版本控制在列表和库中的工作原理

版本控制在列表和库中的工作原理

在列表或库中启用版本控制时,可以在列表和文件中存储、跟踪和还原项目,只要项目更改,就将其还原到库中。 版本控制与其他设置(如签出)相结合,可让你控制网站上发布的内容。 还可使用版本控制来查看或还原列表或库的旧版本。

版本控制概述

有权管理列表的任何人都可以打开或关闭列表或库的版本控制。 版本控制可用于所有默认列表类型(包括日历、问题跟踪列表和自定义列表)中的列表项。 它还可用于可存储在库中的所有文件类型,包括Web 部件页面。 有关设置和使用版本控制的信息,请参阅"为列表或库启用和配置版本控制"。

注意: 如果你是客户 Microsoft 365 ,则版本控制现在会在创建新库或列表时默认打开,并且将自动保存文档的最近 500 个版本。 这有助于防止丢失重要文档或数据。 如果您的网站或工作组网站上已有未启用版本控制的现有库或列表,则你随时都可以为它们启用版本控制。

可以使用版本控制来:

  • 跟踪版本的历史记录    启用版本控制后,可以看到项目或文件更改时间以及更改者。 还可以查看属性何时 (更改了有关文件) 的信息。 例如,如果有人更改列表项的截止日期,该信息会显示在版本历史记录中。 您还可以查看用户将文件签入库时的评论。

  • 还原早期版本    如果在当前版本中出错、当前版本已损坏,或者只是喜欢以前的版本,可以将当前版本替换为以前的版本。 还原的版本将成为新的当前版本。

  • 查看以前的版本    可以在不覆盖当前版本的情况下查看以前的版本。 如果在文档(如 Word 或 Excel Microsoft Office)中查看版本历史记录,可以比较这两个版本,确定区别是什么。

如果列表或库限制版本,应确保参与者知道在达到版本限制时会删除早期版本。

启用版本控制后,将创建以下情况下的版本:

  • 首次创建列表项或文件时,或上传文件时。

    注意: 如果需要签出文件,则必须签入文件以创建其第一个版本。

  • 上传与现有文件同名的文件时。

  • 更改列表项或文件的属性时。

  • 打开并保存 Office 文档时。 再次打开文档后,将在保存编辑后创建新版本。

  • 定期编辑和保存 Office 文档。 并非所有编辑和保存操作都创建新版本。 例如,当经常保存编辑时,每个新版本捕获一个时间点,而不是每个单独的编辑。 启用自动 保存时,这 很常见。

  • 在共同创作文档期间,当其他用户开始处理文档或用户单击"保存"以将更改上载到库时。 

在任何给定时间,文件的当前版本最多为三个:签出版本、最新次要版本或草稿版本,以及最新发布的版本或主要版本。 所有其他版本都被视为历史版本。 某些当前版本仅对具有查看权限的用户可见。

通常,主版本代表一个里程碑,例如提交供审阅或发布的文件,而次要版本是一项进行中的工作,尚未准备好供所有网站参与者阅读。 根据团队的工作方式,团队可能更可能需要其最新次要版本,例如最近编辑的版本。 随着时间的过去,你的团队可能不太可能需要较旧的次要版本。

某些组织会跟踪其库中的文件的主要版本和次要版本。 其他仅跟踪主要版本。 主要版本由数字标识,例如 5.0;次要版本由十进制数字标识,例如 5.1。

大多数组织在文件开发阶段使用次要版本,达到某些里程碑时或文件可供大量受众查看时使用主要版本。 在许多组织中,草稿安全性设置为仅允许文件的所有者和有权审批文件的用户。 这意味着在主要版本发布之前,其他人无法看到次要版本。

主要版本可用于列表,但次要版本不可用。 列表项的每个版本都使用一个序列号进行编号。 如果您的组织需要审批列表中的项目,则项目将保持"待定"状态,直到具有审批权限的某人批准它们。 在"待定"状态时,它们使用十进制数进行编号,并称为草稿。

有关启用和设置版本控制(包括主要版本和次要版本)的更多内容,请参阅"为列表或库启用和配置版本控制"。

每次创建新版本时,都会自动添加版本号。 在启用了主要版本控制的列表或库中,版本具有整体数字,例如 1.0、2.0、3.0 等。 在库中,管理员可能同时为主要版本和次要版本启用版本控制。 跟踪次要版本时,它们具有十进制数字,如 1.1、1.2、1.3 等。 当其中一个版本发布为主版本时,其编号变为 2.0。 后续次要版本编号为 2.1、2.2、2.3 等。

