通过使用查询统计数据的个数

通过使用查询统计数据的个数

本文介绍如何对查询返回的数据进行计数。 例如,在窗体或报表上,可以计算一个或多个表字段或控件中的项目数。 还可以计算平均值,并查找最小、最大、最早和最新值。 此外, Access 一项称为"总计行"的功能,可用于对数据表的数据进行计数,而无需更改查询的设计。

想进行什么操作?

了解对数据进行计数的方法

可以使用 Count 函数对字段中的项 (一列) 计数Count函数属于一组称为聚合函数的函数。 使用聚合函数对一列数据执行计算并返回单个值。 除了 Count 之外,Access 还提供许多 聚合函数,例如:

  • 和,用于对一列数字求和。

  • 平均值,用于计算一列数字的平均值。

  • 最大值,用于查找字段中的最大值。

  • 最小值,用于查找字段中的最小值。

  • 标准偏差 ,用于测量值与平均值的分布 (平均值) 。

  • 方差,用于测量列中所有值的统计方差。

Access 两种方法将 Count 和其他聚合函数添加到查询。 你可以:

  • 在数据表视图中打开查询并添加"总计"行。 "汇总行"允许在查询查询的一列或多结果集使用聚合函数,而无需更改查询的设计。

  • 创建总计查询。 汇总查询计算记录组间小计。 例如,如果要按市/县或季度对全部销售额进行分类汇总,请使用总计查询按您需要的类别对记录进行分组,然后对销售数据进行求和。 相比之下,"总计"行计算一列或多列的总计 (字段中) 数据。

注意: 本文档中的操作方法部分强调使用 Count 函数,但请记住,可以在汇总行和查询中其他聚合函数。 有关使用其他聚合函数的信息,请参阅 本文稍后的"聚合 函数参考"。

有关其他聚合函数的使用方法的详细信息,请参阅"在数据表内显示 列总计"一文

以下部分中的步骤介绍如何添加"总计"行,以及如何使用总计查询对数据进行计数。 在继续操作时,请记住 ,Count 函数处理的数据类型多于其他聚合函数。 例如,可以针对任何类型的字段运行 Count 函数,但包含复杂重复标量数据的字段除外,例如多值列表的字段。

相比之下,许多聚合函数仅适用于设置为特定字段的字段中数据类型。 例如 ,Sum 函数仅适用于设置为数字、小数或货币数据类型的字段。 有关每个函数所需的数据类型详细信息,请参阅本文稍后的 "聚合函数参考"。

有关数据类型的一般信息,请参阅文章"修改 或更改数据类型字段的数据集

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使用"总计"行对数据进行计数

通过在数据表视图中打开查询,添加行,然后选择Count函数或其他聚合函数(如Sum、Minimum、MaximumAverage)向查询添加汇总行。 本部分中的步骤介绍如何创建基本选择查询并添加"总计"行。

创建基本选择查询

  1. 在“创建”选项卡上的“其他”组中,单击“查询设计”。

    Access 功能区图像

  2. 双击要用于查询的表,然后单击"关闭"。

    所选表在查询设计器的上半部分显示为窗口。 下图显示了查询设计器中的一个典型表:

    设计网格中具有三个字段的查询

  3. 双击要用于查询的表字段。

    可以包括包含描述性数据的字段,例如名称和说明,但必须包含包含要计数的值的字段。

    每个字段显示在查询设计网格中的一列中。

  4. 在“设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”。

    查询的结果显示在数据表视图中。

  5. (可选)返回到"设计"视图并调整查询。 为此,请右键单击查询的文档选项卡,然后单击"设计视图"。 然后,可以通过添加或删除表字段来根据需要调整查询。 若要删除字段,请选择设计网格中的列,然后按 DELETE。

