参阅"设置和打印信函大小的小册子或新闻稿"。

  • 复杂任务    某些打印可能涉及打印在单个工作表上的大量页面,然后折叠多次并剪裁三面以生成一组连续编号的页面。 这种放大功能只能使用第三方放大程序完成。

提示 4:允许出血

如果出版物中具有要打印到页面边缘的元素,请设置为出血。 出血是元素从出版物页面扩展的地方。 出版物将打印为大于已完成页面大小的纸张大小,然后剪裁。 需要出血,因为大多数打印设备(包括偏移量打印机)无法打印到纸张的边缘,并且修整纸张可能会留下细、白色、未打印的边缘。

若要在 Publisher 中创建出血,请放大要出血的元素,以便它们从页面边缘扩展到至少 0.125 英寸。

包含出血的出版物

如果元素是在 Publisher 中创建的自签名,可以轻松拉伸它。 但是,如果形状是图片,则必须更加小心,以确保不会使图片比例失比例,或者不会丢失在剪裁页面时要保留的图片的一部分。

提示 5:避免使用合成字体样式

字样通常使用不同的字体来表示字样中的变体。 例如,字样 Times New Roman 实际上是四种字体:

  • Times New Roman

  • Times New Roman Bold

  • Times New Roman Italic

  • Times New Roman Bold Italic

为了简化变体的使用,当你在 Publisher 中对文本应用加粗或 italic 格式时,Microsoft Windows 会应用相应的字体(如果可用)。 例如,如果在 Times New Roman 中选择一些文本,然后单击"格式设置"工具栏上的"加粗",Windows 将替换 Times New Roman Bold 作为字体。

许多字样没有单独的字体来表示粗体和文字。 向这些字体应用粗体或文字格式时,Windows 会以该样式创建字样的综合版本。 例如,字样"动画 Sans MS"没有文字字体版本。 当你将斜体格式应用于动画 Sans MS 中的文本时,Windows 会通过倾斜字符使文本看起来倾斜。

大多数桌面打印机会如期打印合成字体样式,但高端打印设备(如 imagesetters)通常不打印合成字体。 将出版物上交商业印刷机构时,请确保出版物中没有任何合成字体样式。

检查要打印的单独字体

若要确保没有任何合成字体样式,需要知道你使用哪些字样以及哪些变体作为单独的字体提供。 若要查看出版物中使用的字样,请执行下列操作:

  • 在"文件"选项卡上,单击"信息",然后单击"管理嵌入字体"。

    " 字体 "对话框显示出版物中使用的所有字样。

若要了解字体的哪些样式变体作为单独的字体提供,请执行下列操作:

  1. 在"开始"菜单上,单击"运行"。

  2. 在"运行"对话框中的"打开"框中,键入字体,然后单击"确定"。

    " 字体 "窗口随即打开,并显示计算机上安装的所有字体和字体变体的列表。

  3. 检查在出版物中使用的字样是否具有可用于想要使用的样式的单独字体。

如果只列出了一个变体的字样,则没有单独的字体可用于粗体、italic 或粗体的 italic 格式。 大多数只有一种可用字体的字样是装饰性字体,不能用于其他变体。

提示 6:避免对小字号的文本使用色调

如果彩色文本的字号较小,请使用纯色墨迹颜色,或者可使用纯色墨迹组合来组合的颜色。 避免使用颜色的色调。

Publisher 将色调打印为纯色墨迹的屏幕或百分比。 当查看特写时,屏幕显示为点模式。 例如,50% 的绿色将打印为纯绿色墨迹的 50% 屏幕。

实底色和淡色文字的放大版本

当有色文本的字号较小时,组成屏幕的点可能不足以清楚地定义字符的形状。 生成的文本模糊或模糊,难以阅读。 如果色调是使用多个墨迹 (颜色) ,则墨迹的注册可能未正确对齐,从而可能会向文本添加模糊边缘。

如果要对小字号的文本着色,请确保使用将打印为纯色墨迹的颜色,而不是浅色。 下面是一些可能的颜色选择:

  • 黑色

  • 白色

  • 青绿色

  • Magenta

  • 黄色

  • 红色 (100% 洋红色,100% 黄色)

  • 绿色 (百分比蓝绿色,百分之百黄色)

  • 蓝色 (百分比蓝绿色,100% 红色)