放弃签出时,版本号不会更改。 如果最新版本是版本 3.0,则放弃签出后,它仍保留为 3.0。

删除某个版本时,该版本将转到回收站,其编号将随版本一起提供。 "版本历史记录"将显示剩余的版本号。 其他版本号不会更改。 例如,如果文档具有次要版本 4.1 和 4.2,并且决定删除版本 4.1,则生成的版本历史记录只显示版本 4.0 和 4.2。 下图显示了这一点。

有关启用和设置版本控制(包括主要版本和次要版本)的更多内容,请参阅"为列表或库启用和配置版本控制"。

删除了一个次要版本的版本历史记录

可以配置谁可以查看列表项和文件的草稿。 草稿在两种情况下创建:

  • 在跟踪主要版本和次要版本的库中创建或更新文件的次要版本时。

  • 当列表项或文件已创建或更新但尚未在需要内容审批的列表或库中获得批准时。

跟踪主要版本和次要版本时,可以指定用户是否必须具有编辑文件的权限才能查看和读取次要版本。 应用此设置后,有权编辑文件的用户可以处理该文件,但仅有权读取该文件的用户看不到次要版本。 例如,你可能不希望有权访问库的每个人都在编辑文件时查看批注或修订。 如果正在跟踪主要版本和次要版本,但尚未发布主要版本,则没有权限查看草稿项目的用户看不到该文件。

当需要内容审批时,您可以指定具有阅读权限的用户、有权编辑的用户,还是仅允许作者和有权审批项目的人查看正在等待审批的文件。 如果同时跟踪主要版本和次要版本,则作者必须先发布主要版本,然后才能提交文件进行审批。 当需要内容审批时,有权阅读内容但无权查看草稿项目的用户将看到文件的上次批准版本或主要版本。

无论用户是否有权编辑文件,如果用户搜索的是次要版本的文件,他们将不会获得该文件的结果。

某些组织允许无限版本的文件,而其他组织则应用限制。 签入最新版本的文件后,可能会发现缺少旧版本。 如果最新版本为 101.0,并且注意到不再有版本 1.0,则意味着管理员将库配置为仅允许 100 个主要版本的文件。 添加第 101 版会导致删除第一个版本。 仅保留版本 2.0 到 101.0。 同样,如果添加第 102 个版本,则仅保留版本 3.0 到 102.0。

管理员还可以决定将次要版本数限制为仅针对一组最新版本的次要版本。 例如,如果允许 100 个主要版本,管理员可能会决定仅为最近的五个主要版本保留次要草稿。 主要版本之间的次要版本默认数量为 511。 如果尝试保存其他次要版本,将看到一条错误消息,指出必须先发布文档。

在限制其保留次要版本的主要版本数的库中,达到版本限制时,会删除以前的主版本的次要版本。 例如,如果只保留 100 个主要版本的草稿,并且团队创建了 105 个主要版本,则仅保留最早版本的主要版本。 与五个最早主要版本(如 1.2 或 2.3)关联的次要版本将被删除,但主版本(1、2 等)会保留,除非库还限制主要版本。

限制版本数量通常是一种很好的做法。 这意味着可以节省服务器空间并减少用户的混乱。 但是,如果出于法律或其他原因要求组织保存所有版本,则不要应用任何限制。

有关启用和设置版本控制(包括限制)的更多内容,请参阅"为列表或库启用和配置版本控制"。

注意: 对于 Microsoft 365 中的 SharePointSharePoint Server 和列表设置,每个主版本允许最多 511 个次要版本。 无法更改此数字。

    • 版本控制   Microsoft 365 中的 SharePoint 库的版本控制; SharePoint Server 可以选择"无 版本控制" 作为选项。

    • 库设置   Microsoft 365 中的 SharePoint 版本允许 100-50000 个主要版本; SharePoint Server 库设置允许 1-50000 个主要版本的范围。

    • 次要版本   Microsoft 365 中的 SharePoint 库 SharePoint Server 都允许 1-50000 个主要版本具有次要版本。

  • 列表

    • 版本控制    使用 Microsoft 365 中的 SharePointSharePoint Server 列表设置都允许禁用版本控制。

    • 主要版本    " Microsoft 365 中的 SharePoint 和 SharePoint Server 列表设置都允许 1-50000 个主要版本的范围。

    • 次要版本    " Microsoft 365 中的 SharePoint 和 SharePoint Server 列表设置都允许 1-50000 个主要版本具有次要版本。

