脱机使用链接到 SharePoint 列表的表

您可以使用 Access 脱机处理链接到 SharePoint 列表的数据。 这非常有用,例如,如果您需要离开办公室,或者当服务器不可用或丢失与服务器的连接时需要继续工作。

概述

脱机处理 SharePoint 网站的数据之前,必须先在 Access 表和 SharePoint 列表之间创建链接。 然后,可以使用 Access 使列表脱机以更新或分析它们。 重新连接时,可以同步数据,以便更新数据库和列表。 如果数据库包含查询和报表,可以使用它们来分析链接的数据。

如果在脱机时更新任何数据,可以在 Access 再次连接到服务器时同步更改。 如果发生数据冲突(例如,当另一个人脱机更新同一记录时有人更新了服务器上记录)时,您可以在同步时解决冲突。

可以使用多种方法将 Access 表链接到列表。 例如,您可以将数据库移动到 SharePoint 网站,SharePoint 网站也会将数据库中的表链接到网站上的列表。 或者,您可以将 SharePoint 网站上数据表视图中的列表数据导出到 Access 表。 例如,可以使用 Access 中的报表来汇总数据。 有关从 Access 链接到 SharePoint 数据的信息,请参阅"导入或链接到SharePoint 列表中的数据"。

在 Access 中脱机使用 SharePoint 列表

从 Access 2010 开始,脱机使用链接的 SharePoint 列表更是由 Access 维护的自动过程。 如果 Access 无法连接到链接的 SharePoint 列表所在的 SharePoint 网站,可能是因为 Internet 连接中断,Access 将切换到脱机模式。 在 Access 窗口右下角的状态栏中,你将看到一条消息,指出所有 SharePoint 表已断开连接。 如果单击">信息",还将看到一条类似消息,指示表已断开连接。 当您处于脱机模式时,您可以继续在 SharePoint 列表数据的缓存本地副本中添加、编辑和删除数据。

Access 会继续尝试定期与 SharePoint 服务器上的链接列表重新连接。 Access 与 SharePoint 网站重新建立连接后,功能区下方会显示一条消息栏,询问是否要将脱机数据与服务器同步。

单击"同步"以重新连接到 SharePoint Server。

单击 " 同步",Access 将重新连接到链接的 SharePoint 列表,然后尝试合并任何数据更改。

解决有冲突的数据更改

当两个用户更改列表的相同部分的数据或结构时,将发生冲突。 首先提交更改的用户将成功提交其更改,但第二个用户将收到冲突通知。

例如,用户 A 将第三行的"城市"列从达拉斯更改为西雅图,同时将单元格从达拉斯更改为西雅图。 用户 A 的更改先提交到服务器,然后提交更改。 服务器会通知你存在冲突,并让你解决冲突。

注意: 即使用户编辑同一行中的不同单元格,也会出现冲突。

在解决冲突之前,无法对有冲突的记录做出任何更改。

如果 Access 在将脱机更改与 SharePoint 服务器同步时检测到任何数据冲突,则你将看到"解决冲突 " 对话框。

使用"解决冲突"对话框中提供的选项来解决数据冲突。

执行下列操作之一:

  • 若要通过忽略对记录所做的更改来解决当前显示的冲突或错误,请单击"放弃我的更改"。 更改将丢失。

  • 若要通过忽略对列表的所有更改来解决所有挂起的冲突和错误,请单击"放弃所有我的更改"。

  • 若要通过重新应用更改来解决当前显示的冲突或错误,请单击"重试我的更改"。 如果发生冲突,如果您和其他用户更改同一列,您的更改将覆盖其他用户的更改。 如果编辑不同的列,所做的更改将与其他用户的更改合并。

  • 若要通过重新应用更改来解决所有挂起的冲突和错误,请单击"重试所有我的更改"。

  • 若要查看下一个冲突或错误的详细信息,请单击对话框右上角的"下一步"。

  • 若要查看上一冲突或错误的详细信息,请单击对话框右上角的"上一步"。

  • 若要稍后解决冲突和错误,请单击 对话框标题栏 上的"关闭"。

说明

  • 详细信息网格显示当前视图中的所有列。 如果列不可见,请使用水平滚动条滚动,或拖动对话框的右边缘以增加详细信息网格的宽度。

    若要缩放列的内容,请单击详细信息网格中的列。 您的更改和其他用户的更改将显示在"字段详细信息"对话框中。 该对话框还可用于查看格式设置更改。

  • 如果您或其他用户 删除了一行,详细信息网格将显示"已删除"行,而不是一行数据。 如果其他用户删除了该行,该对话框将不会显示用户的姓名或删除的日期和时间。 此外,无法重试更改。

