Excel 隐私声明补充

下列事项可能会影响隐私,这可以通过使潜在敏感信息可供第三方使用,或允许您控制哪些信息可能可用。

"新建"选项卡 (单击"文件"选项卡,然后单击"新建") 可为基于模板的工作簿提供从 Office.com 下载最新的帮助。 还可以发送有关模板的反馈,并为下载的每个模板提供数字分级。

打开基于模板的模板或文件时,Excel (您的联机帮助设置) 联系人Office.com。 它将发送该模板的 ID、当前使用的的程序和版本以及标准计算机信息。

模板 ID 用于标识从模板下载Office.com包含在 Excel 安装中的原始模板。 它不能唯一标识工作簿。 同一模板的所有用户的 ID 相同。

如果选择创建指向硬盘或服务器上图像、文件、数据源或其他文档的链接,该文件的路径将保存到工作簿中。 在某些情况下,该链接可能包含用户名或有关网络中服务器的信息。 如果是数据连接,您可以选择在数据连接链接中保存用户名或密码。

此外,将 XML 架构应用于工作簿时,创建的 XML 架构的路径会保存到工作簿中。 在某些情况下,该路径可能包含用户名。

从外部数据源创建工作表数据函数或数据透视表时,从该源请求的数据将连同数据源的唯一标识符一起存储为工作表的一部分。 还会存储上次刷新缓存的用户的用户名。

根据工作簿或数据透视表的设置方式,可能仅显示存储数据的子集。 若要删除所有这些存储的数据,请从工作表数据函数中删除与数据源的连接,并删除引用数据的所有透视。

在 Excel 中创建图表时,您可以筛选为图表选择的数据,以便只显示一部分数据。 但是,所有所选数据都随图表一起存储。 为了防止其他人更改图表或查看其数据,当您将其复制到 Microsoft 程序中时,将图表粘贴为位图。 如果图表中的数据来自外部数据源,您可以用密码保护图表,帮助防止其他人使用来自外部源的最新数据更新图表。 如果图表基于工作簿中的数据,使用密码保护图表有助于防止其他人修改图表中显示的数据。

当您打印 Excel 工作簿,然后保存该工作簿时,Excel 会随文档一起保存打印机的路径。 在某些情况下,路径可能包含用户名或计算机名称。

Excel 允许您为工作簿中的表格、形状、图片、图表、SmartArt 图形和其他对象添加和编辑可选文字。 可选文字与工作簿一起保存,可能包含由演示文稿的任何参与者添加的个人信息。 对于某些对象(如插入到工作簿中的图片)来说,默认可选文字包括插入的对象的文件路径。

可选文字可用于辅助功能,如屏幕阅读器。 对文件具有访问权限的任何人都可以使用可选文字。

Excel 允许您访问 SharePoint 上的文档工作区。 文档工作区是一个共享空间,您可以在其中与其他团队成员协作处理一个或多个工作簿。

当您访问文档工作区时,Excel 会从文档工作区网站下载数据,以便为您提供有关该网站的信息。 此数据包括:

  • 网站名称

  • 网站的 URL 或地址

  • 网站用户的姓名、电子邮件地址和权限级别

  • 网站提供的文档、任务和其他信息的列表

Excel 还会以 Cookie 形式存储您在计算机上访问的文档工作区网站的列表。 此列表用于为您提供对之前访问过的网站的快速访问。 Microsoft 不会访问你访问过的网站列表,并且不会向 Internet 公开该列表,除非你选择使该列表更广泛可用。

传真服务允许您通过 Internet 发送传真并组织在 Microsoft Outlook 中发送的传真。 要使用传真服务,您必须与 Microsoft 分开的传真服务提供商注册,该服务提供商处理传真,然后通过 Internet 发送。 Microsoft 不会通过传真服务功能收集任何数据。

注册传真服务时,传真服务提供商会创建由传真服务提供商和 Excel 存储的注册包。 该包包含传真服务提供商网站的地址和确认您访问传真服务提供商的"令牌"。 从 Excel 发送传真时,此注册包将追加到文档后面。

您也可以使用传真服务来计算传真的价格,而无需实际发送传真。 如果选择计算传真的价格,Excel 将使用加密连接将注册令牌、要发送传真的电话号码以及传真的页数发送给传真服务提供商。 Microsoft 不会接收或存储此信息。

