管理外部数据区域及其属性

你可以更改外部数据区域的属性,以便通过与外部数据源(如数据库、Web 查询或文本文件)的连接来控制已导入到工作表中的数据。

外部数据区域(也称为查询表)是定义的名称或表名称,用于定义导入到工作表中的数据的位置。 当您连接到外部数据时,Excel 会自动创建外部数据区域。 唯一的例外是连接到数据源的数据透视表,数据透视表不使用外部数据区域。 在 Excel 中,你可以设置外部数据区域的格式和布局,或在计算中使用它,就像使用任何其他数据一样。

外部数据区域属性

外部数据区域具有可用于控制数据的附加属性(而不是与连接属性混淆),例如保留单元格格式和列宽。 通过单击 "数据" 选项卡上的 "连接" 组中的 "属性",可以更改这些外部数据区域属性。 然后执行下列操作进行更改:

  • 对于从 Microsoft Query 和数据连接向导创建的外部数据区域,请使用 "外部数据属性" 对话框。

  • 对于通过导入的文本文件或检索 HTML 数据的 Web 查询创建的外部数据区域,请使用 "外部数据区域属性" 对话框。

  • 对于从检索 XML 数据的 Web 查询创建的外部数据区域,请使用 " XML 映射属性" 对话框。

将模板与外部数据区域结合使用

如果要共享基于外部数据的摘要或报表,则可以向其他用户提供包含外部数据区域的工作簿,也可以创建报表模板。 报表模板 允许保存摘要或报表而不保存外部数据,以便文件更小。 当用户打开报表模板时,将检索外部数据。

  1. 选择要在其中搜索 外部数据区域 的工作表。

  2. 在 编辑栏 上,单击 "名称" 框旁边的箭头,然后单击所需的外部数据区域的名称。

  1. “公式”选项卡上的“定义的名称”组中,单击“名称管理器”

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  2. 在 "名称管理器" 对话框中,单击外部数据区域的名称,然后单击 "编辑"。 也可以双击该名称。

  3. 在 "编辑名称" 对话框中,在 "名称" 框中键入引用的新名称。

注意: "关闭" 按钮仅关闭 "名称管理器" 对话框。 您不必单击 "关闭" 即可提交已做的更改。

你可以更改从 Microsoft Query、导入的文本文件、Web 查询或数据连接向导创建的外部数据区域的基础查询。

  1. 单击要更改基础查询的外部数据区域中的单元格。

  2. 在 "数据" 选项卡上的 "连接" 组中,单击 "属性"。

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  3. 在 "外部数据属性" 对话框中,单击 "连接属性" 属性

  4. 在 "连接属性" 对话框中,单击 "定义" 选项卡,然后单击 "编辑查询"。

有关在 Microsoft Query 中构建和编辑查询的详细信息,请参阅 Microsoft Query 帮助。

  1. 单击要更改基础查询的外部数据区域中的单元格。

  2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中,单击“连接”。

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  3. 在 "工作簿连接" 对话框中,单击 "属性"。

  4. 在 "连接属性" 对话框中,单击 "定义" 选项卡,然后单击 "编辑查询"。

  5. 在 "导入文本文件" 对话框中,单击 "导入"。

  6. 在 "文本导入向导" 中对导入的文本文件进行更改,然后单击 "完成"。

    有关导入文本文件的详细信息,请参阅导入或导出文本文件

  1. 单击要更改基础查询的外部数据区域中的单元格。

  2. 在 "数据" 选项卡上的 "连接" 组中,单击 "属性"。

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  3. 在 "工作簿连接" 对话框中,单击 "属性"。

  4. 在 "连接属性" 对话框中,单击 "定义" 选项卡,然后单击 "编辑查询"。

  5. 在 "编辑 Web 查询" 对话框中对 Web 查询进行更改,然后单击 "完成"。

有关创建和编辑 Web 查询的详细信息,请参阅连接到网页

  1. 单击要更改基础查询的外部数据区域中的单元格。

  2. 在 "数据" 选项卡上的 "连接" 组中,单击 "属性"。

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  3. 在 "外部数据属性" 对话框中,单击 "连接属性" 属性

