SharePoint 中的托管元数据简介

本文概述了与在 SharePoint Server 中使用新的托管元数据功能相关的一些关键概念。 它介绍了新的托管元数据功能如何通过托管术语提供对实现正式分类的支持。 还介绍了如何使用社会性标签以及它们与托管元数据功能(如托管术语和企业关键字)之间的关系。

本文内容

托管元数据功能

SharePoint Server 中的新托管元数据功能由新的托管元数据服务应用程序启用,该应用程序提供对两个关键内容的支持:

  • 内容类型发布    跨网站集和 Web 应用程序共享内容类型。 有关内容类型发布的详细信息,请参阅内容类型和内容类型发布简介

  • 划分    创建和管理集中管理术语(称为术语集)的分层集合,可用作 SharePoint 网站中项目的属性。 这些术语集可以在网站集和 Web 应用程序之间共享。 可通过称为术语库管理工具的功能来创建和管理术语集。

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关键术语和概念

在使用 SharePoint Server 中的不同元数据功能时,有一些关键术语和概念非常有用。 了解这些概念将帮助你了解本文稍后部分以及有关托管元数据功能的其他文章中介绍的概念性信息。

分类

分类是根据相似性组织成组的单词、标签或术语的分层分类。 分类可以由一个或多个个人定义和集中管理。 由联合国开发的国际标准行业分类(ISIC)是用于对经济数据进行分类的工业分类的著名示例。 分类法非常有用,因为它们提供可用于统一分类信息的元数据的逻辑分层结构。

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分众分类

Folksonomy 是当网站用户以协作方式将单词、标签或术语应用于网站上的内容时产生的分类。 如果你曾在网站上看到标记云,则你已看到 folksonomy 的可视化效果。 下图显示了 SharePoint 网站上的标记云 Web 部件。 元数据的基于 folksonomy 的方法非常有用,因为它可以点击网站用户和内容创建者的知识和专业知识,并使内容分类能够与用户不断变化的业务需求和兴趣一起发展。

标签云

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术语集

术语集是一组相关的术语。

根据术语集的创建位置,其范围可以是局部的,也可以是全局的:

  • 本地术语集是在网站集的上下文中创建的,仅对属于该网站集的用户可用(和可见)。 例如,如果将托管元数据列添加到列表或库中并为此列创建新术语集,则术语集在包含此列表或库的网站集的本地。

  • 全局术语集”可在订阅了特定 Managed Metadata Service 应用程序的所有网站上使用。

术语集可以配置为关闭,这意味着当用户输入映射到术语集的列的值时,用户无法向其添加新术语。 也可以将其配置为 "开放",这意味着用户在更新映射到术语集的列的值时,可以向术语集添加新术语。

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术语

术语是术语集内的单个项目,它是可以与 SharePoint Server 网站上的项目相关联的特定字词或短语。 术语具有唯一 ID,并且它可以有多个不同的文本标签(同义词)。 如果你正在处理多语言网站,它还可以具有不同语言的标签。

有两种类型的术语:

托管术语

托管术语通常由术语库管理员或具有使用托管元数据的权限的其他用户进行预定义和组织到一个分层术语集中。

企业关键字

企业关键字是添加到 SharePoint 网站上的项目的单词或短语。 企业关键字在 "术语库管理工具" 中被组织为单个非分层术语集,称为 "关键字集"。 由于用户通常可以将任何字词或短语作为关键字添加到项目中,因此企业关键字可用于 folksonomy 样式的标记。 术语库管理员或具有管理元数据权限的其他个人,可以选择将关键字移出关键字术语集和特定托管术语集,此时关键字将在特定术语集的上下文中变为可用。 术语库管理员还可以选择将关键字设置为 "已关闭",以便用户无法提交新关键字和限制使用现有关键字。

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组定义安全边界。 组是一组所有共享常见安全要求的术语集。 只有指定为特定组的参与者的用户才能管理属于该组的术语集或在其中创建新术语集。 组织应为具有唯一访问或安全需求的术语集创建唯一组。