Excel 允许您从许多高级内容提供商请求有关特定术语或短语的信息。 当您请求搜索特定字词或短语时,Excel 使用 Internet 发送您请求的文本、您当前使用的软件产品、系统设置区域设置以及指示您有权下载信息(如果需要,第三方需要)的授权信息。

Excel 将此信息发送到 Microsoft 或您选择的第三方提供商提供的服务。 此服务返回有关所请求的字词或短语的信息。

通常,您收到的信息包含指向服务网站中其他信息的链接。 如果单击此链接,则服务提供商可能会向系统添加一个 Cookie,用于标识你,供以后进行事务处理。 Microsoft 不负责第三方网站和服务的隐私惯例。 除非已查询 Microsoft 拥有的服务,否则 Microsoft 不会接收或存储任何此信息。

可以通过执行以下操作来关闭研究和参考:

管理员可能会限制此设置。 如果是这样,将无法自行启用或禁用它。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击"帐户"。

  3. "帐户隐私"下,单击"管理设置"。

  4. "可选连接服务"下,清除" 启用可选连接体验" 复选框。

    重要: 这将禁用所有可选的连接服务,而不只是研究和引用。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“选项”。

  3. 单击“信任中心”

  4. 单击“信任中心设置”。

  5. 单击 "隐私选项",然后清除"允许信息搜索 "任务窗格以检查并安装新服务 复选框。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. “帮助”下,单击“选项”

  3. 单击“信任中心”

  4. 单击“信任中心设置”。

  5. 单击 "隐私选项",然后清除"允许信息搜索 "任务窗格以检查并安装新服务 复选框。

Excel 允许使用双语词典或机器翻译翻译所有或部分文档。 可以选择如何翻译文档。

可以选择或输入要翻译的单词或短语,或者选择翻译整个文档(无论哪种情况)在"信息研究和参考"窗格中选择适用的翻译选项。

如果选择或输入要翻译的字词或短语,则输入的短语与双语词典进行比较。 软件中包含一些双语词典,其他词典可从 Office.com。 如果输入的字词或短语不在软件中包含的双语词典中,该字词或短语会以未加密的方式发送到 Microsoft 或第三方翻译服务。

如果要翻译整个工作簿,则以未加密的方式将其发送到 Microsoft 或第三方翻译服务。 与通过 Internet 以未加密的方式发送的任何信息一样,其他人可能可以看到您翻译的字词、短语或工作簿。

如果您选择使用 Office.com 或第三方翻译服务上提供的词典之一,Excel 将使用 Internet 发送您请求的文本、您拥有的软件类型以及系统设置区域设置和语言。 对于第三方翻译服务,Excel 可能还发送以前缓存的身份验证信息,指示你之前已注册访问该网站。

Microsoft SharePoint 提供基于 Web 的共享工作区网站,您可以在其中协作处理文档或会议。

当您使用 Web 浏览器或任何 Office 程序访问 SharePoint 网站时,如果您有权在该网站上创建新的子网站,该网站会将 Cookie 保存到您的计算机。 这些 Cookie 放在一起,就形成了您对其具有权限的网站的列表。 多个 Office 程序使用此列表来快速访问之前访问过的网站。

Microsoft 不会访问你访问过的网站列表,并且不会向 Internet 公开该列表,除非你选择使该列表更广泛可用。

在 SharePoint 中,当您创建新的网站或列表,或者向现有网站或列表添加或邀请人员时,网站会为每个人保存以下内容,包括您的:

  • 全名

  • 电子邮件地址

用户 ID 将添加到您或网站的其他用户添加到网站上或修改的每一个元素。 与 SharePoint 网站上的所有内容一样,只有管理员和网站本身的成员才应有权访问此信息。

SharePoint 网站的所有元素包括两个字段:"创建者"和"修改者"。 " 创建者 "字段填充了最初创建元素的用户的用户名以及创建该元素的日期。 " 修改者 "域填充了上次修改工作簿的用户的用户名和上次修改日期。

托管 SharePoint 网站的服务器管理员可以访问这些网站中的一些数据,这些数据用于分析网站的使用模式并改进网站的可用时间百分比。 此数据仅适用于服务器管理员,不会与 Microsoft 共享,除非 Microsoft 托管 SharePoint 网站。 专门捕获的数据包括有权访问网站的每个人的姓名、电子邮件地址和权限。