设置缓存 Web 服务和 SharePoint 表选项

适用于 Access 2010 及更高版本中新数据库的默认设置用于缓存 Web 服务和 SharePoint 链接表。 如果要更改此行为,而改为使用 Access 2007 中存在的行为,请单击"文件">"选项"以打开"访问选项"对话框。 单击 "当前 数据库"以查看"缓存 Web 服务和 SharePoint 表"下列出的设置

  • 使用与 Microsoft Access 2010 及更高版本兼容的缓存格式 选择此选项,让 Access 缓存链接数据的本地副本。 此设置可以在处理链接数据时提高性能。 使用此选项可以更快地加载和查看链接数据。 如果要使用 Access 2007 中存在的缓存行为,请清除此选项。

  • 关闭时清除缓存 选择此选项,让 Access 在关闭数据库时从内存中清除任何本地缓存的数据。

  • 从不缓存 选择此选项时,Access 不会缓存本地数据副本,而使用链接的 SharePoint 数据源。

    注意: 如果清除“使用与 Microsoft Access 2010 及更高版本兼容的缓存格式”选项,“关闭时清除缓存”和“从不缓存”选项将不可用。

我能否在 Access 2010 及更高版本中手动脱机工作?

若要手动控制 Access 2010 及更高版本中链接的 SharePoint 数据脱机工作,需要清除"使用与 Microsoft Access 2010 兼容的缓存格式",以及"访问选项"对话框中的当前数据库的更高版本设置。 请参阅上一部分,了解如何查找和设置该选项。

注意: 更改设置后,系统可能会提示关闭并再次打开数据库。

清除"使用与Microsoft Access 2010及更高版本兼容的缓存格式"设置后,"外部数据"选项卡上将显示一组 Web链接列表命令。

在此组中,你将看到"脱机工作"、"同步"、"重新链接列表"等命令。 这些命令与 Access 2007 中的"外部数据"选项卡上 SharePoint 列表的命令 相同。

若要在此模式下脱机处理 SharePoint 列表数据,请单击"脱机工作"。

若要将脱机列表与服务器的数据同步,请单击"同步"。

若要在脱机工作后重新连接链接表,请单击"联机工作"。

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使用的是 Access 2007?

若要执行此过程,首先必须将 Access 表链接到 SharePoint 列表。

注意: 如果您有已在 SharePoint 网站上发布的数据库,则首先必须保存数据库的本地副本,然后使列表脱机。

  1. 打开链接到 SharePoint 列表的数据库。

  2. 在"外部数据"选项卡上的"SharePoint 列表"组中,单击"脱机工作"。

注意: 如果 "脱机 工作"按钮不可用,则可能是表未链接到 SharePoint 列表,或者已使列表数据脱机。

  1. 打开链接到 SharePoint 列表的数据库。

  2. 在"外部数据"选项卡上的"SharePoint 列表"组中,单击"同步"。

如果由于脱机更改和某人在服务器上进行了更改而发生冲突,则会显示" 解决冲突"对话框

该对话框显示有关冲突的信息,例如发生错误的原因,并提供用于尝试再次提交数据或放弃更改的选项。 如果有多个错误,可以通过单击对话框中的"上一个"和"下一步"按钮来查看每个错误的详细信息。 某些错误只能通过放弃更改来解决。

"解决错误 "对话框中 的详细信息网格显示当前视图中的所有列。 对于受影响的行,详细信息网格显示您做出的变化。 不能编辑值,但可以单击每列查看更多详细信息。

  • "解决错误 "对话框中,执行下列操作之一:

    • 如果要将服务器上所做的更改保留到所选项目,请单击"放弃我的更改"。

    • 如果要尝试再次将更改提交到所选项目,请单击"重试我的更改"。

      根据情况,可能需要等待问题解决。 例如,如果由于网络连接问题而无法同步更改,应等到再次连接。

    • 如果要将服务器上所做的更改保留到所有项目,请单击"放弃所有我的更改"。

    • 如果要尝试再次将更改提交到所有项目,请单击"重试所有我的更改"。

      根据情况,可能需要等待问题解决。 例如,如果由于网络连接问题而无法同步更改,应等到再次连接。

      注意: 

      • 如果错误只能通过放弃更改来解决,则用于重试更改的按钮可能不可用。

      • 可以在不采取任何操作的情况下关闭对话框,但在解决错误之前无法离开或更新列表或对计算列进行更改。

重新连接链接表后,将同步对数据或对象进行的任何更改。

  1. 打开链接到 SharePoint 列表的数据库。

  2. 在"外部数据"选项卡上的"SharePoint 列表"组中,单击"联机工作"。

    注意: 如果要放弃脱机所做的更改,请单击"SharePoint 列表"组中"放弃更改"。

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