会议是许多可用于一起完成工作的工具之一。 下面是一些帮助我们更有效地管理会议的指针:

在会议之前

  • 设置议程。 这样,所有被邀请者可以确切知道会议内容以及要共享哪些内容。

  • 安排会议时请多做通知。 当每个人都有足够的时间进行准备时,会议运行得更顺畅。

  • 确保已邀请每个人。 仔细检查是否包括需要参加会议的每个人。 如果已邀请来宾,请确保你使用了正确的电子邮件地址,以便他们可以通过 Teams 应用或直接从浏览器加入。

  • 如果与跨多个时区的人合作,请检查以确保会议在正常工作期间召开。 没有人喜欢在一个晚上的中间时分变得不自在...

会议期间

  • 在会议开始前,你有机会检查一切是否有序。 打开设备设置 设置按钮, 确保设置正确的网络摄像机和麦克风。 当你位于其中时,您还可以使用内置的噪声抑制功能,该功能可用于筛选出杂乱的声音,如键盘点击或杂乱的宠物。

  • 需要将某人加入通话? 选择 " "显示参与者"图标直接邀请人员或通过选择"共享邀请" 来共享会议链接

  • 如果需要删除 URL 或与会议中的人员共享文件,会议聊天始终可用。 即使会议结束后,在通话期间聊天中共享的消息和文件仍对所有人可见。

  • 并非一切都需要文字,请使用 "回应"更具表现力,在静音或关闭视频时表达你的观点。

  • 如果在听到会议中的人员时遇到问题,或者只想进行此操作的"一起玩",可以在"更多" "更多选项"按钮"下打开实时字幕,以在人员交谈时获取实时字幕。

  • 共享整个屏幕或仅共享会议中的单个窗口。  这样,你即可让每个人都浏览文档、演示PowerPoint演示文稿,或只是让其他人关注。 如果计划共享包含视频剪辑等音频内容,请确保"包括计算机声音"选项已打开,以便参与者可以听到其一端的音频。

会议结束后

  • 向组内人员发送操作项目。 这些可以是你在会议期间记下的笔记或要跟进的一些内容。 为了帮助你保持井井有条,请尝试使用任务列表将操作分配给单个人员,以便每个人都保持跟踪状态。

  • 如果一个会议不足,请尝试使用日历安排定期会议。

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