  6. (可选)保存查询。

添加"总计"行

  1. 在数据表视图中打开查询。 为此,对于 .accdb 文件格式的数据库,请右键单击查询的文档选项卡,然后单击"数据表视图"。

    - 或 -

    对于使用较旧版本 Access 创建的 .mdb 文件格式数据库,请在"开始"选项卡上的"视图"组中单击"视图"下方的箭头,然后单击"数据表视图"。

    - 或 -

    在导航窗格中,双击查询。 执行此操作会运行查询,将结果加载至数据表。

  2. 在“开始”选项卡上的“记录”组中,单击“合计”。

    Access 功能区图像

    新的 "总计 "行显示在数据表的最后一行下方。

  3. 在" 总计 "行中,单击要求和的字段,然后从 列表中选择" 计数"。

隐藏"总计"行

  • 在“开始”选项卡上的“记录”组中,单击“合计”。

有关使用"总计"行的详细信息,请参阅"在数据 表内显示列总计"一文

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使用总计查询对数据进行计数

当需要计算查询返回的一些或所有记录时,可以使用总计查询而不是"总计"行对数据进行计数。 例如,可以统计单个城市的销售交易数或交易数。

通常,当需要在数据库的另一部分(例如报表)使用结果值时,可以使用总计查询而不是"总计"行。

计算查询中所有记录数

  1. 在“创建”选项卡上的“其他”组中,单击“查询设计”。

    Access 功能区图像

  2. 双击要用于查询的表,然后单击"关闭"。

    该表显示在查询设计器上半部分的窗口内。

  3. 双击要用于查询的字段,并确保包含要计数的字段。 可以计算大多数数据类型的字段,例外情况是包含复杂重复标量数据的字段,例如多值列表的字段。

  4. “设计”选项卡上的“显示/隐藏”组中,单击“总计”

    " 总计 "行显示在设计网格中 ,"分组方式 "显示在查询中每个字段的行中。

  5. 在" 总计 "行中,单击要计数的字段,然后 从结果列表中选择 "计数"。

  6. 在“设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”。

    查询的结果显示在数据表视图中。

  7. (可选)保存查询。

对组或类别中的记录进行计数

  1. 在“创建”选项卡上的“其他”组中,单击“查询设计”。

    Access 功能区图像

  2. 双击要用于查询的表,然后单击"关闭"。

    表或表显示在查询设计器上半部分的窗口内。

  3. 双击包含类别数据的字段,以及包含要计数的值的字段。 查询不能包含其他描述性字段。

  4. “设计”选项卡上的“显示/隐藏”组中,单击“总计”

    " 总计 "行显示在设计网格中 ,"分组方式 "显示在查询中每个字段的行中。

  5. 在" 总计 "行中,单击要计数的字段,然后 从结果列表中选择 "计数"。

  6. 在“设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”。

    查询的结果显示在数据表视图中。

  7. (可选)保存查询。

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聚合函数引用

下表列出并描述了 Access 提供的聚合函数,用于"汇总"行和查询。 请记住,Access 为查询提供的聚合函数比为"汇总"行提供的聚合函数要多。 此外,如果在连接到 Microsoft SQL Server 数据库) 的 Access 前端上处理 (Access 项目,可以使用 SQL Server 提供的较大聚合函数集。 有关该函数集详细信息,请参阅 Microsoft SQL Server Online。

函数

说明

适用的数据类型

合计

累加列中各项的值。 仅适用于数值和货币数据。

数字、小数、货币

平均值

计算某列的平均值。 列中必须包含数值、货币或日期/时间数据。 该函数会忽略空值。

数字、小数、货币、日期/时间

计数

对列中的项数进行计数。

所有数据类型,但包含复杂重复标量数据的数据类型除外,例如多值列表列。

有关多值列表的信息,请参阅多值字段和创建或删除 多值字段的文章指南

最大值

返回具有最大值的项。 对于文本数据,最高值为最后一个字母值,Access 将忽略大小写。 该函数会忽略空值。

数字、小数、货币、日期/时间

最小值

返回具有最小值的项。 对于文本数据,最低值为第一个字母值,Access 将忽略大小写。 该函数会忽略空值。

数字、小数、货币、日期/时间

标准偏差

测量值与平均值的分布 (平均值) 。

有关使用此函数的详细信息,请参阅"在数据表内显示 列总计"一文

数字、小数、货币

方差

计算列中所有值的统计方差。 该函数仅可用于数值和货币数据。 如果表中包含的行少于两行,Access 将返回 null 值。

有关方差函数的详细信息,请参阅" 在数据表显示列总计"一文

数字、小数、货币

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