  4. 在 "连接属性" 对话框中,单击 "定义" 选项卡。

  5. 执行下列操作之一:

    • 在 "命令类型" 框中,单击 "",然后在 "命令" 文本框中,将值更改为相应的表、视图或查询的名称。

    • 在 "命令类型" 框中,单击 " SQL " 或 "默认",然后在 "命令" 文本框中,编辑 SQL 语句。

      注意: "命令类型" 框可能不可用(显示为灰色),具体取决于定义连接的方式。

  1. 在编辑栏上,单击 "名称" 框旁边的箭头,然后选择要复制的外部数据区域的名称。

    对于 Excel 表格,选择区域的名称,然后按 CTRL + A 选择表格标题。

    如果要包含不属于外部数据区域的列标签或公式,请选择包含要复制的列标签或公式的单元格。 单击编辑栏上 "名称" 框旁边的箭头,然后单击要复制的外部数据区域的名称。

  2. “开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“复制”

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  3. 切换到要在其中粘贴外部数据区域的工作簿。

  4. 单击 粘贴区域 左上角的单元格。

    若要确保 外部数据 不替换现有数据,请确保工作表在所单击单元格的下方或右侧没有数据。

  5. “开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“粘贴”

注意: 如果只复制外部数据区域的一部分,则不会复制基础 查询 ,并且复制的数据无法刷新。

你可以控制在刷新数据时如何处理返回到 Excel 的较小或较大的数据集。

  1. 在 "数据" 选项卡上的 "连接" 组中,单击 "属性"。

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  2. 在 "外部数据区域属性" 对话框中的 "如果数据区域中的行数在刷新时更改",请单击下列操作之一:

    • 插入新数据的单元格、删除未使用的单元格

      注意: 

      • 在数据源中添加一个或多个行时,直接在外部数据区域下的单元格向下移动,但外部数据区域右侧的单元格不会移动。

      • 在数据源中删除一个或多个行时,直接位于外部数据区域下方的单元格上移,但外部数据区域右侧的单元格不会移动。

    • 为新数据插入整行,清除未使用的单元格

      注意: 

      • 在数据源中添加一个或多个行时,紧邻外部数据区域右侧和右侧的单元格向下移动。

      • 在数据源中删除一个或多个行时,直接位于外部数据区域右侧和右侧的单元格不会移动。

    • 使用新数据覆盖现有单元格,清除未使用的单元格

      注意: 

      • 在数据源中添加一个或多个行时,直接位于外部数据区域下方的单元格将被覆盖,但外部数据区域右侧的单元格不会移动。

      • 在数据源中删除一个或多个行时,直接位于外部数据区域右侧和右侧的单元格不会移动。

  1. 在 "数据" 选项卡上的 "连接" 组中,单击 "属性"。

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  2. 在 "数据格式和布局" 下,执行下列一项或多项操作:

    • 若要将字段名称包含为第一行,请选中 "包含字段名称" 复选框。

      注意: 此复选框仅适用于从 Microsoft Office 2003 程序转换的外部数据区域或以编程方式创建的外部数据区域。

    • 若要添加一行数字列,请选中 "包含行号" 复选框。

      注意: 对于导入的文本文件、XML 文件或 Web 查询,此复选框不可用。

    • 若要保留应用的单元格格式,请选中 "保留单元格格式" 复选框。

      注意: 对于 Web 查询,在 "选项" 对话框中选择 "完全 HTML 格式" 时,此选项会自动清除。 从 "编辑查询" 对话框访问 "选项" 对话框。

    • 若要保留您设置的列宽,请选中 "调整列宽" 复选框。

    • 若要保留应用的列排序、筛选和布局,请选中 "保留列排序/筛选/布局" 复选框。

      注意: 对于 Web 查询,此复选框不可用。

    • 若要保留所应用的列筛选,请选中 "保留列筛选" 复选框。

      注意: 此复选框仅适用于基于 XML 数据的 Web 查询。

注意: 以下过程仅适用于从 Microsoft Office 2003 程序转换的外部数据区域或以编程方式创建的外部数据区域。 使用用户界面创建的所有外部数据区域都创建为 Excel 表。 添加新行并向下填充计算列时,这些表会自动扩展。

