创建目录合并

开始前

以下提示将帮助你成功创建目录合并：

• 开始新出版物中的目录合并。

• 除了封面、目录和订单表单等页面外，创建合并文档后，即使通过目录，也可能会有多个页面用于合并域。

• 使用最终合并页面需要的页面尺寸设置目录合并模板。

• 如果计划将创建的合并页面添加到现有出版物的末尾，请确保目录合并模板以下列方式匹配现有出版物：

  • 页面大小 (高度和宽度)

  • 页面视图 (一页分布或两页分布)

  • 出版物类型 (Web 或打印)

  • 页面 (从左到右或从右到左)

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规划数据源

确定要包括在目录中的信息类型后，可以创建用于目录合并的数据源。 如果已有数据源，可以确保它包含要包含在合并中的所有信息。

发布者的目录合并可以使用各种数据源格式。 如果还没有用于合并的数据源，可以在 Publisher 中生成一个。 您也可以在 Excel 工作表或 Microsoft Office Word 表格中创建数据源Microsoft Office数据源。

数据源中包括的数据字段对应于插入到目录合并模板中的合并域。

设置数据源时，请为每种信息类型创建一列，例如商品名称、股票编号和价格。 每行或每条记录对应于一个项目的信息。

重要  确保数据源包含要合并的每种信息的数据字段或列。 根据数据源的类型，在 Publisher 中连接到数据后，也许能够对数据进行一些更改，但在开始操作之前最好先完成信息。

如果计划将照片合并到目录页面中，则需要包含一列 路径 计划使用的每个图片文件。 请勿在数据源中包括实际图片或图像。

如果计划在 Publisher 中创建数据源，可以在创建模板出版物后执行该操作。

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创建目录合并模板

1. 选择适合目录的出版物模板。

2. 在"插入"选项卡上，单击"目录页"。
   

3. 将创建具有默认目录合并区的目录页面，并且"目录工具"选项卡将显示在功能区上。 此时，您可以根据需要在页面上定位目录合并区域，并添加要显示在目录的每一页上 的任何文本或图像。 合并区域越小，可以合并到页面的目录项就更多。 例如，2"x2"合并区域重复次数比 4"x4"合并区域多。 不要太担心是否完全正确，因为您随时都可以返回并编辑这些项目。

   提示  此时不要配置目录合并区域，请等到插入合并域并使用布局库中的预先设计之一。

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键入新列表

1. 在"新产品列表"对话框中，键入要包括在目录中的第一项或记录的信息。

   如果要添加或删除列（例如，如果不包括图片）请单击"自定义栏"，然后进行您需要的更改。

2. 键入第一条记录的所有信息后，单击"新建条目"，然后键入下一条记录的信息。 继续，直到键入了要包含的所有记录的信息。

3. 新列表完成后，单击"确定"。

4. 在"保存地址列表"对话框中，键入新列表的名称，然后单击"保存"。

使用现有列表

1. 在"选择数据源"对话框中，找到并单击想要的数据源。

   默认情况下，Publisher 将数据源保存在"我的数据源"文件夹中。 可能需要浏览到"我的数据源"文件夹以找到数据源。

2. 单击“打开”。

   根据选择的数据源类型，可能会显示其他对话框来请求特定信息。 例如，如果数据源是包含多个选项卡相关信息的 Excel 工作表，则必须选择包含您需要信息的选项卡，然后单击"确定"。

从 Outlook 联系人中选择

1. 请执行以下操作之一：

   • 在"选择联系人"对话框中，单击想要使用的联系人列表。

   • 在"选择配置文件"对话框中，为想要使用的联系人选择正确的配置文件。

2. 单击“确定”。

添加更多列表

如果要在目录合并中使用多个列表，可以添加列表。

1. 单击"编辑列表"，在"目录合并产品列表"中的"添加到产品列表"下，单击"选择现有列表"，"从 Outlook 联系人中选择"或"键入新列表"。
   发布者将提示你通过打开"添加到产品列表"对话框来修复各种源列表中字段之间的不匹配。

2. 在"添加到产品列表"对话框中，选择未在"匹配"列中选中的字段，在包含匹配字段列表的产品列表字段中选择要与其对应的字段，然后单击"匹配"。

3. 在"匹配域"对话框中，验证所选字段是否列在"与产品列表字段匹配"下，或选择另一个字段，然后单击"确定"。

4. 如果需要向收件人列表添加新字段以匹配，请选择要添加到新列表中的字段 (在"添加到收件人列表"对话框的左侧列表中) 单击"添加"，然后单击"确定"。
   添加的字段显示在要添加到收件人列表的新字段下

选择要包括的记录

1. 单击“编辑列表”。

2. 在"目录合并产品列表"对话框中，执行下列操作之一：

   • 选中要包括的记录旁边的复选框，并清除要排除的记录旁边的复选框。

     提示  如果只想在列表中包含几条记录，请单击"全部清除"，然后选择需要的记录。

   • 通过单击要筛选的项目的列标题旁边的箭头，然后单击要用作筛选器的值，按特定条件筛选列表。

     • (空白) 显示对应字段为空的所有记录。

     • (显示) 字段包含信息的所有记录。

       注意  如果数据源包含共享相同信息的记录，并且列中有十个或更少唯一值，可以按特定信息进行筛选。 例如，如果数据源是一个要销售的属性列表，并且有多个属性记录将"市/县"列出为"市/县"，则你可以筛选"市/县"。