对特定 SharePoint 网站具有访问权限的所有用户均可搜索和查看该网站上提供的所有内容。

Microsoft SharePoint 提供审核功能,使管理员能够可靠地跟踪用户如何使用特定内容。

当 SharePoint 管理员启用审核功能时,服务器会自动在 SharePoint 内容数据库中记录用户执行的某些操作。 这些操作包括查看、编辑、签入和签出。 对于每个记录的操作,服务器记录标识有关文件、操作和用户的 SharePoint ID 的信息。 此功能不会向 Microsoft 发送任何数据。

默认情况下,此功能已关闭,并且仅对存储内容的 SharePoint 网站的管理员可用。

Excel 提供从程序本身发送即时消息的能力,并提供在用户联机或对共享工作簿或工作区进行某些更改时发出警报的能力。

Excel 可以使用即时消息客户端为您提供查看其他人联机状态以及向其他人发送消息的能力。 Excel 包含一个 Web 控件,该控件允许在网页中显示即时消息状态。 Microsoft SharePoint 页面使用此控件。 这些页面不会将状态数据传输回 Web 服务器。

此 Web 控件可用于将状态数据从即时消息程序传输到 Web 服务器。 默认情况下,状态数据只能发送到 Intranet 网站、受信任的站点和本地计算机上的网站。

Excel 使用基于 XML 的文件格式。 这些 XML 文件格式是可扩展的,也就是说用户可在文件中指定其他架构或标记。 加载项或其他第三方代码还可以将其他元数据信息附加到在 Excel 中不可查看的这些 XML 文件格式。

可以在文本查看器中查看 XML 文件来验证元数据已与该文件关联。

默认情况下,如果将批注保存到文件,Excel 会将你缩写添加到每个批注。 之后,有权访问该文件的所有用户都能看到该信息。

您可以通过执行下列操作从这些批注中删除您的个人信息:

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“信息”

  3. 单击"检查问题",然后单击"检查文档"。

默认情况下,当您对打开"修订"功能的文件进行更改时,您的用户名和/或缩写将存储在工作簿中,并关联您所做的更改。 然后,所有有权访问该文件的用户都能看到该信息,包括原始文本和修订后的文本。

接受或拒绝这些更改后,将删除您的姓名。 您也可以执行下列操作,从这些更改中删除您的个人信息:

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“信息”

  3. 单击"检查问题",然后单击"检查文档"。

在某些情况下,Excel 会存储你的姓名,以便你在使用某些功能时获得更好的体验。 例如,你的姓名存储在以下位置:

  • 创作 字段

  • AuthorName 文件属性

可以通过执行以下操作,从这些字段和属性中删除名称:

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“信息”

  3. 单击"检查问题",然后单击"检查文档"。

Microsoft Office公司创建的解决方案可能还包括您的姓名或其他与文件关联的自定义属性中的个人信息。

如果您使用 Microsoft Office Web Control、Microsoft Excel 数据访问、DataCalc 或其他允许您直接连接到其他数据源的功能,您的授权信息 (用户 ID 和密码) 可能会保存在工作簿中。 若要更改或删除此授权信息,需使用特定于连接方法的方法更改连接的属性。

默认情况下,Excel 保存的每一个文件都包括如下文件属性:

  • 作者

  • 经理

  • 公司

  • 上次保存者

  • 工作簿审阅者的姓名

此外,其他属性可能会保存到文件中,具体取决于使用的功能或第三方解决方案。 例如,如果您的工作簿是文档工作流的一部分,则保存用于跟踪工作流的其他文件属性。

之后,有权访问该文件的所有用户都能看到该信息。

可以通过执行以下操作从这些属性中删除名称:

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“信息”

  3. 单击"检查问题",然后单击"检查文档"。

"检查文档"功能还可用于删除可能无法在所有视图中使用的其他类型的数据,例如批注和修订。 Microsoft 建议对计划公开发布的任何工作簿运行"检查文档"。

通过使用对象模型,隐藏数据和元数据Microsoft Office包含在Microsoft Office文件中。 例如,你可以使图片在 Microsoft Office 对象模型中不可见,这意味着在打开文件时无法看到它们,但图片存储在文件中,随后可使其可见。

宏录制允许你录制一系列操作,以便以后可以再现这些操作。 如果选择录制宏,则最初创建宏时,用户名将保存为代码中的注释。 可以从这些位置手动删除用户名。

数字签名是一项可选功能,可帮助你验证发送工作簿的用户的身份。 数字签名是正在签名的工作簿中数据的唯一加密值。 当您发送带数字签名的工作簿时,签名将发送给收件人,以及该工作簿中的数据以及您从发件人 (受信任的) 。 数字证书由证书颁发机构(如 VeriSign)颁发,包含对发件人进行身份验证并验证工作簿的原始内容是否未更改的信息。 Excel 可能会在线自动联系证书颁发机构以验证数字签名。

