支持通过项目管理办公室 (PMO) 采用 Project Online
什么是 PMO？
因此，你计划在业务中采用Project Online。 你打算如何使用它，或者一种更好的放置方式，你试图解决的业务问题是什么？ 其中一些示例可能是：
我的高管们希望更好地了解项目状态。
我需要一种更好的方法来管理资源并将其分配给项目。
我想轻松跟踪人们在任务上花费的时间。
我希望使用比使用 Excel 电子表格更可靠的方法来跟踪项目数据。
在解决此类业务问题方面使用Project Online最成功的组织，是为其组织中管理项目的方式创建一组标准、流程和最佳做法的组织。 创建和管理这些项目管理规则的人员或组有时称为项目管理 Office (PMO) 。
PMO 的作用是什么？
在大公司中，PMO 可以由一个部门组成，该部门处理整个组织的项目管理问题，例如项目管理治理、实施、培训、研究项目管理需求或确定生成有用报表的最佳方式。 在中小型企业中，PMO 的范围可以从一个人到一小群人，但也可以扩展以尝试解决与大型企业相同的问题。 但是，所有 PMO 的共同目标包括：
推动和推广项目管理系统采用。
通过将流程自动化到工具中来简化组织用户的项目管理。
围绕项目管理函数创建策略、过程和最佳做法。
作为项目管理的“卓越中心”，并提供有关项目管理最佳做法和工具的培训，成为项目管理主题专家。
由高管赞助授权，通过他们的建议进行和实施更改。
仍然困惑？ 让我们退后一步，使用一个人们可以关联的示例 - 一家之主如何照顾自己的家庭：
| 需要 | Pmo | 系列 |
|---|---|---|
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PMO 有助于建立一种有效的方法，通过项目状态和运行状况报告向项目利益干系人传递信息。 这可能涉及研究报告需求、将所需数据移动到系统，以及建立工作流，以确保定期报告所需的数据及时进入系统。 |
户主需要有关事情进展的信息： -儿童研究季度报告。 -显示财务状态的每月银行对帐单。 -每年看医生以确定家庭成员的健康。 |
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PMO 创建流程，将正确的数据提供给项目管理系统，以便向项目经理提供项目级别的状态。 它还为资源管理提供了指导和最佳做法。 |
家庭中的人员需要知道谁在做什么。 这可以包括： -谁今天从学校接孩子，晚上遛狗，做饭等。 - 如果某人无法完成其通常的任务，则需要知道谁可以取代他们的位置。 它有助于在中心家庭日历上显示每个人的工作和学校日程安排以及可用性。 这样就很容易知道谁可以针对哪些内容进行计划。 |
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PMO 有助于创建项目协作网站并对其进行自定义，以最好地满足网站用户的需求。 |
家庭成员需要一个论坛，他们可以在其中进行协作，例如： -在厨房的挂历上发布重要事件 -每天在餐桌上互相交谈。 |
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PMO 负责设置一个系统来处理风险管理。 |
户主可能需要制定计划来降低风险： -确定健康保险需求。 购买健康俱乐部会员。 - 增加他们为退休储蓄的金额。 |
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PMO 查看当前流程和工作流，并找到一种通过正在实现的项目管理工具自动执行它们的方法。 其中一个可能涉及确定驱动因素，以在给定的一组预算 (项目组合分析) 的情况下，选择要推进哪些项目。 |
户主将为家庭制定规则和流程，例如： -设置儿童宵禁或睡眠时间 -查看因素以确定哪些购买 (例如，“我们今年应该买车，修理车顶，还是去度假？”) 。 -在自动计时器上设置草坪洒水器。 -选择一周的一个时间进行杂货店购物和差事。 |
PMO 通过执行以下操作来推动公司更高效地进行项目管理：
收集信息以帮助定义组织的项目管理要求。 例如，分析组织业务需求，设计满足这些需求的流程，然后将这些流程映射到Project Online中的设置或工作流。
