规划 SharePoint 网站的内容

当网站的内容按逻辑方式组织且易于查找时,更易于维护和管理,并且网站用户可提高工作效率。 作为网站集管理员或网站所有者,你可能希望在创建网站之前规划网站策略。 在本文中,我们将探讨:

您将在网站上提供什么类型的内容?

在为所需的网站的数量和类型分配了一些想法后,请对将存储在这些网站上的内容进行一些规划。 此内容规划的目的是确定以下信息:

  • 希望在网站上创建哪些类型的列表、库或页面来组织内容    可以使用库来存储文档和其他文件,而列表对追踪任务或问题非常有用。 页面是网站内的单个项目,可在其中显示内容、应用、链接等。

  • 你希望包括哪些类型的应用   SharePoint 内置应用(如文档库和列表),但你也可以创建自己的应用或从 SharePoint 应用商店中的第三方购买应用。

  • 是否要创建内容类型    内容类型可帮助您自定义您如何处理和跟踪特定类型的内容。

你的组织可能希望以集中方式执行此类计划(尤其对于内容类型),但这也是计划,你应鼓励单个网站所有者在自定义他们负责的网站上执行。

您希望添加哪些类型的应用?

除考虑内容类型外,您可能还需要考虑将在网站上存储的其他类型的信息,或组织中的用户想要使用网站来管理的任务类型。 这将有助于您规划可能希望添加到网站以开始使用的不同类型的应用。 例如,如果您知道自己希望有个位置来存储文档,则可能想要添加一个文档库。 如果知道要跟踪重要的日期,则您可能希望有个日历。

您不需要立即将最终可能会需要的所有应用都构建出来。 网站所有者可以随着时间的推移以及业务需求的变化添加和删除新的应用。 但是,对希望如何自定义网站上的内容进行一些早期规划有助于确保网站立即对用户有意义。

SharePoint 包括适用于一系列业务用途的内置应用,从文档存储和管理,到项目管理和跟踪,到通信。 您可以将这些类型的应用的多个实例添加到网站。 您也可以购买来自 SharePoint 应用商店的第三方应用并将其添加到网站。

有关详细信息,请参阅向网站中添加应用从 SharePoint 应用商店购买应用

您是否需要定义内容类型?

利用内容类型,网站用户可以使用列表或库中的“新建项目”或“新建文档”命令快速创建特定类型的内容。 内容类型非常有用,因为它们为网站所有者提供了一种方法来确保各个网站上的内容都一致。 内容类型也使单个列表或库能够包含多种项目类型或文档类型。 设置网站、列表或库的内容类型时,网站所有者可以预先配置有关内容的特定详细信息。

网站所有者可以定义列表项、文档或文件夹的内容类型。

如果内容符合以下任何条件,您可能会发现定义某些内容的内容类型非常有用:

如果此条件成立:

内容类型可能在以下方面非常有用:

您有一些特定类型的文档,它们具有标准化的格式或用途,并且您希望这些文档在整个组织内保持一致。

在团队网站级别配置这些类型的文档的网站内容类型,以便它们可用于团队网站中的所有子网站。 这样,组织内的所有用户即可以一致的方式创建这些文档。

您有一些特定模板是用户针对特定类型文档必须使用的。

将这些文档模板添加到相关的内容类型,以便根据内容类型创建的所有新文档都使用正确的模板。

您希望针对特定类型的文档或项目跟踪一组标准信息。

将相应列添加到内容类型以跟踪此信息。 如果任何特别重要的信息,您可以指定相应的列为必填列。 配置内容类型时,您还可以为特定列提供默认值。

定义了一个业务流程,用于说明特定类型的文档的一贯处理和查看方式。

考虑为特定内容类型配置工作流。 您可以使用工作流来管理文档审阅或批准等业务流程。

确定需要为哪些内容定义内容类型之后,您应考虑要在何处定义内容类型。 如果你在团队网站级别定义网站内容类型,则这些内容类型将在你的团队网站的所有子网站内的列表和库中广泛使用。 各个网站所有者也可以为他们的网站定义网站内容类型,但这些内容类型只能在相应网站及其所有子网站上的列表和库中可用。

你可能会发现,创建电子表格或表时,将捕获你希望在定义内容类型时包含的信息很有帮助。 例如,您可以先从创建一些如下表所示的基本信息开始,然后对其进行调整,以包含您认为可能有助于跟踪的其他任何信息(例如,将使用这些内容类型的网站或工作组):

新内容类型

父内容类型

文档模板

工作流

指定要创建的内容类型的名称。

指定创建内容类型所依据的父内容类型。

列出要添加到内容类型的新列或现有列。

指定是否有文档模板与内容类型关联。

指定是否有任何工作流与内容类型关联。

有关使用内容类型的详细信息,请参阅创建或自定义内容类型

用户将如何查找和访问内容?

考虑网站用户将如何查找和使用 SharePoint 网站上的内容。 此类规划有助于您做出有关如何配置工作组网站及其子网站的导航和搜索的决策。

您要在全局导航中包括哪些网站?

