将电子邮件帐户添加到 Outlook 时,信息的本地副本将存储在您的计算机上。 使用此功能,无需 Internet 连接即可访问以前下载或同步的电子邮件、日历信息、联系人和任务。

某些类型的帐户(如 POP 帐户)将信息存储在 Outlook 数据文件 (.pst) 。 Outlook 365 帐户、Exchange 帐户、IMAP 帐户和 Outlook.com 帐户将信息存储在脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 。

Outlook 数据文件 (.pst)

包含邮件和其他 Outlook 项目的 Outlook 数据文件 (.pst) 会保存到计算机上。 POP 帐户(这是从 Internet 服务提供商 (ISP) 例如 Xfinity 或 AT&T 或 Cox)添加电子邮件帐户时可以创建的常见帐户类型,从邮件服务器下载所有电子邮件并将其保存在计算机上。

提示: 如果 Outlook 数据文件 (.pst) 变大,可能会减慢 OneDrive 同步速度,并可能显示"正在处理更改"或"文件正在使用"。 了解如何从 OneDrive 中删除 Outlook .pst 数据文件

注意:在 Outlook 2013 和更早版本中,IMAP 帐户还使用 Outlook 数据文件 (.pst) 。 在 Outlook 2016 和 Outlook for Microsoft 365 中,IMAP 帐户使用脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 。

您也可以使用 Outlook 数据文件 (.pst) 从任何类型的电子邮件帐户备份或导出项目。 有关备份电子邮件、日历、联系人和任务数据的信息,请参阅将电子邮件、联系人和日历导出或 备份到 Outlook .pst 文件。 您还可以从另一个 Outlook 数据文件导入电子邮件、日历、联系人和任务数据 (.pst) 。 有关导入项目的信息,请参阅从 Outlook .pst 文件导入电子邮件、联系人 和日历。

注意:不能从脱机 Outlook 数据文件导入 (.ost) 文件。

因为这些文件保存在你的计算机上,所以它们不受邮件服务器上邮箱大小的限制。 通过将项目移动到计算机上的 Outlook 数据文件 (.pst),可以释放邮件服务器上邮箱的存储空间。

邮件或其他 Outlook 项目保存在 Outlook 数据文件 (.pst) 中时,项目仅在计算机上保存该文件的位置可用。

脱机 Outlook 数据文件 (.ost)

大多数其他帐户类型(如 IMAP 帐户、 Microsoft 365 帐户、Exchange 帐户和 Outlook.com 帐户)使用脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 文件在本地计算机上存储邮箱信息的同步副本。 当与邮件服务器的连接中断时(例如,当你在无 WiFi 的飞行中,或者 Internet 连接断开连接时)时,你仍可以访问以前下载的所有电子邮件、日历数据、联系人和任务。 您可以阅读和撰写邮件、创建约会和添加联系人。 但是,在恢复 Internet 连接之前,不会发送电子邮件,也不会下载任何新邮件。

还原连接后,更改将自动同步,服务器和计算机上的文件夹和项目再次相同。

Outlook 组存储文件 (.nst)

首次在 Outlook 中访问组时,会创建一种新的 Outlook 数据文件类型。 此文件的扩展名为 .nst,用于存储组对话和其他本地组数据。 所有这些信息均在计算机和电子邮件服务器之间同步,因此,当您在一台新计算机上设置 Outlook 时,无需备份此文件或导入此文件。 

文件位置

打开保存 Outlook 数据文件 (.pst 和 .ost) 文件夹的最快方法就是执行以下操作:

  1. 在 Outlook 中,单击“文件”选项卡。

  2. 在右窗格中,单击“帐户设置”,然后单击“帐户设置”。

    帐户设置

  3. 在“数据文件”选项卡上,单击某个条目,然后单击“打开文件夹位置”。

通过使用 ( Outlook 2013 或) 创建的 Outlook 数据文件 Outlook 2013.pst Outlook 2016 通常保存在您的计算机上的 "文档\Outlook 文件"文件夹中。 如果在已具有在 Microsoft Office Outlook 2007 或更早版本中创建的数据文件的计算机上升级到 Outlook,这些文件将保存在驱动器上隐藏文件夹中的另一位置:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook。

提示: 如果 Outlook 数据文件 (.pst) 变大,可能会减慢 OneDrive 同步速度,并可能显示"正在处理更改"或"文件正在使用"。 了解如何从 OneDrive 中删除 Outlook .pst 数据文件

脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 也保存在驱动器:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook 中。 大多数数据仍保留在服务器上;但是,保存在本地的任何项目都应备份。 例如,“日历”、“联系人”、“任务”和标记为“仅本地”的任何文件夹。

提示:  有关 Windows 中隐藏文件夹的信息,请参阅“Windows 帮助和支持”。

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