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术语库管理工具

术语库管理工具是 taxonomists、管理员或其他人员的工具,用于管理分类的工具可用于创建、导入和管理术语集以及它们中的术语。 术语库管理工具显示所有全局术语集,以及任何可用于您从中访问术语库管理工具的网站集的本地术语集。

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托管元数据列

托管元数据列是一种新的列类型,可添加到列表或库,以便网站用户或内容所有者可以从特定的托管术语集选择值并将其应用于内容。 托管元数据列可以配置为映射到现有术语集,也可以为列专门创建新术语集。 如果专门为托管元数据列创建新术语集,则该术语集将是本地术语集,仅适用于在其中创建它的网站集内使用。

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企业关键字列

"企业关键字" 列是可以添加到内容类型、列表或库的列,可使用户能够使用所选单词或短语标记项目。 默认情况下,它是多值列。 当用户在列中键入字词或短语时,将显示这些建议,其中可能包含来自托管术语集和关键字术语集的项目。 用户可以选择现有值,也可以输入一些新值(如果关键字术语集配置为对用户添加开放)。

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社会性标签

社会性标签是网站用户可对 SharePoint 网站上的内容应用的字词或短语,可帮助他们以有意义的方式对信息进行分类。 社会性标签还可应用于 SharePoint 网站外部的 Url。 社会性标签支持基于 folksonomy 的标记。 社会性标签由指向三种类型的信息的指针组成:

  • 用户标识

  • 项目 URL

  • 术语

这些指针存储在用户配置文件服务应用程序中的社会性标记存储中。 从技术上讲,社会性标签不属于 SharePoint Server 中的托管元数据功能,但它们通过几种重要方式连接到托管元数据功能,这些功能有助于支持跨整个组织对元数据的一致性使用。 社会性标签的术语部分指向与网站连接的某个托管元数据服务应用程序的术语库的关键字集中的术语。

例如,当你创建新的社会性标签时,你可以选择从现有术语中进行选择,其中可能包含托管术语和企业关键字。 如果您选择其中一个现有术语,则您的社会性标签包含指向该术语的指针。 如果您选择不选择现有术语,并且创建了以前从未使用过的术语,则会在术语库中 "关键字" 术语集中为其创建一个新关键字,并且新的社会性标签指向此术语。

通过这种方式,将在社会性标签中使用的关键字添加到 "术语库管理" 工具中可见的 "关键字" 术语集(如果它们尚不存在),并且可以由术语库管理员管理。 此外,当用户通过更新企业关键字或托管元数据列对内容应用企业关键字或托管术语时,可以自动创建社会性标签,以便这些术语在 "新闻源"、"标记云" 或 "我的网站" 配置文件中显示为标记。 列表或库所有者可以通过更新列表或库的“企业元数据和关键字设置”来启用或禁用元数据发布。

将社会性标记添加到项目时,你可以指定是否要使你的标识和项目 URL 保密,但术语(存储在术语库中)始终是公共的。

社会性标签非常有用,因为它使网站用户能够提高网站上的内容和信息的可发现性。

有关社会性标签的隐私和安全含义的详细信息,请参阅社会性标签的隐私和安全含义

标记

在最通用的感知中,标记可以直接引用将元数据应用到项目的操作,无论它是托管元数据还是社会性标记。 在本文中,这种意义上使用了动词 "tag",它并不局限于社会性标签。

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元数据方案:从分类到分众分类

SharePoint Server 中的元数据管理功能支持管理和使用元数据的一系列方法。 将此范围想象为一种 continuum。 在这种 continuum 的一端,有一些分类,它是正式、集中管理的术语组。 在此范围的另一端,有分众分类,这是当个人向内容自由应用标签时产生的协作分类。

SharePoint Server 同时支持这种 continuum 的两个极端以及点。 在 continuum 的一端,你可以通过托管术语和术语集实现正式分类。 另一端,有对企业关键字和社会性标签的支持,这两者都使网站用户能够使用其所选择的关键字标记内容。