要规划导航,您可能会发现制作网站的层次结构图很有帮助。 如果在规划网站时已经制作了一张图,则可以从该图开始,并对其进行修改。 请包含工作组网站的所有子网站。 你可能还希望包含团队网站及其子网站上存在的任何重要列表或库。 这将帮助你快速发现网站用户在从你的团队网站的主页开始时可能希望发现的重要目标。

网站上的顶部导航提供了所谓的全局导航。

选择了一个的页首链接。

默认情况下,每个网站都使用自己的顶部导航,但您可以决定允许网站从父网站继承顶部导航,以便在所有网站上获得的导航体验都一致。 您可以配置显示在顶部导航上的网站。 如果您想要将指向外部资源的链接整合到网站的导航中,您还可以包含指向您所需的任何其他 URL 的链接。 有关自定义顶部导航的详细信息,请参阅自定义您的工作组网站上的导航

如果你的团队网站有很多子网站,你可能不希望在顶部链接栏上公开所有子网站,因为这可能是网站用户的巨大问题。 但您又不希望重要的网站或内容难以被人发现。 使用网站层次结构图可确定您希望在全局导航中显示的重要网站。

用户将如何在网站内进行导航?

除了顶部导航,网站还会在页面左侧显示名为 "快速启动" 的导航元素。

通常情况下,“快速启动”显示特定于当前网站的链接,并可用来突出显示最重要的内容。 创建新列表或库时,新链接会自动显示在快速启动上的“最近”下方。 “最近”区域仅显示五个最新的链接。

快速启动上的“最近”链接显示最近创建的页面、列表和库

你可以自定义 "快速启动" 以添加或删除指向网站上的列表和库的链接。 您也可以在自定义标题下对链接进行分组。 如果你选择让所有子网站继承全局导航,则网站所有者对 "快速启动" 自定义导航非常重要,因为它将是用户在访问网站时在网站中查找内容的主要方式。 如果您决定不让子网站从工作组网站继承全局导航,则用户将能够同时使用顶部链接栏和子网站上的 "快速启动" 来查找其中的内容。 有关编辑 "快速启动" 上的链接的详细信息,请参阅自定义团队网站上的导航

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规划搜索时应考虑哪些方面?

当用户可以轻松找到所需信息时,更有可能希望使用 SharePoint 。 通过使用内容类型等内容功能,或者通过将元数据列添加到列表和库中,你可以通过搜索帮助使内容更容易发现。

网站集管理员和网站管理员可以执行一些配置,以自定义用户的搜索体验。

要执行此操作:

请参阅本主题:

自定义影响搜索结果的样式和设置,您可以自定义搜索中心和在搜索中心页面上使用的 Web 部件。

在 SharePointhttps://docs.microsoft.com/sharepoint/manage-search-center中管理搜索中心

创建查询规则以改进搜索响应用户意图的方式。

管理查询规则

自定义搜索结果源。

管理结果源

查看、创建或更改托管属性或将已爬网属性映射到托管属性。

管理 SharePoint 中的搜索架构

导出和导入网站之间的自定义搜索配置设置。 导出和导入的设置包括所有自定义查询规则、结果源、结果类型、排名模型和网站搜索设置。

导出和导入自定义搜索配置设置

如何使内容可供在搜索中使用

搜索服务计划为每隔五分钟爬网 SharePoint 内容。 将项目添加到 SharePoint 网站后,在将其编入索引并在搜索结果中返回之前有一段时间。 此时间长短因当前的用户活动而异。 网站迁移、升级和维护之类的任务会增加索引管道的负载。 新内容项通常应在搜索结果中的一个小时内显示。

用户需要对内容进行哪些操作?

通过询问用户需要对内容执行哪些操作的基本问题,你可以确定如何配置特定网站、列表或库,以及网站用户可能需要使用的特定功能。

要了解的问题:

内容配置的考虑事项:

您是否需要跟踪特定类型的文档或列表项的版本?

  • 考虑对这些列表或库启用版本控制功能。

  • 考虑在对文档或项目进行修改前将其签出。

网站用户是否需要同时处理或协作处理特定类型的文档的功能?

  • 考虑对相关库启用共同创作功能以简化协作。

需要先批准特定类型的内容,然后才能将其广泛访问

  • 考虑对库启用内容审批功能或使用工作流管理审批。

是否有特定类型的文档针对的是特定的业务流程或工作流?

  • 考虑为适用于这些文档的内容类型或为这些文档所在的库创建或配置工作流。

你将使用列表来驱动或管理进程

  • 考虑为问题跟踪和管理等流程创建或配置基于列表的工作流。

在需要限制常规访问的网站上是否有敏感内容

  • 考虑创建配有独有权限的特定网站或库来存储敏感内容。

  • 考虑项级别的权限(如果对内容访问限制的要求极低)。

  • 考虑使用访问群体设定向不同的用户显示不同的内容。

  • 考虑是否需要从搜索索引排除特定列表或库。

用户是否需要接收有关内容更改的更新?

  • 考虑对关键的列表和库启用 RSS 功能。

注意:  本页面是自动翻译的,可能包含语法错误或不准确之处。 我们的目的是使此内容能对你有所帮助。 能否告知我们此信息是否有所帮助? 下面是该参考内容的英文版

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