       "目录合并产品列表"对话框仅显示指定的记录。 若要再次显示所有记录，请单击" (所有) 。

   • 通过单击要排序的项目的列标题对列表中的项目进行排序。 例如，如果要按城市/位置的字母顺序显示列表，请单击"城市/位置"列标题。

3. 单击“确定”。

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选择合并区域布局

1. 在"布局"组中，执行下列操作之一：

   • 从其中一个预先设计库中选择。
     

   • 在"行和列"下拉列表中选择每页上的行数和列数。
     

将文本合并域插入目录合并区域

1. 单击"文本域"按钮，然后单击要插入的第一个合并域。
   

2. 在目录合并区域中，选择合并域，然后通过执行以下操作移动合并域并调整其大小：

   • 若要移动合并域，请将鼠标指针放在合并域上，直到指针变为"移动指针" ，然后将合并域拖动到新位置。

   • 若要调整合并域的大小，请将鼠标指针放在文本框或图片框上的一个尺寸控点上，直到指针变为"调整大小"指针 ，然后拖动鼠标，直到文本框或图片框的大小为您需要的大小。

3. 在合并域外部单击，以便不再选中它。

4. 重复步骤 1-3，直到从数据源插入所有想要插入的字段。

重要   这些字段将插入当前插入点，插入 (光标闪烁) 。 如果没有插入点，将创建一个新文本框，合并域放置在此新文本框中。

设置文本合并域的格式

可以通过在目录合并模板中设置合并域的格式来设置合并目录数据的格式。 这些字段可以视为任何文本框，您可以包括非合并文本和格式以及合并的项目。

1. 在目录合并模板中，选择包含要设置格式的信息的字段，包括 («« »») 。

2. 在"文本框工具"选项卡上，选择所需的选项。

将图片合并域插入目录合并区域

1. 单击"图片域"按钮，然后单击要插入的第一个合并域。

2. 在目录合并区域中，选择合并域，然后通过执行以下操作移动合并域并调整其大小：

   • 若要移动合并域，请将鼠标指针放在合并域上，直到指针变为"移动指针" ，然后将合并域拖动到新位置。

   • 若要调整合并域的大小，请将鼠标指针放在文本框或图片框上的其中一个图柄上，直到指针变为"调整大小"指针 ，然后拖动鼠标，直到文本框或图片框的大小为您需要的大小。

3. 在合并域外部单击，以便不再选中它。

4. 重复步骤 1-3，直到从数据源插入所有想要插入的字段。

重要   这些字段将插入当前插入点，插入 (光标闪烁) 。 如果没有插入点，将创建一个新文本框，合并域放置在此新文本框中。

移动目录合并区域或调整其大小

如果已设置格式的合并域不再适合目录合并区域，您可以调整其大小。

注意  如果增大大小，可能需要在每个页面上容纳更少的项目或记录。

1. 单击"目录合并区域"将其选中。

2. 将鼠标指针放在目录合并区域中的一个句柄上，然后拖动鼠标。

3. 通过键入页面下和"目录合并布局"工具栏上页面上项目的数字，指定每个页面上应显示的项目数。

完成并预览模板

1. 单击“预览结果”。

2. 单击箭头可查看合并数据的每一页。
   

   如果决定不包含某个项目，请单击预览的项目，然后单击"预览页面"组中"排除条目"。

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合并到新出版物

如果要编辑合并的页面、保存它们供以后使用或稍后打印，可以将所有合并页面收集并保存为包含实际数据（例如产品名称和价格）的单个新合并出版物，而不是合并域。

1. 在"合并"组中，单击"合并到新建"。
   Publisher
   将创建一个可以保存和编辑的新出版物。 你甚至可以添加前封面和后盖页。
   注意：如果计划将目录打印为小册子，请确保总页数是 4 的倍数。

2. 在"目录合并"任务窗格中，单击"保存此出版物"。

3. 在"文件名"框中，键入新出版物的名称，然后单击"保存"。

4. 如有必要，还可以保存对目录合并模板进行的任何更改。 每当更新数据源中的信息时，可以再次使用此目录合并模板创建其他合并页面。

添加到现有出版物

如果已在单独的出版物中设置了封面，或者希望将目录放置在较长出版物的末尾，可以直接添加合并内容。

将合并页面添加到现有出版物的末尾之前，请确保目录合并模板以下列方式匹配现有出版物：

• 页面大小 (高度和宽度)

• 页面视图 (一页分布或两页分布)

• 出版物类型 (Web 或打印)

• 页面 (从左到右或从右到左)

注意  Publisher 无法将合并页面添加到打开的出版物。 如果正在处理要合并到的出版物，请确保先保存并关闭，然后再完成合并。

1. 在"合并"组中，单击"添加到现有"。
   

2. 在"打开出版物"对话框中，找到并选择要添加合并页面的出版物，然后单击"打开"。

   Publisher 会将合并的页面添加到现有出版物的末尾。

   提示  若要重新排列已更新出版物中的页面，请单击页面导航窗格中要移动的任何页面，然后将其拖动到想要的位置。

3. 在现有的出版物中，单击"保存"以保存更新。

4. 如有必要，还可以保存对目录合并模板进行的任何更改。 每当更新数据源中的信息时，可以再次使用此目录合并模板创建其他合并页面。

打印合并出版物

• 在"合并"组中，单击"打印"。
  

  Publisher 将在 BackStage 视图中打开打印页面。

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