在 Microsoft Outlook 中,您可以指定对于您发送的所有邮件,自动抄送 (抄送) 发送给其他人或通讯组列表。 

此规则非常有用的一种情况是团队的所有成员负责响应传入的电子邮件,例如支持中心。 当一个团队成员回复消息时,团队其余人员会自动收到答复的副本,让每个人都随时了解传出通信。

首先需要创建一个 规则 以自动发送抄送 (抄) 发送的所有电子邮件。

此特定规则称为 客户端规则。 客户端规则仅在创建它的计算机上运行,并且仅在运行Outlook运行。 如果是在其他计算机上使用电子邮件帐户发送电子邮件,则规则在计算机创建之前不会从该计算机运行。 必须在要使用它的每台计算机上创建此相同的规则。

创建规则

  1. 在"邮件"中的"开始"选项卡上的"移动"组中,单击"规则">"管理规则&通知"。

    “规则和通知”对话框

    将出现“规则和通知”对话框。

  2. 在"电子邮件规则"选项卡上,单击"新建规则"。

    选择"新建规则"

  3. 在规则向导的"从空白规则开始"下,单击"对发送的邮件应用规则"。

    选择"对发送的邮件应用规则"

  4. 单击 "下一步",然后再次 单击"下一步 "。

  5. 将显示一条确认消息,通知你此规则将应用于你发送的每封邮件。 单击“”。

    确认消息

  6. "步骤 1:选择 (") " 下,选中"将邮件抄送 给人员或公用组 "复选框。

    选择 (操作)

  7. "步骤 2:编辑规则说明" (单击带下划线) ,单击"人员"或"公共组"。

  8. 在"规则地址"对话框中,单击名称或组,然后单击"到"。 重复此步骤,直到要添加的所有名称或组都包含在"到"框中。

  9. 单击“确定”

  10. 在规则 向导中,单击" 一步",然后再次 单击"下一步 "。

  11. "步骤 1:指定此规则的名称"下,输入将为此规则识别的名称。

    命名新规则

  12. "步骤 2: 设置规则选项"中,选中" 启用此规则 "复选框。

  13. 单击“完成”。

  14. 你将看到一条消息,指出只有在你签入电子邮件时,规则才Outlook。 单击“确定”

现在,每次发送邮件时,无论是新邮件、答复还是要转发的邮件,在规则中指定的人员或组将自动添加为抄送收件人。 撰写邮件时,"抄送"行上不会显示人员或组的名称,但邮件的任何收件人都将看到这些姓名。

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关闭规则

若要避免自动发送抄送,必须先关闭该规则。

  1. 在"邮件"中的"开始"选项卡上,单击"规则">"管理&通知"。

  2. 在" 电子邮件规则"选项卡 上的"规则 "下,清除之前创建的规则的复选框。

  3. 单击“确定”

现在,无需自动抄送规则即可发送邮件,将副本发送给其他人或通讯组列表。 在返回到"规则和通知"对话框并再次启用规则之前,规则将保持关闭状态。

提示: 有关基于每条消息关闭此规则的快速方法,请参阅下一节"使用类别关闭每条消息的自动抄送"。

使用类别基于每封邮件关闭自动抄送

如果希望在不进入"规则和通知"对话框的情况下,灵活地关闭新的自动抄送规则,可以将 Outlook 中的类别功能与规则一起使用。

编辑之前创建的规则,以便向邮件添加指定类别时,"抄送"规则不会自动向任何人发送副本。

  1. 在"邮件"中的"开始"选项卡上,单击"规则">"管理&通知"。

  2. 在"电子邮件规则"选项卡上,单击之前创建的规则,然后单击"更改规则"。

    更改规则

  3. 单击"编辑规则设置"。

    编辑规则设置

  4. 单击 " 规则向导"前两个步骤中的"下一步",直到 看到是否有例外?

  5. "步骤 1: (") (" 下) ",选中"分配到类别类别时 除外"复选框

    选择异常

  6. "步骤 2: 编辑规则说明" (单击带下划线) ,然后单击"类别"。

  7. 在"颜色类别"对话框中,单击"新建"。

    “颜色类别”对话框

  8. 在"添加新类别"对话框的"名称"框中,键入"无自动抄送"。

    添加新类别

    还可以分配键盘快捷方式,用于快速向邮件应用此类别。 为此,请单击"快捷键"列表中的 某个 选项。

  9. 单击 "确定 "关闭" 添加新类别颜色类别" 对话框。

  10. 单击“完成”。

  11. 将看到一条消息,指出该规则是客户端唯一规则。 单击“确定”