确定哪些数据是需要持续查看的重要数据，并与项目管理员协作，以便与利益干系人共享这些数据。 例如，确定所需的数据和将数据导入系统以创建每周项目状态报告的过程，以便为利益干系人提供正在进行的项目的运行状况汇总。
为进程和工作流创建规则。 例如，建立一个工作流，让项目想法经历审批过程，成为Project Online中的项目。
将现有数据从当前项目管理系统迁移到新项目中。 例如，找到最简单的方法，将资源和项目数据从 Microsoft Excel 电子表格迁移到Project Online，或者从每个人计算机上的Project Professional迁移到集中式Project Online环境。
提供项目组合管理支持，以帮助确定项目优先级和进行预测。 与大多数公司一样，你希望执行许多项目，但预算和资源有限，无法完成所有这些项目。 你需要一种方法来确定应继续哪些项目。 PMO 可以推动项目和计划选择过程，以确保未来的投资符合组织的战略目标和增长愿景。
管理用户在从他们附加到的当前项目管理系统时可能面临的情感变化。 例如，通过向项目经理展示将项目文件发布到Project Online的优势，巧妙地影响项目经理从将项目文件保存到硬盘驱动器并共享这些项目的旧过程。 PMO 可以通过投入更多时间首先说服更多高级项目经理来做到这一点，并希望他们对其他项目经理的影响有助于推动变革。
通过提供出色的培训选项来管理变更的技术挑战。
为什么需要 PMO？
在家庭示例中，不满足某些需求的后果可能是可怕的。 例如，在孩子刚到时不审阅成绩单可能会导致假设情况良好，而实际上可能需要更多的学习时间或辅导员。 同样，在不创建实体以帮助标准化和采用的情况下部署Project Online也可能会有可怕的情况。 建立 PMO 有助于提高Project Online部署成功的机会。 根据你的目标，这可以转化为更好的项目管理效率 (例如，更多的项目按时完成) ，这通常与管理项目的成本降低相关， (例如，在预算) 或预算下完成更多的项目。
创建 PMO 的第一步是什么？
如果尝试找到本文，创建 PMO 的第一步可能已经发生。 如果你有兴趣迁移到Project Online，你很可能已经了解了它如何提高效率或解决公司的问题。 在创建正式化 PMO 的路径时，应考虑以下事项：
定义希望 PMO 执行的操作
PMO 的主要目标是解决特定的业务问题吗？ 例如，你可能希望实现时间表系统，以更严格地控制成本分析。 或者，你可能将项目数据分散到两个甚至三个不同的应用程序，并希望将数据合并到单个系统中，这有助于更好地了解项目的执行。 或者，它可能是提供持续的项目管理指南，并满足项目经理培训需求。 了解需要 PMO 的原因后，可以更轻松地确定建立和维护 PMO 的要求。
获取高管赞助
确保有人支持你。 必须让 PMO 得到高管支持，因为缺乏高管支持是 PMO 失败的主要原因之一。 如果你已经有一位高管知道你所尝试做的事情的好处和重要性，那太棒了！ 如果没有，让他们站在你一边的最好方法是向他们展示迁移到项目管理系统（如Project Online）的好处。 可以通过向他们展示将要解决的业务问题来执行此操作。 当你第一次评估Project Online时，你可能已经这样做了，但是，如果你能够向他们展示它在试点环境中如何与你自己的数据配合使用，你确实可以在高管队伍中找到盟友。 利益捕获对于获得高管赞助至关重要。
强有力的高管支持有助于解决用户在从熟悉的项目转向新的项目管理系统（如Project Online）时可能存在的阻力。 向其他有影响力的利益干系人（例如高级项目经理）传播和推广这些好处，也有助于打破其他用户对你从中移动的系统可能具有的任何情感依恋。
组建团队
无论你是在大型公司还是小型公司中尝试建立 PMO，PMO 中的角色都需要履行以下责任：
| 角色 | 说明 |
|---|---|
| 推动Project Online采用计划 |
如果你正在实施Project Online，则整个计划需要有人来推动它。 与任何项目一样，采用计划需要所有者来确保所需任务已配备人员并已完成。 |
| 研究项目管理需求 |
