规则是一种操作, Outlook Web App 传入或传出消息自动运行。 例如,可以创建一个规则,自动将发送给您作为一个成员的组的所有电子邮件移动到特定文件夹,或删除主题中具有"立即购买"的所有邮件。

如果要在 Outlook 桌面程序中创建和管理收件箱规则,请参阅使用规则管理邮件

本文适用于Outlook Web App,该应用由管理运行 Exchange Server 2013 或 2010 的电子邮件服务器的组织使用。 如果你使用的是 Microsoft 365 或 Exchange Server 2016,那么你的电子邮件程序是 Outlook 网页版。 有关 Outlook 网页版的帮助,请参阅获取 Outlook 网页版帮助

  1. 在 Web 浏览器中,使用组织电子邮件管理者提供的 URL 登录到 Outlook Web App。 输入用户名和密码,然后选择“登录”。

  2. 在页面顶部,单击“设置” >“选项”。

  3. 在“选项”中,选择“组织电子邮件”>“收件箱规则”。

“收件箱规则”页面显示您的所有收件箱规则的概述。 您可以从此处查看某个规则所执行的操作、启用或关闭规则、创建新规则、编辑现有规则或者删除您不再需要的规则。

项目

说明

新建

使用此选项来创建新收件箱规则。

编辑 编辑

突出显示规则,然后选择以查看或编辑规则的详细信息。

捨棄 删除

突出显示规则,然后选择"删除"将其删除。

上移 上移

使用此选项来在列表中上移选定的规则。 将从上至下处理规则。

下移 下移

使用此选项来在列表中下移选定的规则。

刷新 刷新

使用此选项来刷新规则列表。

使用规则旁边的复选框来启用(选中复选框)或关闭(未选中复选框)规则。

规则

规则名称

若要使用"收件箱规则"页创建新的空白 规则,请选择 规则

新规则窗口有三个部分:

部分

说明

名称

收到邮件时:

为规则指定名称

使用此框来为规则选择条件。 使用向下键来查看并选择要使用的条件。

如果条件有其他选项,请在出现的窗口中输入这些选项。

执行下列操作:

使用此框来选择在收到符合您所选定的条件的邮件时要执行的操作。

更多选项

使用“更多选项”来:

  • 添加其他条件或操作到规则。

  • 通过选择“添加例外”来添加例外到规则。

  • 启用或关闭选项以停止处理其他规则。 默认情况下将启用停止处理其他规则的选项。 启用此选项后,当收到的邮件符合多条规则的条件时,将只应用首条规则。 如果未选中此设置,将应用邮件符合其条件的所有规则。

    例如,如果未选中“停止处理其他规则”,当您有一条规则是将发送到公共组的所有邮件移到某个特定文件夹,同时有另一条规则是将您的经理发送的所有邮件移到另一个文件夹,则当您的经理发送邮件到该公共组时,您将在两个文件夹中都能找到该邮件的副本。 如果您只想要应用移动您的经理所发送的邮件的规则,则在列表中,将该规则置于比移动发送到公共组的规则更高的位置,然后编辑第一条规则以添加停止处理其他规则的选项。

  • 为规则创建一个自定义名称。

您可以编辑任何规则,方法是:选择规则并选择 编辑 “编辑”以打开规则以更改规则的条件或操作。

如果有不再需要的规则,可以选择它,然后选择"删除 捨棄 将其删除。 如果您只是想要暂时关闭规则,请删除规则旁边的复选标记。

  • 在 Outlook Web App 中创建新规则时,可能会收到一条警告,指出在 Outlook 中创建的、当前已禁用的一些规则将被删除。 删除这些规则之前,可能需要使用 Outlook 登录到帐户,并检查规则以查看是否要保留这些规则。 打开要保留的任何规则。

  • 将按规则在“规则”窗口中显示的顺序从上至下运行规则。 若要更改规则顺序,请选择要移动的规则,然后选择 上移向上或 下移向下箭头将规则移动到列表中想要的位置。

  • 某些类型的邮件不会触发收件箱规则,其中包括:

    • 发送状态通知,包括未送达报告和系统邮件。

    • 由某个电子邮件客户端生成的已读回执和送达回执。

    • 某些自动答复的邮件(外出)。

  • 您不一定非要使用“收件箱规则”选项卡来创建规则。 您还可以直接从邮件创建规则。 要直接从邮件创建规则:

    • 在邮件列表窗格中右键单击邮件,然后选择“创建规则”。

    • 或者在阅读窗格中查看邮件时,选择展开的菜单 扩展菜单,然后从菜单选择“创建规则”。

  • 您所创建的每条规则都将占用邮箱隐藏部分的空间。 此部分被限制为 64 KB。 规则所占用的实际空间量取决于多个因素,如名称的长度以及您所应用的条件数。 当达到 64 KB 的限制,您将会收到警告消息,表示您无法创建更多规则。 如果发生这种情况,则在您能够创建更多规则之前,您必须先删除或简化一些现有规则。 用于减少规则所占用的空间的方法包括:

    • 删除不再需要的规则。

    • 缩短规则的名称。

    • 合并执行相同操作的一个或多个规则。

    • 从规则删除条件。

  • 当您创建转发规则时,您可以添加多个要转发的地址。 可转发的地址数可能会受到限制,具体取决于帐户的设置。 如果您添加的地址数超出允许的数目,您的转发规则将不起作用。 如果您创建的转发规则涉及多个地址,请进行测试以确保其正常工作。

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