  • 如果你是客户 Microsoft 365 ,则创建库或列表时,版本控制会自动打开。

  • 例如 SharePoint Server ,创建库时会自动打开版本控制,但在创建列表时则不启用。

有权管理列表的任何人都可以打开或关闭版本控制。 由于列表和库从网站继承权限,因此,许多网站中管理网站的人都是同一人。 除了启用版本控制外,网站所有者 (或管理列表或库的其他人) 决定是否需要内容审批、谁可以查看草稿项目以及是否需要签出。 每个决策都对版本控制的工作方式产生影响。 例如,如果管理库的人决定要求签出,则版本号仅在文件签入时创建。 如果需要内容审批,则主版本号不会应用,直到文件获得有权这样做的某人的批准。

重要: 如果在库中工作的人计划共同创作文档,请不要将库配置为要求签出。 签出所需的文档时,用户不能作为共同作者工作。

若要了解如何为列表或库启用版本控制,请参阅"为列表或库启用和配置版本控制"。

如果库中启用了版本控制,则设置版本控制的人将决定是否同时跟踪主要版本和次要版本,还确定谁可以看到次要版本。 在大多数情况下,需要内容审批时,只有文件的所有者和有权审批项目的用户才能查看次要版本。 在其他库中,可以编辑库中文件的任何人,或者对库具有读取权限的任何人都可以查看所有版本。 版本获得批准后,对列表或库具有读取权限的每个人都可以看到该版本。

尽管列表没有主要版本和次要版本,但任何状态为"待定"的项目都被视为草稿。 在大多数情况下,只有项目的创建者和具有"完全控制"或"设计"权限的人员才能看到草稿。 草稿显示这些人员的状态为"挂起"状态,但其他人只能在版本历史记录中查看最新的"已批准"版本。 如果文件被拒绝,它将 保持"挂起 "状态,直到具有必要权限的用户将其删除。

默认情况下,挂起的项目或文件仅对它的创建者和有权管理列表的用户可见,但你可以指定其他用户组是否可以查看该项目或文件。 如果库设置为同时跟踪主要版本和次要版本,则编辑文件的人必须先发布文件的主要版本。

有关设置文档审批详细信息,请参阅"需要审批网站列表或库中的项目"。

注意: 某些列表和库中的草稿安全性配置为允许所有网站用户同时查看 定版本 和已批准 版本。

从已打开版本控制的库中签出文件时,每次重新签入时都会创建一个新版本。 并且, 如果已打开 主要版本和次要版本,可以在签入时决定要签入的版本类型。 在需要签出的库中,版本仅在签入时创建。

在不需要签出的库中,打开文件后首次保存时会创建新版本。 每个后续保存将覆盖第一次保存时创建的版本。 如果关闭应用程序,然后重新打开文档,第一次保存将再次生成版本。 这可能会导致版本数快速激增。

有关签入和签出的信息,请参阅签出、签入或放弃对库中 文件的更改

重要: 如果要共同创作文档,除非有很好的理由阻止他人处理文档,否则不要签出文档。

要求签出可帮助团队充分利用版本控制,因为用户专门指定何时创建版本。 只有当有人签出文件、更改文件,然后重新检查它时,才创建一个版本。 当不需要签出时,当某人首次保存文件时,会创建一个版本,当用户关闭该文件时,此版本会更新。 如果此人或其他人随后打开并再次保存文件,将创建另一个版本。 根据情况,您可能不打算创建多个版本,例如,如果您必须先关闭文件才能参加会议,然后再对文件进行更改。

需要签出时,用户无法在不先签出文件的情况下添加文件、更改文件或更改文件属性。 当用户签入文件时,系统会提示他们提供有关他们所做的更改的注释,这有助于创建更有意义的版本历史记录。

注意: 如果库将存储与网站上的任务列表 (.mpp) 文件,应清除"需要"签出框。

有关要求签出的信息,请参阅"设置库以要求签出文件"。

列表和库具有与版本控制与签出相关的权限,这些权限因应用于用户或特定组的权限级别而异。 可以编辑权限级别的用户可以以不同方式配置这些权限,或者可以创建具有自定义权限级别的新组。

这些权限可灵活管理库。 例如,你可能希望某人能够在没有删除文件本身的权限的情况下删除文件的版本。 删除版本的权限与删除项目的权限不同,因此可以提供自定义的控制级别。

下表显示了与版本控制与签出相关的权限及其应用到的默认权限级别。

权限

默认权限级别

查看版本

完全控制、设计、参与和读取

删除版本

完全控制、设计和参与

替代签出

完全控制和设计

审批项目

完全控制和设计

有关权限详细信息,请参阅"了解权限级别"。

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