对工作簿进行签名时,将看到一个对话框,其中显示数字签名中包含的信息,例如系统日期和时间、操作系统版本号、Microsoft Office 版本号和 Excel 版本号。

信息权限 (IRM) 允许您向特定用户或组授予访问和修改工作簿的权利。 尽管存在一些相似之处,但 IRM 与文档保护不同。 IRM 允许您设置整个工作簿的权限,以执行非常具体的操作,例如打印文档或将文档转发给其他人,以及阅读或编辑工作簿。

存储启用了 IRM 的工作簿时,Excel 会将具有该工作簿权限的每个用户的列表及其权限保存到该工作簿。 此信息经过加密,以便只有工作簿所有者可以访问此信息。

此外,启用了 IRM 的工作簿包含内容许可证。 内容许可证包含电子邮件地址、权限和身份验证信息。 每次任何人尝试打开启用了 IRM 的工作簿时,Excel 将针对用户的标识检查工作簿中保存的内容许可证。 如果用户以前从未打开过工作簿,Excel 将联系 IRM 服务器、验证用户的身份、下载用户 (的新内容许可证(只要该用户具有所需的) 权限)并保存该内容许可证到工作簿。

工作簿所有者可以选择避免将内容许可证保存至工作簿。 但是,如果此内容许可证未保存到工作簿,Excel 必须每次打开工作簿时联系 IRM 服务器。 如果 Excel 未连接到网络或无法联系 IRM 服务器,则工作簿无法打开。

工作簿保护允许您以各种方式保护 Excel 工作簿,例如仅向特定用户提供编辑、批注或阅读工作簿的权利。

使用工作簿保护时,会要求输入用户 ID。 这些用户 ID 可能以 Windows NT 域帐户的形式 (例如 DOMAIN\user name) 或 Windows Live™ ID 电子邮件地址 (例如someone@example.com) 。 只要授予用户读取或更改文本范围的权利,就会存储这些用户 ID。

无需使用密码即可保护 Excel 工作簿。 如果选择在没有密码的情况下保护工作簿,则阅读该工作簿的任何人都可以看到已获得访问权限的用户的用户 ID。 此外,如果工作簿保存为 XML 或 HTML,则阅读该文件的任何人都可以使用用户 ID。

如果要进一步限制对用户 ID 的访问,可以选择使用密码或信息权限管理 (IRM) 。 只有你和已被授予访问权限的其他人才能看到这些用户 ID。

在 Microsoft Office 中打开某些早期版本的 Excel 文件时,Office 文件验证会检查文件结构是否与 Microsoft 针对该文件格式的规范相匹配。 如果文件未通过此验证,Microsoft Office在"受保护的视图"中打开它。

退出 Excel 后,计算机上会保存未通过 Office 文件验证的每个文件的副本。 Microsoft 错误报告会定期询问你是否同意向 Microsoft 发送这些文件的副本。 有关 Microsoft 错误报告的详细信息,包括完整的隐私声明,请参阅 Microsoft 错误报告隐私声明

编辑工作簿副本时,Excel 会自动保存这些副本。 如果您在不保存更改的情况下意外关闭工作簿,这可帮助您恢复工作簿。 您可以通过执行以下操作来选择不自动保存工作簿的副本:

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“选项”

  3. 单击“保存”。

  4. "保存工作簿"下,如果关闭但不保存复选框,请清除"保留上次自动 恢复的版本 "复选框。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“选项”

  3. 单击“保存”。

  4. "保存工作簿"下,如果关闭但不保存复选框,请清除"保留上次自动 保存的版本 "。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. “帮助”下,单击“选项”

  3. 单击“保存”。

  4. "保存工作簿"下,如果关闭但不保存,请清除"保留上次自动恢复 的文件" 复选框。

您可以通过单击"文件"选项卡、单击"信息",然后在"版本"下单击要保存的工作簿来访问和删除上次保存的工作簿版本。 您可以通过单击"文件"选项卡,单击"信息",单击"管理版本",然后单击"恢复未保存的工作簿"来访问和删除最近自动保存的工作簿版本。 如果不打开和使用自动保存的工作簿,Excel 会定期将其删除。 有关详细信息,请参阅"恢复 Office 文件"。

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