在这些最宽的范围内,你可以将灵活的结构和控制应用到元数据,并且可以通过选择在整个网站或本地到特定网站的全球范围内调整应用此控件的范围。 例如,你可以将术语集配置为关闭或打开以进行用户发布。 你可以选择将企业关键字和社会性标签与托管术语结合使用。 SharePoint Server 使组织能够将正式的托管分类法的优势与自定义方式的社会性标签的动态优势结合起来。

下图说明了不同类型的基于 SharePoint 的解决方案可能需要不同的基于业务需求的元数据方法。

灵活的托管元数据配置

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托管元数据的好处

在组织中跨网站使用托管元数据有以下几个优点:

元数据的一致使用   SharePoint Server 中的托管元数据功能使你能够将可调整的控制度应用到添加到内容的元数据。 使用术语集和托管术语,你可以建立对可添加到内容的术语类型的控制,并且你可以控制哪些人有权添加新术语。 您还可以通过将关键字术语集配置为 "已关闭",将企业关键字的使用限制为特定的关键字列表。

如果在所有网站中一致地使用了相同的术语,则更容易构建依赖于元数据的可靠进程或解决方案。 此外,在网站、列表和库以及 Office 客户端程序中使用元数据的用户体验使网站用户能够轻松地向其内容应用一致的元数据。

提高了内容发现能力    当组织中的网站上的内容具有一致的元数据时,使用 "搜索" 查找和访问业务信息和数据会更容易。 新的搜索功能(如精简面板,显示在搜索结果页面的左侧)使用户能够基于元数据筛选搜索结果。

精简面板显示可用于筛选搜索结果的元数据。

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此外,你可以为列表和库配置元数据导航,以使用户能够基于特定的元数据字段创建信息的动态视图。 用户可以按文件夹或按元数据导航库,然后通过使用其他键筛选器来优化结果。

元数据导航控件

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提高了灵活性    托管元数据功能使术语库管理员(或具有更新托管元数据的权限)的其他个人可以轻松地在业务需求发展中维护和改编元数据。 你可以轻松地在术语库管理工具中更新术语集,只要与该术语集相关联的托管元数据列可用,新的或更新的术语将自动变为可用。 如果将多个字词合并到一个术语中,则用这些术语标记的内容将自动更新,以反映此更改。 可以为单个术语指定多个同义词(或标签)。 如果您的网站是多语言的,还可以为单个术语指定多语言标签。

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管理元数据

规划和配置托管元数据

在开始使用托管元数据功能之前,你的组织可能希望参与一定程度的计划。 所需的规划程度与您希望对元数据施加的 formality 和控制的程度有更多或更少的比例。

如果您想让用户帮助开发您的分类,您只需将关键字添加到项目中,然后根据需要将它们整理到术语集中。

如果你的组织希望使用托管术语集来实施正式的预定义分类,则在分类结构中 vested 感兴趣的关键利益干系人需要进行协作来规划和开发要使用的术语集和术语。 有关此规划过程的详细信息,请参阅计划条款和术语集。 有关配置托管元数据服务应用程序的详细信息,请参阅托管元数据管理

在组织中的关键利益干系人同意所需的术语集之后,你可以使用术语库管理工具导入或创建术语集,并在用户开始使用元数据时管理和维护术语集。 如果已为您的 Web 应用程序配置了托管元数据服务应用程序,并且您是网站集管理员或指定的术语库管理员,则可以转到术语库管理工具,方法是单击 "网站操作" 菜单上的 "网站设置",然后单击 "网站管理" 下的 "术语库管理"。

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创建和管理术语集

术语库管理工具提供可用于执行大部分任务的树控件。 你的此工具的用户角色确定你可以执行的任务。 若要在术语库管理工具中工作,您必须是服务器场管理员、术语库管理员或被指定为 "组管理员" 或 "术语集参与者" 的人员。 有关这些角色的详细信息,请参阅托管元数据角色

若要对层次结构中的某个项目执行操作,请指向要修改的托管元数据服务应用程序、组、术语集或术语的名称,单击出现的箭头,然后使用菜单选择所需操作。

例如:

如果你是术语库管理员,则可以在托管元数据服务应用程序中创建或删除组。

可以使用菜单创建新组。

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如果你是术语库管理员或组管理员,则可以在组内创建、导入或删除术语集。 术语集参与者可以创建新术语集。

使用菜单创建新术语集。

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如果你是术语库管理员、组管理员或术语集参与者,则可以在术语集中创建或重用术语,以及复制、移动或删除所选术语集。

显示可以对术语集执行的操作的菜单

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如果你是术语库管理员、组管理员或术语集参与者,你可以创建副本、重复使用、合并、弃用、移动或删除术语集内的单个术语。

使用菜单管理术语集内的术语。

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在层次结构的每个级别,你可以使用 "属性" 窗格为组、术语集或术语配置特定属性,该窗格显示在 "术语库" 树控件的右侧。

例如,如果您要配置术语集,则可以使用 "属性" 窗格指定详细信息,如名称、说明、所有者、联系人和利益干系人。 你可以指定是否要将术语集打开或关闭,以供来自用户的新提交。 你还可以指定是否希望术语集可用于标记。 如果你选择使术语集不可用于标记,则大多数用户将看不到它。 例如,如果术语集仍处于开发阶段,则您可以选择使其不可用于标记。

术语库管理工具的属性窗格

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应用元数据

用托管术语标记内容

如果托管元数据列已添加到内容类型、列表或库中,则内容所有者可以通过编辑列表或库项目的属性,然后更新项目或文档的 "编辑属性" 表单中的相关字段,使用特定术语集的托管术语对其内容进行标记。 托管元数据列易于识别,因为它们显示可用于启动 "术语选取器" 对话框的 "标记" 图标。

“编辑属性”对话框中的标签图标

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你可以使用术语选取器从术语集的层次结构内选择术语。 如果您不熟悉可能提供的条款,这将非常有用。 如果术语集已配置为打开,并且它的托管元数据列允许填充值,则可以选择将新术语添加到术语集。 或者,您可能只需选择将反馈发送给术语集的指定联系人。

可从树控件选取器中选择托管术语。

当您可以开始键入所需术语时,将根据您开始键入的内容自动为您建议可用的术语,您可以选择所需的术语。 你可能会在指示术语术语集名称和层次结构的术语后面的括号中看到信息。 这可以帮助您从类似的术语中进行选择。

开始键入时,将为您提供建议的术语。

如果建议了重复或类似的术语,您还可以查看术语库管理员为术语配置的描述性文本,以帮助用户做出适当的选择。

说明文字可帮助用户选择正确的术语。

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用企业关键字标记内容

如果 "企业关键字" 列已添加到内容类型、列表或库中,则内容所有者(或对列表或库具有参与权限的任何人)可以通过编辑列表或库项目的属性并在 "企业关键字" 字段中键入所需的关键字来标记具有可用托管术语或关键字的内容。 如果存在匹配或类似的术语,将建议它,你可以选择它。 或者,如果关键字术语集配置为打开新术语,则可以添加新关键字。 "企业关键字" 域为多值,因此您可以向项目中添加多个关键字。

开始键入关键字时,系统将向您提供建议的可用术语和现有关键字。

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通过社会性标签标记内容

如果已启用 "社会性标签" 功能,你可以在你发现有意义或有趣的 SharePoint 网站上标记内容。 若要标记页面,您可以使用页面顶部显示的 "标签" 图标。

页面的“社会性标签”按钮

若要标记文档或列表项,可以使用在功能区的 "" 或 "列表" 选项卡上显示的 tag 命令。

功能区的“列表”或“库”选项卡上的“社会性标签”命令

当您开始键入要应用的标签或标记时,可以从现有关键字或托管术语中进行选择,如果关键字术语集处于打开状态,则可以添加新关键字。

“社会性标签”对话框中的键入提示建议

您还可以通过向浏览器添加 SharePoint 标签和注释工具,在外部网站(如其他 intranet 或 internet 网站)上标记内容的选项。 有关为外部网站添加标签的详细信息,请参阅"我的网站" 入门。

有关社会性标签功能的详细信息,请参阅使用标签和注释与同事共享信息主题。

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