若要发送邮件并关闭该邮件的自动抄送规则,请将类别应用于邮件。

  1. 撰写新邮件或答复或转发邮件时,在"选项"选项卡上,单击"更多选项"。

    更多选项

  2. 在"属性"对话框中,单击"类别",然后单击"无自动抄送"。

提示: 如果在创建特殊类别时指定了类别键盘快捷方式,请使用类别键盘快捷方式。

发送邮件时,自动抄送规则不会自动向任何人发送副本。

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首先需要创建一个 规则 以自动发送抄送 (抄) 发送的所有电子邮件。

此特定规则称为 客户端规则。 客户端规则仅在创建它的计算机上运行,并且仅在运行Outlook运行。 如果是在其他计算机上使用电子邮件帐户发送电子邮件,则规则在计算机创建之前不会从该计算机运行。 必须在要使用它的每台计算机上创建此相同的规则。

创建规则

  1. 在"邮件"中的"工具"菜单上,单击"规则和通知"。

    “工具”菜单

  2. 在"电子邮件规则"选项卡上,单击"新建规则"。

    “规则和通知”对话框

  3. 在"规则向导"对话框中的"从空白规则开始"单击"发送后检查邮件",然后单击"下一步"。

  4. 单击“下一步”。

    将显示一条确认消息,通知你此规则将应用于你发送的每封邮件。 单击“”。

  5. "步骤 1:选择 (") " 下,选中"将邮件抄送给人员 或通讯组列表 "复选框。

    “规则向导”对话框

  6. "步骤 2:编辑 规则说明 (单击带下划线) ,单击"人员"或"通讯组列表"。

  7. 在"规则地址"对话框中,单击名称或通讯组列表,然后单击"到"。 重复此步骤,直到要添加的所有姓名或通讯组列表都包含在"到"框中。

  8. 单击“确定”

  9. 在"规则向导"对话框中,单击"下一步"。

  10. 单击“下一步”。

  11. "步骤 1:指定此规则的名称"下,输入将为此规则识别的名称。

    “规则向导”对话框

  12. 单击“完成”。

现在,每次发送邮件时,无论是新邮件、答复还是要转发的邮件,在规则中指定的人员或通讯组列表都会自动添加为抄送收件人。 撰写邮件时,"抄送"行上不会显示人员或通讯组列表的名称,但邮件的任何收件人都将看到这些姓名。

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关闭规则

若要避免自动发送抄送,必须先关闭该规则。

  1. 在"邮件"中的"工具"菜单上,单击"规则和通知"。

  2. 在" 电子邮件规则"选项卡 上的"规则 "下,清除之前创建的规则的复选框。

  3. 单击“确定”

    现在,无需自动抄送规则即可发送邮件,将副本发送给其他人或通讯组列表。 在返回到"规则和通知"对话框并再次启用规则之前,规则将保持关闭状态。

提示: 有关基于每条消息关闭此规则的快速方法,请参阅下一节"使用类别关闭每条消息的自动抄送"。

使用类别基于每封邮件关闭自动抄送

如果希望在不访问"规则和通知"对话框的情况下,灵活地关闭新的自动抄送规则,可以将 Office Outlook 2007 中的类别功能与规则一起使用。

编辑之前创建的规则,以便向邮件添加指定类别时,"抄送"规则不会自动向任何人发送副本。

  1. 在"邮件"中的"工具"菜单上,单击"规则和通知"。

  2. 在"电子邮件规则"选项卡上,单击之前创建的规则,单击"更改规则",然后单击"编辑规则设置"。

    “规则和通知”对话框

  3. 单击 " 规则向导"前两个步骤中的"下一步",直到 看到是否有例外?

  4. "步骤 1: (") (" 下) ",选中"分配到类别类别时 除外"复选框

  5. "步骤 2: 编辑规则说明" (单击带下划线) ,然后单击"类别"。

  6. 在"颜色类别"对话框中,单击"新建"。

    “添加新类别”对话框

  7. 在" 添加新类别 "对话框的"名称 "框中 ,键入"无自动抄送"。

    还可以分配键盘快捷方式,用于快速向邮件应用此类别。 为此,请单击"快捷键"列表中的 某个 选项。

  8. 单击 "确定 "关闭" 添加新类别颜色类别" 对话框。

  9. 单击“完成”。

若要发送邮件并关闭该邮件的自动抄送规则,请将类别应用于邮件。

  1. 撰写新邮件或答复或转发邮件时,在"邮件"选项卡上的"选项"组中,单击"邮件选项"对话框Launcher 按钮图像" 。

  2. 在" 邮件选项" 对话框中,单击" 类别",然后单击"无自动抄送"。

提示: 如果在创建特殊类别时指定了类别键盘快捷方式,请使用类别键盘快捷方式。

发送邮件时,自动抄送规则不会自动向任何人发送副本。

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