配置现场记录管理

在任何网站上管理记录的功能使记录管理员可以更好地控制具有长期价值的业务和法律记录的处理方式。 "就地" 管理记录还使这些记录成为协作工作区的一部分,与您正在处理的其他文档一起活动。

根据您的记录管理解决方案的组织结构,您可以在网站集级别激活现场记录管理,还可以在列表或库级别进一步禁用手动声明记录。 但是,列表和库的默认值是在网站集级别激活功能时启用手动声明记录。

注意: 在 SharePoint Online 中,我们引入了使用保留标签将内容声明为记录的内容,有效地取代了使用记录中心的需要。 如果您使用的是记录中心,则可以在保留标签旁继续使用它。 但是,为了记录管理的目的,我们建议使用保留标签,而不是记录中心。

激活 SharePoint 中现场记录管理

如果尚未执行此操作,您需要先激活现场记录管理,然后才能执行这些任务。 如果已激活该功能,请跳过这些步骤。

  1. 导航到顶级网站。

  2. 单击 "设置" Office 365“设置”按钮 ,然后单击 "网站设置"

    在 SharePoint 组连接的网站中,单击 "设置",单击 "网站内容",然后单击 "网站设置"。

  3. “网站集管理”下,单击“网站集功能”

  4. 网站集功能中,找到 "现场记录管理",然后单击 "激活"。

为网站集配置现场记录管理

如果您的记录管理解决方案跨多个网站,则可以通过以下方式配置记录管理设置:

  • 指定在将文档声明为记录时要在文档中放置的限制类型。

  • 指定网站中的所有列表或库是否允许手动声明记录。

  • 指定谁可以手动将文档声明和取消声明为记录。

为网站集配置现场记录管理

注意: 您必须首先在网站集级别激活现场记录管理功能,然后才能完成此过程。

  1. 导航到顶级网站。

  2. 单击 "设置" Office 365“设置”按钮 ,然后单击 "网站设置"

    在 SharePoint 组连接的网站中,单击 "设置",单击 "网站内容",然后单击 "网站设置"。

  3. “网站集管理”下,单击“记录声明设置”

  4. 在 "记录声明设置" 页面上的 "记录限制" 部分中,选择用于指定在将项目声明为记录时将在项目上放置的限制类型的选项。 此设置不会影响已声明为记录的项目。

    • 无其他限制   如果你希望记录具有与非记录不同的保留策略,但不希望阻止记录被删除或编辑,此限制将非常有用。

    • "阻止删除   " 这是记录中心的默认限制。

    • 阻止编辑和删除    如果要完全锁定文档,使其无法编辑或删除,此限制很有用。 "挂锁" 图标与文档相关联,以直观方式显示项目已锁定。

  5. 在 "记录声明可用性" 部分中,选择用于指定在默认情况下是否可以手动将项目声明为列表和库中的记录的选项。 如果选中 "默认情况下不可用" 选项,则只能通过策略或工作流将项目声明为记录。

    "记录声明可用性" 部分中的一个选项允许您取消声明记录。 为此,请在 "记录状态" 旁边的 "合规性详细信息" 中,单击 "取消声明记录"。 系统将提示您确认是否要将项目取消声明为记录。

    注意: 只有以前声明为记录的项目才会显示 "取消声明" 选项。

  6. 在 "声明角色" 部分中,指定可将项目声明为记录或取消声明为记录的用户的类型。

    • 所有列表参与者和管理员    对列表具有 "编辑项目" 权限的任何用户都可以将项目声明为记录并将其声明为未声明项目。

    • 仅列表管理员    只有对列表具有 "管理列表" 权限的用户才能将项目声明为记录并取消声明为记录。

    • 仅策略操作    仅作为系统帐户运行的策略操作或自定义代码可以将项目声明为记录并取消声明为记录。

  7. 单击“确定”。

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为列表或库配置现场记录管理

你可以配置记录管理设置以允许或阻止在网站上特定列表或库中创建记录。 你还可以配置列表和库,以便将添加到其中的所有项目自动声明为记录。

为列表或库配置现场记录管理

  1. 转到要为记录管理配置的列表或库。

  2. 对于库,在 "库工具" 下,单击 "" 选项卡。 对于列表,在 "列表工具" 下,单击 "列表" 选项卡。

  3. 在 "库" 功能区上,单击 "库设置"。 对于列表,请单击 "列表设置"。

    在 SharePoint Online 中,单击 "设置",然后单击 "列表设置" 或 "库设置"。

    注意: 如果看不到此过程中引用的 "功能区" 按钮,可能需要调整屏幕分辨率或浏览器窗口大小以展开所有可用的功能区按钮。 您也可以单击 "组" 按钮以展开该组的按钮选择。

  4. 在 "列表设置" 页上,单击 "记录声明设置"。

  5. 在 "记录声明设置" 页面上的 "手动记录声明可用性" 部分中,执行下列操作之一:

    • 选择是否要使用网站集默认设置。

    • 允许为此列表或库手动声明记录。

    • 绝不允许对此列表或库手动声明记录。

  6. 在 "自动声明" 部分中,选择是否要将添加到此列表或库中的项目自动声明为记录。

  7. 单击“确定”。

注意:  本页面是自动翻译的,可能包含语法错误或不准确之处。 我们的目的是使此内容能对你有所帮助。 能否告知我们此信息是否有所帮助? 下面是该参考内容的英文版

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