  • 任何专色的 100% 色调

注意: 对于字体大小较大(约 18 点和更大)的文本,色调不是问题。 请务必讨论想要使用商业打印机着色的字体。

提示 7:适当调整数字照片和扫描图像的大小

由画图程序、扫描程序或数字照相机创建的图形由一个网格(称为像素)由颜色不同的正方形所创建。 图形具有的像素越多,显示的详细信息就越多。

图片的分辨率以每英寸像素数表示 (ppi) 。 每张图片的像素数有限。 放大图片会降低分辨率, (更少的 ppi) 。 缩小图片可增加分辨率 (ppi) 。

如果图片分辨率过低,打印效果将更受阻。 如果图片分辨率过高,出版物的文件大小会不必要地变大,并且需要较长时间来打开、编辑和打印。 ppi 超过 1,000 的图片可能完全无法打印。

如果图片的分辨率大于打印机能够打印的 (例如,300 ppi 打印机) 上的 800 ppi 图片,则打印机将花费更多的时间处理图像数据,而不会在打印件中显示更多详细信息。 尝试将图片分辨率与打印机的分辨率相匹配。

你计划由商业打印机打印的颜色图片应介于 200 和 300 ppi 之间。 图片可以具有更高的分辨率(最高 800 ppi)但不应具有较低的分辨率。

注意: 有时,你可能会看到图片分辨率以每英寸点数表示 (dpi) 而不是 ppi。 这些术语通常可以换用。

有效分辨率

无论图片在出版物中是放大还是缩小,都包含相同的信息量。 如果要在放大图片时显示更多详细信息,则需要从具有更高效分辨率的图片开始。

出版物中的每个图片都包含有效分辨率,有效分辨率考虑了图形的原始分辨率,以及在 Publisher 中缩放时的效果。 例如,原始分辨率为 300 ppi 的图片在放大 200% 后,有效分辨率为 150 ppi。

要查找出版物中的图片的有效分辨率,请执行下列操作:

  1. 在" 视图" 选项卡上,选中"图形管理器 "旁边的复选框

  2. 在"图形管理器"任务窗格中的"选择图片"下,单击图片旁边的箭头,然后单击"详细信息"。

  3. 在" 详细信息" 窗口中," 有效 分辨率"字段以每英寸点数 (dpi) 。

缩小高分辨率图形

如果只有一些图形的分辨率过高,打印它们可能没有问题。 如果你有多个高分辨率图形,如果降低其分辨率,出版物的打印效率会更高。

重要: 在降低图形分辨率之前,请咨询专业印刷机构,了解所需的分辨率。

在 Publisher 中,可以通过压缩降低一个、几个或所有图片的分辨率。

  1. 在 Publisher 中,选择要减小其分辨率的一张或多张图片,右键单击其中一张图片,然后单击"设置图片格式"。

  2. 在" 设置图片 格式"对话框中,单击" 图片" 选项卡。

  3. 单击“压缩”

  4. 在"压缩图片"对话框中的目标输出下,单击"专业打印"。

  5. “立即应用压缩设置”下,选择要压缩出版物中的所有图片还是仅压缩所选的图片,然后单击“确定”

  6. 如果显示一条消息,询问是否要应用图片优化,请单击"是"。

    同一图片的 300 ppi 版本将替换高分辨率的原始图片。

提示 8:使用链接的图片

在出版物中插入图片时,可以在出版物中嵌入图片或链接到图片文件。 将图片作为链接插入出版物可减少出版物大小,使打印机可以单独编辑任何图片,或一批中管理所有图片的颜色。

如果插入链接的图片,请确保将图片文件以及出版物一起上交到商业印刷机构。 如果使用"打包向导"准备出版物进行专业印刷,链接的图片将包含在打包的文件中。

如果使用封装的 POSTSCRIPT (EPS) 图形,则交付具有链接图片的出版物尤为重要,因为无法将 Publisher 中的图片保存为 EPS 格式。 EPS 图形仅在作为单独的链接文件提供时,才可供商业打印机使用。

若要将图片作为链接插入,请执行下列操作:

  1. 在"插入"菜单上,指向"图片",然后单击"从文件"。

  2. "插入图片 "对话框中,浏览到想要的图片,然后单击它。

  3. 单击“插入”旁边的箭头,然后单击“链接到文件”

提示 9:使用"打包向导"准备出版物文件

"打包向导"将出版物及其链接文件打包到单个压缩文件中,你可以将该文件放入商业打印机。 使用"打包向导"时,Publisher 将执行以下操作:

  • 保存文件的副本,并嵌入授予嵌入权限的 TrueType 字体。

  • 创建压缩的存档文件,其中包括出版物及其所有链接图形。

  • 创建 PDF 可能首选的打印文件。

    注意: 只有在安装加载项后,才能从 2007 Microsoft Office 系统 程序另存为 PDF 或 XPS 文件。 有关详细信息,请参阅"保存或转换为 PDF 或 XPS"。

  • 将打包的文件复制到你选择的驱动器。

若要运行"打包向导",请参阅"使用打包向导"保存 用于专业印刷的文件

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