解放 Access 报表并广泛分发它们。 例如，通过电子邮件将其发送给一个或多个用户，将其导出到 SharePoint 文档库，并将其存档到网络文件夹。 分发 Access 报表时，可以在某个时间点（例如每日、每周或每月）创建静态数据报表。 这样，信息工作者就可以利用单一事实点做出良好的业务决策、回答问题、查找替代方案、确定最佳计划、评估风险和提高质量。
提示 创建报表时，请添加发布日期。 这有助于用户确认创建报表的正确时间。 有关详细信息，请参阅 在报表或窗体中插入日期和时间。
您要做什么？
使用 Email 命令发送报表
分发报表的最快方法之一是使用 Email 命令。 只需单击几下鼠标，Access 即可导出报表，然后创建一封附加有文件的新电子邮件。
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在导航窗格中，选择要发送的报表。
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选择“外部数据 > Email”。
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在“ 对象发送方式 ”对话框中，选择要使用的输出格式（如 PDF），然后单击“ 确定”。
注意 尽管可以选择多种格式，但请考虑使用可移植文档格式 (PDF) 它已成为事实标准，保留了原始 Access 报表的布局和格式，并且具有自定义页面以供查看和打印的内置方法。 有关详细信息，请参阅 安装 Adobe Reader 和 打印 PDF。
Access 在 Outlook 中打开一封附加了文件的新电子邮件。
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在“ 收件人 ”和“ 抄送 ”框中键入收件人的电子邮件地址，在 “主题 ”框中键入说明，并在邮件区域中键入邮件。
提示 默认情况下，使用此方法发送的文件不会保存在计算机上。 如果要在计算机上保存文件的副本，请在“ 附加 ”框中右键单击附件，然后选择“ 另存为”。
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选择“发送”。
注意 若要自动执行此过程，可以使用 EMailDatabaseObject 宏操作。 例如，可以创建一个包含这些操作序列的宏，以便将不同的报表通过电子邮件发送给不同的用户。
将报表导出到文件夹或 SharePoint 文档库
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在导航窗格中，选择要导出的报表。
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选择“ 外部数据 > PDF 或 XPS ”打开“ 发布为 PDF 或 XPS ”对话框。
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执行下列操作之一：
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使用导航窗格找到文件夹。
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通过单击导航窗格中的 SharePoint 或在顶部的地址框中输入网站 URL，找到 SharePoint 网站。 例如：
https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents
有关详细信息，请参阅 使用 SharePoint 起始页发现内容。
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在 “另存为类型 ”框中，确保已选择 PDF 文件类型。
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若要更改报表的默认名称，请在“文件名”框中键入新的 文件名 。
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若要在导出报表后立即打开报表，请选择“发布后打开文件检查”框。
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在 “优化对象”下，执行以下操作之一：
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若要针对 (建议用于打印) 的更大、更高分辨率的文件优化报表，请选择“ 标准”。
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若要针对 (建议用于发布联机) 的较小、分辨率较低的文件优化报表，请选择“ 最小大小”。
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选择“发布”。 Access 创建文件。 如果选择在发布后让 Access 打开该文件，Adobe Reader 将显示该文件。
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若要保存操作的步骤，以便可以运行和计划相同的操作，请单击“保存导出步骤检查框：
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输入步骤的名称和说明。
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若要创建在将来日期计划导出操作的 Outlook 任务，请选择“创建 Outlook 任务检查”框。
有关详细信息，请参阅将导入或导出操作的详细信息保存为规格。
注意 自动执行此过程的另一种方法是使用 ExportWithFormatting 宏操作。 例如，可以根据报表标题和导出日期创建有意义的文件名。 这有助于用户在 SharePoint 库或许多报表的文件夹中找到正确的报表。 为此，请在 Output File 参数中指定以下表达式：
=[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"
其中 RptQC5 是报表对象名称，Auto_Header0是报表标题部分，Caption 属性是报表的标题。
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了解如何在 SharePoint 中创建报表中心
请考虑在 SharePoint 文档库中创建专用报表中心，以便用户可以更轻松地查找和查看所需的报表。 通过添加列、从 Access 链接到库以及使用视图自定义文档库，可以为用户提供一流的体验。 下面是可以执行的基本步骤。
创建文档库 文档库是一个安全的文件位置，可简化协作。 可以将列（例如类别、人员或组以及计算列）添加到库，然后可以使用这些列来创建视图和筛选器。
有关详细信息，请参阅 什么是文档库？
从 Access 更新库列 通过将库链接到 Access，可以从 Access 更新文档库中的列，以帮助用户查找所需的报表并提供其他信息。
有关详细信息，请参阅 导入、链接数据或将数据移动到 SharePoint。
创建排序和筛选视图 不要通过电子邮件从 Access 发送报表，而是将链接发送到文档库的相关视图。 例如：
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按“ 已修改”列 按升序对视图进行排序，以便首先显示最新的报表。 有关详细信息，请参阅 使用排序修改 SharePoint 视图。
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如果在库中有一个名为 JobFunction 的 Choice 列，其中包含三个值：Lineworker、Foreman 和 Supervisor，请基于每个作业角色的筛选器表达式创建单独的视图：
JobFunction is equal to Lineworker JobFunction is equal to Foreman JobFunction is equal to Supervisor
当你向监督器视图发送链接时，用户单击该视图时，该视图将显示主管的特定报告。 若要获取库视图的链接，请显示视图，然后从地址栏复制 URL。
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如果库中有一个名为 OurEmployees 的人员列，请基于筛选器表达式创建一个视图，该表达式使用 Me 函数 仅显示当前用户的报表：
OurEmployees is equal to [Me]
当您向视图发送链接时，用户单击该视图时，该视图将显示该用户的特定报表。
有关详细信息，请参阅 使用筛选修改 SharePoint 视图 和 编辑 SharePoint 中的列表视图。
连接新式页面上的 Web 部件 还可以通过将文件查看器 Web 部件连接到文档库 Web 部件来创建新式页面，以便根据用户在文档库中选择的内容显示文件。 用户可以浏览报表以查找所需的报表。
有关详细信息，请参阅 在 SharePoint 页面上使用 Web 部件 和 在 SharePoint Online 中连接 Web 部件。
利用 Microsoft Flow 可以使用 Microsoft Flow 自动使用和管理库。 例如，可以推送通知、发送每日提醒、创建规划器任务，并将过期的文件存档到文件夹。
对于 SharePoint 中的选定项，请创建一个包含 SharePoint 项链接的Planner任务。
有关详细信息，请参阅在 SharePoint Online 或 OneDrive for Business 中创建列表或库的流。