此人将评估组织的项目管理要求。 此人需要与整个公司和跨部门的用户交谈，以了解他们当前如何管理项目，他们的要求，以及如何通过实施Project Online来改进这些项目。 需要向 Project 管理员表达这些要求，以便这些要求可以正确实现到Project Online中。 这个人必须有良好的项目管理技能，但也应该是一个善于沟通的人。 公司中的人员很可能在情感上依附于你试图将他们从中移走的过程，因此此人需要通过展示新系统如何使他们的生活更轻松来应对这一问题。 |
| 培训、文档和支持 |
此人需要评估用户的技能水平，并负责提供成功使用产品所需的培训资源。 这可能包括为项目管理员、项目经理、团队主管和团队成员创建基于角色的培训。 虽然你的大部分工作可能是为项目经理或管理员进行培训，但团队主管和团队成员可能会发现，快速参考卡、备忘单、清单或简短教程是最有效的。 你还需要找到一种方法来为用户提供内部支持，以及一种通过适当的路由上报更复杂的问题的方法。 |
| 与 IT 部门的联络 |
与 IT 部门的协作对于让他们参与协助注册、设置和配置Project Online至关重要。 如果只是评估Project Online，通常可以通过查看Project Online入门文档，由 IT 部门的人员完成此操作，而不会遇到太多麻烦。 PMO 需要与 IT 部门合作才能解决以下两个方面： -Office 365管理：PMO 需要与Office 365管理员合作来分配用户和许可证。 -Project Online管理：PMO 还需要与Project Online管理员合作处理自定义字段、资源和时间表配置等事项。 他们可能还需要与 PMO 合作，通过工作流将流程实现到Project Online。 |
大公司的一些 PMO 也有项目经理，可以分配这些项目经理来帮助为需要帮助的特定项目提供方向。 根据项目范围，这可以从向项目所有者提供建议，到实际接管所有权。
为 PMO 创建任务声明
所有 PMO 都应有一个任务声明。 如果已评估 PMO 的需求，则创建这要容易得多。 查看公司现有的任务声明，并尝试创建一个与之保持一致的声明。 它不需要过于复杂，但足以提供关于 PMO 存在的原因及其在公司中的角色的所有基本理解。
创建计划以生成 PMO
确定生成 PMO 所需的任务范围后，可能需要为其创建高级项目计划。 考虑将 PMO 构建为一个大项目，其中包含关联的任务、工期和工作分配。 随着你逐步完成一些初始任务（例如评估环境），项目计划将变得更加明确。 项目计划有助于为 PMO 提供生成计划，以跟踪你已完成的工作、正在处理的内容以及创建 PMO 时尚未执行的操作。 例如，下面是Project Online项目计划中多个 PMO 生成任务的外观：
详细了解 PMO
如果你还没有 PMO，你可能会在一想到开始一个 PMO 时有点吓倒。 尽管公司的需求和要求将推动 PMO，但你需要了解如何创建框架来建立和发展 PMO。 根据你的目标，你可能想要研究各种 PMO 流程和行业方法，或查看可能与哪个 PMO 模型保持一致。 有许多关于创建和管理 PMO 的书籍、培训和在线资源，可帮助你完成工作。
如果你正在尝试设置 PMO 并需要帮助，则可能需要联系 Microsoft 认证合作伙伴或 Microsoft 咨询服务。 我们还在 Microsoft 拥有内部顾问，在为小型、中型和大型公司设置 PMO 方面有着丰富的经验。
现在怎么办？
那么，你准备好启动 PMO 了吗？ 希望你在阅读本文后意识到，启动 PMO 是一项非常值得花时间和精力的投资。 这需要与公司中的人员进行大量协作，并且拥有一个高管“冠军”至关重要。 它还需要投资，通过可用的许多资源来更多地研究如何设置 PMO。 如果需要帮助，可以求助于 Microsoft 认证合作伙伴以及 Microsoft 咨询服务。
如果你在一家较小的公司，所有这一切的范围似乎都压倒一切。 你可能没有资源来为“构建团队”表中记录的每个 PMO 角色雇用人员，也不需要。 只需注意，这些责任可能需要在某个时间点解决，并在一定程度上满足你的要求。 另请注意，所需的工作量可以扩展到公司规模和目标。 小型公司的 PMO 可能只需要与公司中的几个高级项目经理会面，以评估其需求，而大型公司中要求不同的多个部门。
建立 PMO 有助于推动Project Online成功，使用Project Online可以推动 PMO 成功。 祝你实现好运！