  1. 在单元格中输入一个公式,该公式与外部数据区域中的第一行数据相邻。

    注意: 第一行数据可能是外部数据区域中的第一行或第二行,具体取决于第一行是否包含标题。

  2. 选择单元格并双击 填充柄 以将公式复制到外部数据区域中的所有行。

  3. 单击外部数据区域中的某个单元格。

  4. 在 "数据" 选项卡上的 "连接" 组中,单击 "属性"。

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  5. 在 "外部数据区域属性" 对话框中,选中 "数据与数据相邻的列" 复选框中的 "向下填充公式" 复选框。

    注意: 如果在 刷新 时外部数据区域扩展,Excel 将仅复制紧邻或位于外部数据区域中的公式。

冻结外部数据区域将保留数据,但不保留基础查询,因此冻结的外部数据区域无法刷新。

  1. 单击包含要从中删除数据连接的 Excel 表格的工作表。

  2. 在编辑栏上,单击 "名称" 框旁边的箭头,然后单击要从中删除数据连接的外部数据区域的名称。 然后选择数据区域。

  3. 在 "工具" 选项卡上的 "外部表数据" 组中,单击 "取消链接"。 数据区域仍会保留,但仍具有相同的名称,但连接将被删除。

注意: 以下过程仅适用于从 Microsoft Office 2003 程序转换的外部数据区域或以编程方式创建的外部数据区域。 使用用户界面创建的所有外部数据区域都创建为 Excel 表。 添加新行并向下填充计算列时,这些表会自动扩展。

  1. 在 "数据" 选项卡上的 "连接" 组中,单击 "属性"。

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  2. 在 "查询定义" 下,清除 "保存查询定义" 复选框。

注意:  保存工作簿时,将从工作簿中删除基础查询。 但是,已保存的数据库查询文件(.dqy 或 .odc 文件)不会被删除。 如果在 "查询向导" 或 "Microsoft Query" 中创建查询时保存了查询,那么查询文件将保存在您的计算机上,您可以再次使用该查询来检索外部数据。 有关详细信息,请参阅 Microsoft Query 帮助。

注意: 以下过程仅适用于使用 "数据连接向导" 或 "Microsoft Query" (而不是导入的文本文件或 Web 查询)创建的外部数据区域、从 Microsoft Office 2003 程序转换的外部数据区域或外部以编程方式创建的数据范围。 使用用户界面创建的所有外部数据区域都创建为 Excel 表。

  1. 通过执行下列操作之一在外部数据区域上方插入空行:

    • 选择要在其上方插入新行的单元格。 然后,在 "开始" 选项卡上的 "单元格" 组中,单击 "插入" 旁边的箭头,然后单击 "插入工作表行"。 由于已选择一个单元格,因此会在当前行上方插入一个新行。

    • 单击要在其上方插入新行的行的行选择器。 然后,在 "开始" 选项卡上的 "单元格" 组中,单击 "插入"。 由于已选中一个整行,因此在所选行上方插入一个新行。

  2. 在空白行的单元格中键入所需的标签。

  3. 单击外部数据区域中的某个单元格。

  4. 在 "数据" 选项卡上的 "连接" 组中,单击 "属性"。

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  5. 在 "外部数据区域属性" 对话框中的 "数据格式和布局" 下,清除 "包含字段名称" 复选框,然后单击"确定"

  6. 若要删除现有字段名称并刷新外部数据区域,请单击 "外部数据区域" 中的单元格,然后单击 "刷新数据" 按钮图像

注意: 从数据库中检索数据时,对 Microsoft Query 中的列名称所做的任何更改都将保留在外部数据区域中。 有关更改查询中的列名称的信息,请参阅 Microsoft Query 帮助。

  1. 单击包含要删除的外部数据区域的工作表。

  2. 在编辑栏上,单击 "名称" 框旁边的箭头,然后单击要删除的外部数据区域的名称。

    如果外部数据区域是 Excel 表格,请按 CTRL + A 选择整个表格。

  3. 若要删除外部数据区域,请按 DELETE。

  4. 若要删除基础查询,请在 Excel 提示时单击"是"

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